Горкина Марина, Мамонтов Андрей, Манн Игорь



жүктеу 69.63 Kb.
Дата28.04.2019
өлшемі69.63 Kb.

Горкина М., Мамонтов А., Манн И. Методика организации пресс-конференции


Источник: Горкина М., Мамонтов А., Манн И. PR на 100%. Как стать хорошим менеджером по PR. - М.: Альпина Паблишер, 2003 г.

 

Подготовку к пресс-конференции следует начинать за две недели до даты ее проведения, хотя опыт PRSG показывает, что физически ее можно провести, добившись хороших результатов, и за два дня.


Основные этапы организации пресс-конференции


1. Определение целей и задач пресс-конференции.

2. Выработка и формулирование главной и вспомогательной темы.

3. Выяснение имен и должностей спикеров, а также необходимое для их доклада оборудование (видео, проектор, перевод, лазерная указка, микрофоны в зале для желающих задать вопросы и т.д.).

4. Подготовка и согласование сценария проведения пресс-конференции. Факторы, которые важны:



  • место проведения мероприятия;

  • продолжительность пресс-конференции;

  • спикеры, время и темы их выступлений;

  • наличие информационных материалов и сувенирной продукции;

  • привлечение дополнительных вспомогательных лиц/служб (фотограф, оператор, переводчик);

  • привлечение других подрядных организаций, в том числе PR-агентства;

  • оформление зала;

  • обеспечение транспорта, который привезет журналистов к месту проведения мероприятия;

  • ведущий пресс-конференции.

5. Составление списков СМИ и их утверждение.

6. Разрабатывается примерная смета возможных накладных расходов, которая утверждается с руководством компании.

7. Пишется текст приглашения, который должен содержать:


  • информацию о контактных лицах, у которых можно получить дополнительную информацию о мероприятии и зарегистрироваться;

  • логотип компании;

  • дату, время и место проведения пресс-конференции;

  • темы выступлений и имена спикеров предстоящего мероприятия;

  • краткое описание освещаемой темы;

  • краткую информацию о компании (бэкграундер;

  • для малознакомых помещений желательно приложить схему расположения места проведения пресс-конференции.

8. По списку СМИ проводится предварительный телефонный обзвон журналистов, в ходе которого выясняется их интерес к теме пресс-конференции (первый звонок необходимо сделать не менее чем за неделю до мероприятия). Если журналиста интересует компания, но не интересует данная тематика, то выявляется интересующая тема, и если она не идет вразрез с интересами компании, то до или сразу после пресс-конференции организуется встреча с соответствующими представителями компании. Если журналист не проявляет заинтересованности в теме и компании, то следует поинтересоваться причиной такого равнодушия. В зависимости от приведенных журналистом причин выбирается один из вариантов дальнейших действий:

а) журналисту без нажима приводятся доводы в пользу значимости темы, компании, ее деятельности и задач с точки зрения аудитории его СМИ;

б) в том же СМИ находится другой журналист. Это делается посредством:


  • наводящего вопроса первому журналисту;

  • беседы с главным редактором или редактором отдела;

  • установления отношений с другим журналистом из данного СМИ.

9. После первого звонка и выяснения предварительной заинтересованности журналиста ему отправляется приглашение по факсу или электронной почте (реже с курьером), после чего осуществляется второй звонок, в ходе которого получается подтверждение получения приглашения и его заинтересованности в посещении пресс-конференции.

10. В процессе устного приглашения журналистов необходимо фиксировать их комментарии в письменной форме для дальнейшего анализа, оценки ситуации, составления списка возможных вопросов и последующего консультирования спикеров.

11. Еще один звонок журналистам делается накануне пресс-конференции, является напоминанием и сопровождается вопросом: «Не изменились ли ваши планы посетить пресс-конференцию?»

12. Пишется пресс-релиз, который должен:



  • включать информацию о контактных лицах, у которых можно получить дополнительную информацию;

  • содержать логотип компании;

  • соответствовать корпоративному стилю оформления подобных документов компании.

13. Обязательно создается информационная папка для журналистов. Классическая пресс-папка состоит из следующих документов (указаны в том порядке, в котором их должны видеть журналисты):

  • программа пресс-конференции, включая список спикеров;

  • пресс-релиз;

  • биографии с фотографиями спикеров компании;

  • копии презентаций спикеров (могут предоставляться в электронном виде на CD-ROM);

  • фото и/или слайды (могут предоставляться в электронном виде на CD-ROM);

  • информация о рынке, на котором работает компания;

  • актуальные цветные материалы (о продуктах, услугах компании);

  • истории успеха;

  • цифры и факты (факт-лист);

  • background компании;

  • брошюра (или история компании);

  • корпоративный бюллетень или издание;

  • визитки контактного лица ( PR -менеджера компании или другого менеджера, в обязанности которого входит общение со СМИ). В набор для прессы рекомендуется включать небольшие сувениры с символикой компании;

  • папка с логотипом компании (или пакет), в которую упаковывается весь указанный набор материалов.

Примечание. Ваша пресс-папка может отличаться от приведенного списка, но в ней обязательно должны присутствовать материалы, выделенные жирным шрифтом.

14. Подготавливается презентация для спикеров (при необходимости).

15. Заблаговременно, до пресс-конференции, составляется список наиболее трудных вопросов. Вопросы формируются двумя способами:

а) с использованием профессиональной интуиции;

б) в ходе общения с журналистами во время их приглашения и неформального выяснения у них отношения к теме, поднимаемой компанией.

16. До пресс-конференции PR-менеджер проводит со спикерами консультационную работу, которая включает:



  • информирование о возможных реакциях и откликах прессы на предлагаемую тему мероприятия;

  • определение сильных и слабых сторон проводимого мероприятия, внесение предложений по устранению слабых моментов и, совместно с руководством, доработка темы и сценария пресс-конференции;

  • информирование об отношении СМИ и настрое журналистов;

  • напоминание всем спикерам о нормах и правилах взаимоотношения со СМИ;

  • обсуждение списка сложных вопросов и совместная выработка ответов.

17. На мероприятие PR-менеджеры должны прибыть не менее чем за час до начала регистрации. Одежда должна соответствовать стилистике мероприятия. Обязательно должен быть именной нагрудный бедж. Помимо этого менеджеры должны иметь с собой:

  • сформированные пресс-папки для журналистов;

  • именные беджи для журналистов с названием изданий;

  • беджи для спикеров;

  • списки для регистрации и собственные визитки в достаточном количестве;

  • таблички, указывающие путь внутри здания к залу, в котором проводится мероприятие;

  • настольные таблички с именами спикеров;

  • табличку «Регистрация» на стол регистрации;

  • элементы наружной рекламы, необходимые для украшения зала, а также сопутствующую канцелярию.

18. Необходимо проверить степень готовности залов для пресс-конференции и фуршета, наличие стола для регистрации, а также украсить («отбрэндить») помещение до начала регистрации, т.е. до прихода первых приглашенных. На столе президиума должна стоять минеральная вода и бокалы. Всем спикерам необходимо раздать программу мероприятия. Заранее, до мероприятия (еще лучше, до появления журналистов), необходимо протестировать оборудование, используемое спикерами.

19. На регистрации должно присутствовать не менее двух менеджеров. В больших отелях (помещениях) один из представителей компании должен встречать журналистов у входа. В случае доставки журналистов собственным транспортом представитель должен встречать их у автобуса на месте прибытия.

20. Во время регистрации следует зафиксировать в списках посещаемость журналистов, собрать их визитки или (при отсутствии таковых) координаты, предоставить им пресс-папки и дополнительную информацию.

21. Во время регистрации всем участникам пресс-конференции желательно предложить чай, кофе или легкие прохладительные напитки.

22. PR-менеджер должен следить за регламентом проведения пресс-конференции. Время официальной части не должно превышать 40 минут, не менее 10-15 минут необходимо отвести на вопросы журналистов.

23. По окончании официальной части во время фуршета PR-менеджеры должны активно общаться с журналистами для выявления информационных пробелов и их оперативной ликвидации путем организации мини-интервью со спикерами компании. Также следует узнать об их впечатлениях, предложить журналистам выслать дополнительную информацию и фотографии. В это же время организуются эксклюзивные интервью по заранее запланированным темам.

24. По окончании пресс-конференции PR-менеджер не должен покидать место проведения мероприятия до ухода последнего журналиста. Следует поблагодарить журналистов за участие в пресс-конференции.

25. В тот же день после проведения пресс-конференции необходимо распространить пресс-релиз среди изданий, представители которых не смогли присутствовать на мероприятии.

26. В течение 2-3 дней готовятся фотографии по мероприятию, которые могут предоставляться журналистам по их запросу.

27. В течение 3-5 дней необходимо провести телефонные беседы с журналистами для уточнения степени их интереса к изложенной теме и необходимости предоставления дополнительной информации для развития темы. (Рекомендации в отношении очередности телефонных звонков смотри в методике по рассылке пресс-релиза.) По результатам этой работы составляется план выхода публикаций.



28. Публикации собираются по мере их выхода, подшиваются, а копии рассылаются по компании.


Достарыңызбен бөлісу:


©kzref.org 2019
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет