Измерение показателей работы библиотеки



жүктеу 0.55 Mb.
бет1/3
Дата26.08.2018
өлшемі0.55 Mb.
  1   2   3

ИЗМЕРЕНИЕ ПОКАЗАТЕЛЕЙ РАБОТЫ БИБЛИОТЕКИ

(НА ПРИМЕРЕ НМБ СИБГМУ)
М.В. Терехова, О.В. Картавая

Научно-медицинская библиотека Сибирского государственного медицинского университета, г. Томск
Организация процессного подхода

С 2007 г. в Научно-медицинской библиотеке ГОУВПО СибГМУ Росздрава (НМБ) реализована процессная модель управления, базовым элементом управления которой являются процессы. Процесс – это совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы [2]. Процессный подход является ключевым принципом системы менеджмента качества. При процессном подходе желаемый результат достигается более эффективно, когда соответствующие ресурсы и формы деятельности управляются как процесс, когда каждое действие рассматривается как преобразование некоторого входа в выход с использованием необходимых и достаточных ресурсов.

Процессная модель управления не только не упраздняет привычную функциональную модель, но и существует параллельно с ней. Функциональная модель управления подразумевает распределение функций между отделами, внутри отделов между сотрудниками.

Цель и задачи организации разбиваются на цели и задачи процессов, подразделений и сотрудников. В целом управление организацией представляет собой управление как подразделениями библиотеки, так и процессами, протекающими в ней.



Измерение показателей

Функционирование организации – это определенного рода деятельность, которую необходимо осуществлять. Управление этой деятельностью предполагает измерение и мониторинг. Мониторинг – слежение, надзор, содержание под наблюдением. Измерение – определение численного значения некоторой величины посредством единицы измерения [2]. Существуют различные точки зрения на вопрос, что необходимо измерять и с какой целью. При процессном подходе объектом измерения и мониторинга являются процессы. Наличие действующей системы мониторинга и измерения процессов является обязательным требованием стандарта ISO 9001:2000.

Организация должна определить процессы, их последовательность и взаимодействие; критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности, как при осуществлении, так и при управлении этими процессами, а так же необходимо осуществлять мониторинг, измерение и анализ этих процессов [1].

В соответствии с требованием стандарта необходимо разработать систему показателей, с помощью которых можно получить информацию о результативности как процессов и отделов, так и сотрудников. Результативность – степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов[2].

При разработке системы измерений очень важно определить связь между показателями и информацией, которую можно извлечь с помощью анализа этих показателей.

В результате измерения показателей мы располагаем данными, после анализа и оценки которых, получаем информацию. На основании информации руководители принимают решения, которые трансформируются в действия, совершаемые над тем, чем они управляют: процессами, людьми, ресурсами и т.д. [3].



Исходные данные для измерений

В НМБ ведется электронная форма учета показателей, состоящая из

индивидуального учета показателей, учета показателей отдела и учета показателей процесса.

Соблюдаются следующие принципы учета:



  • Информативность показателей. Каждый показатель должен нести в себе значимые данные, т.е. информацию, которую можно использовать для принятия решений и инициализации действий.

  • Единообразие показателей. Для каждого процесса, отдела, сотрудника утверждается единый перечень показателей.

  • Единая форма учета. Используются утвержденные формы учета.

  • Периодичность учета показателей. Ежедневный индивидуальный учет, ежемесячный, ежеквартальный, годовой учет по отделам и процессам.

Для учета показателей используется программа Open Office.org Calc. Ежедневно каждый сотрудник ведет индивидуальный дневник учета показателей (табл.1). Ежемесячно руководитель отдела переносит показатели работы сотрудников в дневник учета показателей отдела (табл. 2). Показатели работы отдела ежемесячно разносятся по процессам в сводную таблицу учета показателей процесса (табл. 3).
Таблица 1

Дневник индивидуального учета работы сотрудников отдела



Процессы

Формирование БД "MedArt"

Наименование операции (единица измерения)

Информационный анализ периодического документа (ПД)

Создание аналитической биб. записи (АБЗ)

Индексирование по MeSH (АБЗ)

Реферирование (АБЗ)

Редактирование (АБЗ)

норма времени, ч

0,05

0,03

0,09

0,33

0,03

20.08.2009

 

 

 

 

 

21.08.2009

 

 

 

 

 

24.08.2009

 

 

 

 

 

август

 

 

 

 

 

затраченное время

 

 

 

 

 

Таблица 2



Дневник работы отдела

Процесс

Наименование операции

Норма времени, ч

Сотрудники

Количество

Выпол. III кварт.

план

июль

август

сентябрь

Формирование базы данных «MedArt»

Регистрация № ПД

0,05

Картавая О.В.










0

 

итого

0

0

0

0

 

Информацион-ный анализ ПД

0,05

Баранова Е.А.










0

 

Картавая О.В.










0

 

итого

0

0

0

0

 

Формирование АБЗ

0,03

Вильде Т.В.










0

 

Картавая О.В.










0

 

Сеитова Г.Н.










0

 

итого

0

0

0

0

 

Таблица 3

Сводная таблица учета показателей процесса




Наименование процесса

Наим. показателей

Подраз-деление

Количество

Выполнено II кв.

План

%плана

июль

август

сентябрь

Формирование базы данных «MedArt»

Общий прирост биб. записей в БД



















Количество биб. записей на название ПД

ОБО



















ОИТ



















Итого:



















Количество биб. записей на № ПД

ОБО



















НБО



















ОИТ



















Итого:



















Количество аналитических биб. записей

ОБО



















НБО



















ОИТ



















Итого:


















Таблица 4

Информация, получаемая из анализа показателей





Информация

Потребитель информации

Работник

- объем рабочего времени

- объем работы

- нормы времени

- квалификация сотрудника



Зав. отделом

Отдел

-норма численности

-график работы

- ресурсы


Зав. отделом

Процесс

- результативность

- эффективность

- качество


Руководитель отдела

Директор


УК

С точки зрения анализа показателей можно осуществить:



  • планирование деятельности (процесса, отдела, работника), т.е. результаты, которые мы хотим или должны получить;

  • измерение результативности, т.е. степень, соответствия запланированной деятельности полученным результатам (требование стандарта ИСО 9001:2000).

Список литературы:



  1. ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования [Текст]. – М.: ИПК Издательство стандартов, 2001. – 26 с.

  2. ГОСТ Р ИСО 9000-2001 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь [Текст]. – М.: ИПК Издательство стандартов, 2001. – 24 с.

  3. Ковалев, А.И. Результативность, эффективность, производительность, или что необходимо измерять предприятию / А.И. Ковалев // Методы менеджмента качества. – 2008. – № 6. – С. 24–29.

  4. Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках / Мин-во труда и социального развития РФ // Библиотека и закон: справочник / ред.-сост. Л. Фирсова. – М. : Либерея, 1997. – Вып. 3. – С. 338–399.



ИНСТРУМЕНТАРИЙ ДЛЯ АНАЛИЗА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ БИБЛИОТЕКИ
О. В. Халошина

Научно-техническая библиотека Томского политехнического университета, г. Томск
В основе системы менеджмента качества лежит принцип постоянного улучшения. Это непрерывный процесс, который позволяет осуществлять эффективное управление на всех этапах жизненного цикла предоставляемых библиотекой услуг с учетом потребностей всех заинтересованных сторон – пользователей и персонала библиотеки.

Данный процесс требует измерительного инструментария для оценки того, как библиотека приблизилась к достижению поставленных целей. Таким инструментарием является измерение деятельности.

Измерение деятельности означает сбор статистических и других данных, которые описывают деятельность библиотеки и анализируют эти данные, иначе говоря, это – сравнение того, что делает библиотека (деятельность), с тем, что она должна делать (миссия), и с тем, что она хочет достигнуть (цели).

В Научно-технической библиотеке Томского государственного политехнического университета (ТПУ) измерение деятельности осуществляется с помощью показателей, которые позволяют рассматривать результаты одновременно как с количественной, так и с качественной стороны.

В основе количественных исследований лежат статистические показатели, что позволяет получать необходимую информацию для дальнейшего планирования деятельности и принятия решений, основанных на точных количественных (числовых) значениях. Для этого проводится сопоставление плановых показателей работы с фактическими, затрат и результатов работы, которые позволяют: судить о реальном положение вещей, сопоставлять и сравнивать с деятельностью других библиотек, выявлять внутренние проблемы и разрабатывать планы для последующего совершенствования технологических процессов.

Библиотека ежегодно проводит анализ деятельности по ряду статистических показателей. Кроме того разработанная и внедренная в библиотеке «Статистическая таблица основных показателей» позволяет ежеквартально отслеживать выполнение плановых показателей по структурным подразделениям с последующей корректировкой действий.

Еженедельно администрацией библиотеки проводится анализ деятельности по основным статистическим показателям: посещение, книговыдача, количество консультаций, выданных справок, обработанных документов и др.

Сбор статистических данных для анализа деятельности в НТБ можно разграничить по следующим параметрам: данные по технологическим процессам, данные по сетевым ресурсам (сайт библиотеки, базы данных) и данные фиксируемые в традиционном режиме.

Благодаря использованию возможностей АБИС «Руслан» библиотека ежедневно получает оперативные статистические данные по всем технологическим операциям и еженедельно осуществляет контроль показателей выполнения процессов. Существует возможность производить стратификацию данных по сотрудникам, структурным подразделениям библиотеки, операциям, функциям, что позволяет принимать решения по перераспределению кадров, режиму работы и планировать нагрузку персонала библиотеки.

Например, широко используются возможности АБИС для отслеживания счетов, учета фонда, оперативности обработки документов, заимствования записей и др. Статистические показатели, формируемые системой, позволяют проводить анализ использования фонда конкретного структурного подразделения библиотеки, отслеживать обращаемость отдельного документа, что необходимо для проведения анализа соответствия фонда запросам пользователей и для принятия решения по комплектованию, докомплектованию или списанию.

Сбор статистических данных по использованию сетевых ресурсов и их анализ рассматривается нами как инструмент для анализа фондов и экономической эффективности использования цифровых и виртуальных библиотечных ресурсов. Опираясь на изучение действий пользователей, их умения осуществлять навигацию по сайту, данные исследования помогают определить актуальность и информативность веб-сайта библиотеки и принять решение о необходимости совершенствования, разработать политику комплектования фонда электронными ресурсами.

Для этих целей ежемесячно анализируется количество виртуальных пользователей библиотеки, книговыдача электронных ресурсов, как через сайт библиотеки, так и через удаленные базы данных. Полученные данные фиксируются в разработанную форму и учитываются в годовых показателях деятельности библиотеки.

В структурных подразделениях библиотеки ведется ежедневный традиционный учет деятельности как подразделения в целом, так и индивидуальный учет сотрудников по всем направления работы. Полученные данные фиксируются в учетных электронных формах, разработанных на отдельные виды операций и на работу отдела в целом. Привычный всем «Дневник работы отдела…» представлен в виде таблиц Excel и отражает основные виды работ. Внедрение электронной формы учета позволило с одной стороны экономить время, а с другой сделать работу отдела прозрачной для всех сотрудников библиотеки.

Индивидуальный учет фиксируется в разработанной учетной форме «Бюджет рабочего времени», где приводится статистическая таблица плана-отчета производственной и непроизводственной работы отдела с указанием всех направлений деятельности с почасовой разбивкой на каждого сотрудника. В конце года наглядно показана загруженность отдела в целом и вклад каждого сотрудника в выполнение поставленных задач. Данный учет позволяет провести анализ по всем видам деятельности отдела в течение года, с учетом фактически затраченного времени, спланировать работу отдела и составить персональные планы. Благодаря индивидуальному учету появилась возможность финансового стимулирования сотрудников.

Однако не все можно измерить. Для анализа деятельности библиотека использует и качественные исследования, которые в отличие от количественных опираются не на статистические данные, а на понимание, объяснение и интерпретацию эмпирических данных. Качественные исследования находят применение в библиотеке при изучении отношения пользователей к библиотеке, степени их удовлетворенности предлагаемыми услугами. Данные собираются с помощью стенда «Вопрос-ответ», «Книг отзывов и предложений», гостевой книги сайта, различных опросов, анкетирования пользователей и научных исследований. Два раза в год проводится анализ всех предложений и замечаний. В дальнейшем они интерпретируются в количественные показатели удовлетворенности пользователей в виде числового значения. Полученные результаты заслушиваются на Совете дирекции и доводятся до сотрудников библиотеки и пользователей.

Немаловажное значение качественные исследования играют при разработке новых продуктов и услуг, что позволяет определить мнения и ожидания пользователей, определить отношение к ним.

В заключение необходимо отметить, что выбор инструментария для измерения деятельности каждая библиотека выбирает сама исходя из того, что она хочет измерять и для чего это необходимо. Важно чтобы результаты, полученные в ходе проведения исследований, нашли дальнейшее применение в рабочих процессах библиотеки. Сотрудники должны видеть пользу от проводимых измерений и воспринимать это как средство качественного улучшения деятельности всей библиотеки, а руководящий состав использовал полученные данные для принятия решений при разработке текущих и перспективных планов развития, поддержки процесса улучшения и демонстрации эффективности деятельности библиотеки.

Список литературы:



  1. Полл, Р. Измерение качества работы; Международное руководство по измерению эффективности работы университетских и других научных библиотек / Р. Полл, П. Бокхорст ; ИФЛА. Секция университетских и других научных библиотек. – М. : ЛОГОС, 2002. – 152 с. http://www.unilib.neva.ru/dl/134/index.html

  2. Уайт, Э. Статистические методы работы с электронными документами в библиотечной сфере, или Э-метрики. Как использовать данные для электронных ресурсов и фондов : пер. с англ. / Э. Уайт, Э. Д. Камаль. – М. : Омега-Л, 2006. – 393 с.

  3. Чуприкова Н. Т. О статистических показателях вузовских библиотек, или что и зачем мы учитываем и кому это нужно? [Электронный ресурс] // Корпоративные библиотечные системы: технологии и инновации : труды IV научно-практической конференции АРБИКОН, 2 июля - 7 июля 2006 года, Санкт-Петербург / АРБИКОН. – Электрон. дан. – СПб. – 196 с. – URL:

http://www.lib.tpu.ru/fulltext/m/2006/m23.pdf> (дата обращения 28.09.2009). http://www.arbicon.ru/downloads/msppt/conferences/060702/chuprikova.ppt#256>(дата обращения 28.09.2009).

  1. Чуприкова Н. Т. Эффективность деятельности библиотеки: статистика, самооценка, управление качеством / Корпоративные библиотечные системы: технологии и инновации: Труды 7 научно-практической конференции АРБИКОН, Санкт-Петербург, Валаам, Свирьстрой, Кижи, Петрозаводск, Мандроги, Санкт-Петербург, 14-19 июля 2009 г. – Санкт-Петербург, 2009. – С. 136-141.




Достарыңызбен бөлісу:
  1   2   3


©kzref.org 2017
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет