Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архив құжаттарын ведомстволық және жеке меншік архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларын бекіту туралы



жүктеу 2.35 Mb.
бет1/12
Дата17.11.2017
өлшемі2.35 Mb.
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12

Источник: Информационная система «ПАРАГРАФ»

Документ: ҚР МӘДЕНИЕТ ЖӘНЕ СПОРТ МИНИСТРІНІҢ 2014.22.12 № 146 БҰЙРЫҒЫ

Дата: 29.06.2016 15:19:23


Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архив құжаттарын ведомстволық және жеке меншік архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларын бекіту туралы
Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 146 бұйрығы

(2016.26.01. берілген өзгерістермен)

 

ҚР Мәдениет және спорт министрінің 2016.26.01. № 13 бұйрығымен тақырыбы жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)



 

«Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 18-бабының 2-тармағының 2-4) тармақшасына сәйкес БҰЙЫРАМЫН:



ҚР Мәдениет және спорт министрінің 2016.26.01. № 13 бұйрығымен 1-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)

1. Қоса беріліп отырған Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архив құжаттарын ведомстволық және жеке меншік архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидалары бекітілсін.



2. Мұрағат ісі және құжаттама департаменті заңнамада белгіленген тәртіппен:

1) осы бұйрықтың Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркелуін;

2) осы бұйрықтың мемлекеттік тіркелуінен кейін он күнтізбелік күннің ішінде мерзімді баспасөз басылымдарында және «Әділет» ақпараттық-құқықтық жүйесінде ресми жариялау үшін жолдауды қамтамасыз етсін.

3. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау жетекшілік ететін Қазақстан Республикасының Мәдениет және спорт вице-министріне жүктелсін.

4. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланғанынан кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

 

 



Министр

А. Мұхамедиұлы

 

Қазақстан Республикасы



Мәдениет және спорт министрінің

2014 жылғы 22 желтоқсандағы

146 бұйрығымен бекітілген

 

 

ҚР Мәдениет және спорт министрінің 2016.26.01. № 13 бұйрығымен тақырыбы жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)



Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архив құжаттарын

ведомстволық және жеке меншік архивтердің қабылдауы,

 сақтауы, есепке алуы және пайдалануы



қағидалары

 

1. Жалпы ережелер

 

ҚР Мәдениет және спорт министрінің 2016.26.01. № 13 бұйрығымен 1-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)

1. Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архив құжаттарын ведомстволық және жеке меншік архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архив құжаттарын ведомстволық және жеке меншік архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалану тәртібін анықтайды.

2. Ұйымға жүктелген міндеттері мен функцияларына, сондай-ақ оның қызметі барысында пайда болатын құжаттардың құрамына сәйкес, мұрағаттардың мынадай - басқарушылық құжаттама, дыбыс-бейне жазу құжаттамасы, ғылыми-техникалық құжаттама түрлері құрылады.



Электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған электрондық құжаттардың (бұдан әрі - электрондық құжаттар) мұрағаты ұйым мұрағатының құрамдас бөлігі болып табылады.

3. Мұрағат ісі және құжаттама саласындағы уәкілетті орган және облыстардың (республикалық маңызы бар қала, астананың) жергілікті атқарушы органдары, Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағаты, Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттік мұрағаттары, Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты, облыстардың, қалалардың, аудандардың мемлекеттік мұрағаттары және олардың филиалдары (бұдан әрі - мемлекеттік мұрағат мекемелері) ұйымдарға Қағидаларды енгізу бойынша әдістемелік көмек көрсетеді және Қазақстан Республикасының заңнамасында көзделген жағдайда олардың талаптарының орындалуын бақылауды жүзеге асырады.

4. Қағидада Қазақстан Республикасы мемлекеттік ҚР СТ 1037-2001 «Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар» стандарттарында белгіленген терминдер пайдаланылады.

 

 



2. Құжаттарды қабылдау

 


Параграф 1. Құжаттарды сақтауға қабылдаудың тәртібі

 

5. Ведомстволық және жеке мұрағат (бұдан әрі-ұйым мұрағаты) ұйымның қызметі процесінде пайда болған тұрақты, уақытша сақталатын, сондай-ақ жеке құрам бойынша құжаттарды сақтауға алады. Ұйым мұрағатына алдыңғы ұйымның, сондай-ақ, таратылған ведомстволық бағынысты ұйымдардың да құжаттары тапсырылады.

6. Басқарушылық құжаттаманы сақтауға қабылдау кезінде ұйым мұрағатының қызметкері құжаттарды тапсыруды жүзеге асыратын тұлғаның қатысуымен:

1) осы тізімдеме бойынша тапсырылатын істердің тізімдемедегі нақты қорытынды жазбасының сәйкестігін;

2) істер номенклатурасы бойынша уақытша сақталатын (10 жылды қоса алғанға дейінгі) істердің бар болуын;

3) істер тізімдемесінің деректері бар істер парақтарының нөмірленуін;

4) іс құжаттарының ішкі тізімдемесінің бар болуын және дұрыс толтырылуын;

5) істің куәландырма парағының бар болуын;

6) мұқаба деректемелерінің істер тізімдемесіндегі тиісті жазбалармен сәйкестігін;

7) тапсырылатын істердің физикалық жай-күйін тексереді.

7. Дыбыс-бейне жазу құжаттамасы ұйым мұрағатына мынадай:



1) осы ұйымның немесе оның құқық мирасқорларының қызметінде пайда болған дыбыс-бейне жазу құжаттарының іс жүргізуі өндірісі аяқталған;

2) осы ұйымда әзірленген немесе басқа ұйымнан келіп түскен әртүрлі ақпарат тасығыштағы дыбыс-бейне жазу құжаттарының түпнұсқалары және көшірмелері түрінде келіп түседі.

Дыбыс-бейне жазу құжаттамасын сақтауға қабылдау кезінде ұйым мұрағатының қызметкері құжаттарды тапсыруды жүзеге асыратын тұлғаның қатысуымен:

1) құжаттардың жинақтылығын;

2) құжаттардың физикалық сақталуын;

3) қоса берілетін мәтіндік ілеспелі құжаттаманың жинақтылығын тексереді.

Мәтіндік ілеспе құжаттаманың құрамына:

1) киноқұжаттар үшін - аннотациялар, монтаждық парақтар, аяқталған туындыға рұқсат беретін куәліктер, техникалық күйінің актілері, жарық және түрлі-түсті паспорттардың жазбалары;

2) фотоқұжаттар үшін - аннотациялар;

3) фотоқұжаттар және бейнеқұжаттар үшін - техникалық күйінің актілері, сөйлеген сөздердің мәтіндері, грампластинка каталогтары, сөз сөйлейтіндердің тізімі, кештердің, концерттердің, рецензиялардың, мақалалардың бағдарламалары, қолданылатын фотоқұжаттарға және бейнеқұжаттарға тікелей қатысты басқа да құжаттар кіреді.

8. Ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелері проблемаларға, бұйымдарға, техникалық процестерге, күрделі құрылыс объектілеріне, жобалауға, қайта жаңартуға, консервациялауға, қалпына келтіруге қатысты әзірленген не олардың өзіндік сатыларының немесе бөлімдерінің аяқталуына қарай ғылыми-техникалық құжаттамаларды сақтауға береді.



Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтауға қабылдау кезінде ұйым мұрағатының қызметкері құжаттарды өткізуге беруді жүзеге асыратын тұлғаның қатысуымен:

1) құжаттардың жинақтылығын (барлық тапсырылатын құжаттама тізбеленген ерекшеліктер ведомосіне, ерекшеліктерге, томдардың, альбомдардың, кітаптардың мазмұнына және басқа да құжаттарға сәйкес);

2) белгіленген қолдар мен күндерінің болуы;

3) титулдық парақтардың және негізгі жазбалардың орындалу дұрыстығын;

4) құжаттардың сақтауға жарамдылығын, олардан бірнеше рет көшірмелер түсіру мен шағынфильмдер жасалуын (жыртылудың, желімдеудің, өшірілген, майысқан жерлердің жоқ болуын) тексереді.

Ұйым мұрағатына ғылыми-техникалық құжаттама ол әзірленген тасығыштарда (әр түрлі парақтарда, оның ішінде фотопарақтар, калька) беріледі.

9. Электрондық құжаттарды қабылдау процесінде:



1) ұйым мұрағатына беруге әзірленген тасығыштардың физикалық жағдайы;

2) тасығышқа электрондық құжаттар ақпаратының жазылуы;

3) жазбаның сапасын тексеру;

4) электрондық құжаттардың және электрондық цифрлық қолтаңбаның сипаттамасы;

5) сақтау бірліктеріне/есепке алу бірліктеріне (футлярларға) тізімдемелерге сәйкес мұрағаттық шифрлардың қойылуы;

6) ілеспе құжаттаманың жинақтылығының дайындығы тексеріледі.

Электрондық құжаттардың ілеспе құжаттамасында мынадай ақпарат көрсетіледі:

1) құжаттың атауы;

2) ол жасалған күн;

3) мазмұнының сипаттамасы (аннотация);

4) электрондық форматы және электрондық цифрлық қолтаңбаның алгоритмі;

5) физикалық және логикалық құрылымы (дерекқорлар, сайттар және басқалары үшін);

6) құжаттың көлемі (дерекқорлар үшін қосымша - жазбалардың көлемі).

 

 



Параграф 2. Құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу және оның нәтижелерін ресімдеу тәртібі

 

10. Ұйым мұрағатында құжаттардың құндылығына сараптама Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызылған құжаттарды іріктеу, оларды тиісті мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға тапсыруға дайындау, Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылмаған құжаттардың сақтау мерзімдерін анықтау және сақтау мерзімдері өтіп кеткен құжаттар мен істерді жоюға бөлу мақсатында жүргізіледі.

11. Құжаттардың құндылығына сараптама:

1) Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Қазақстан Республикасының заңнамасын;

2) сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттардың үлгі, салалық (ведомстволық) тізбесі, типтік (үлгілік) істер номенклатурасы және ұйымның тиісті кезеңдегі істер номенклатурасының;

3) уәкілетті органның, жергілікті атқарушы органдардың және мемлекеттік мұрағаттардың тиісті нормативтік-әдістемелік құжаттары негізінде жүргізіледі.

12. Құжаттарды Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызу құжаттардың құндылығына сараптама жүргізудің нәтижелері бойынша мынадай қағидаттар:



1) тарихилығы;

2) бағалаудың кешенділігі;

3) бағалаудың жан-жақтылығы негізінде жүзеге асырылады.

Құжаттардың құндылығын анықтау кезінде барлық қағидаттар бірдей дәрежеде қолданылады.

Тарихи қағидат әр құжатты белгілі бір тарихи кезеңнің өнімі ретінде және оны заманауилығы тұрғысынан ғана емес, сонымен қатар болашағы тұрғысанан да бағалау арқылы қарастыруды талап етеді.

Бағалаудың кешенділігі қағидатын қолдану құжаттар құндылығына сараптаманы оқшауламай, бір-бірінен ажыратусыз, ұйымның қызметі нәтижесінде тарихи пайда болған басқа құжаттармен жиынтықта жүргізуге мүмкіндік береді.

Ақпараттық мазмұнын бағалаудың жан-жақтылығы қағидатына сәйкес құжатты ол зерделеу үшін әлеуетті түрде көзі әртүрлі (ғылыми-тарихи, саяси, экономикалық, әлеуметтік, мәдени және тағы басқа) аспектілер арқылы қарастыру қажет.

13. Көрсетілген қағидаттар құндылыққа сараптама жүргізу кезінде құжаттардың шығуының, мазмұнының, сыртқы ерекшеліктерінің өлшемдерімен бірге кешенді түрде қолданылады.



Құжаттың пайда болу өлшемдеріне:

1) мемлекеттік басқару жүйесіндегі немесе нақты саладағы (қызмет саласында) ұйымның рөлі мен орны, онымен орындалатын міндеттер мен функциялардың маңыздылығы, қоғам өміріндегі жеке тұлғаның орны;

2) құжаттың пайда болған жері мен күні жатады.

Құжаттар мазмұнының өлшемдеріне:

1) құжатта көрсетілген оқиғаның (құбылыстың, нысананың) маңыздылығы;

2) құжаттағы ақпараттың маңыздылығы, оның басқа құжаттарда қайталануы, нысаналы мақсаты, түпнұсқалығы, құжаттың түрі мен әртүрлілігі жатады.

Құжаттың сыртқы ерекшеліктерінің өлшемдеріне:

1) құжаттың заңдық дұрыстығы (лауазымды тұлғаның қолтаңбасының (электрондық цифрлық қолтаңбасының), ұйымның мөрінің және Қазақстан Республикасының заңнамасында көзделген өзге деректемелердің болуы);

2) ақпарат мазмұнын тіркеу және жіберудің нысаны;

3) құжат тасығыштың материалдық ерекшелігі;

4) құжаттың физикалық жай-күйінің ерекшелігі жатады.

14. Дыбыс-бейне жазу құжаттарына сараптама жүргізу кезінде қосымша арнайы өлшемдері - олардың көркемдік құндылығы, композициялық-сюжеттік тұтастығы, айқындылығы мен түпнұсқалығы, түр-түсі жөніндегі шешім, ақпаратты жазу мен бейнелеудің тәсілдері қолданылады.

15. Ғылыми-техникалық құжаттамаға сараптама жүргізу кезінде қосымша мынадай өлшемдер:

1) құжаттарда көрсетілген проблеманың немесе объектінің маңыздылығы;

2) проблеманы шешудің, конструкцияның, технологияның, жобаның қағидаттың жаңашылдығы, ерекшелігі, бірегейлігі;

3) ғылыми-техникалық құжаттаманың ғылыми зерттеу сатыларына сәйкестігі (техникалық әзірлеудің сатылығы) қолданылады.

16. Құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу және оның нәтижелерін қарастыру үшін аумақтық органдары және/немесе ведомстволық бағынысты ұйымдары бар мемлекеттік органдарда, облыстарда (республикалық маңызы бар қалада, Қазақстан Республикасының астанасында) филиалдары бар мемлекеттік емес ұйымдарда орталық сараптау комиссиясы (бұдан әрі - ОСК), жекелеген ұйымдарда сараптау комиссиясы (бұдан әрі - СК) құрылады.

17. Мемлекеттік мұрағаттардың толықтыру көздері болып табылатын ұйымдардың құжаттар құндылығы сараптамасының нәтижелері, оларды ұйымның ОСК (СК) қарағаннан кейін, олардың мәртебесіне және ұйымның орналасқан жеріне қарай жергілікті атқарушы органның (Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағаты, Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттік мұрағаттары, Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты, Қазақстан Республикасының арнайы мемлекеттік мұрағаты) (бұдан әрі - республикалық мемлекеттік мұрағаттар) сараптау-тексеру комиссиясының (бұдан әрі - СТК) қарауына ұсынылады.

18. Құжаттардың құндылығына сараптаманы жоспарлы түрде жыл сайын, тиісті мемлекеттік мұрағат қызметкерлерінің әдістемелік көмегімен ұйым мұрағатының қызметкерлері жүргізеді.



Ұйымды қайта ұйымдастыру (тарату) кезінде құндылыққа жоспардан тыс сараптама жүргізіледі.

19. Ұйымдағы құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу ұйымның құжаттардың құрамын талдауға негізделеді. Бұл ретте істердің құрамына қандай құрылымдық бөлімшелер құжаттарының түпнұсқа даналары енгізілгендігі нақтыланады.

20. Ұйым мұрағатында құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу кезінде олардағы ақпараттың басқа құжаттарда қайталануы, түрі, нысаны және қайталанудың толықтылығы нақтыланады. Қайталанатын ақпараты бар құжаттарды жоюға бөлу, оларды тұрақты сақтауға іріктеп алған құжаттармен салыстырғаннан кейін ғана жүргізіледі.

21. Құндылыққа сараптама жүргізу істің құжаттарын парақтап қарастыру жолымен (кинофотобейнеқұжаттар монтаждық үстелде немесе экранда көру, ал үнқұжаттар тыңдау арқылы) жүргізіледі.



Құжаттарды, мұқабаның сыртына шығарылған істердің тақырыптарының немесе ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің істер тізімдемелерінің негізінде іріктеуге болмайды. Көріп шығу (тыңдау) барысында құрылымдық бөлімшелерде ұйым мұрағатына құжаттарды тапсыруға дайындау кезінде құжаттың екінші және одан кейінгі даналары, шимайқағаздары, құжаттардың ресімделмеген көшірмелері алынбаса, онда олар алып тасталады.

22. Сараптама жүргізу барысында:



1) құжаттарды аталған іске жатқызудың негізділігі;

2) құжаттың заң күші (қолтаңбаның, мөрдің және өзге деректемелердің бар болуы);

3) іс мұқабасының деректемелерінің дұрыс ресімделуі және бар болуы (мұқабаның деректемелері күн сәулесіне төзімді қара, күлгін, көк түсті сиялармен жазылады);

4) істер парақтарының дұрыс нөмірленуі (парақтар жалпы реттілікпен қара графитті қарындашты қолдану арқылы парақтың оң жақ жоғарғы бұрышына қою арқылы нөмірленеді).

Анықталған барлық кемшіліктерді ұйым мұрағатының қызметкері түзетеді.

23. Құндылық сараптамасының нәтижелері бойынша және құрылымдық бөлімшелер істерінің, құжаттарының тізімдемелері негізінде:

1) осы Қағидалардың 1-8-қосымшаларындағы нысандарға сәйкес ұйымның тұрақты сақталатын құжаттарының істер тізімдемесі;

2) осы Қағидалардың 9-қосымшасындағы нысанға сәйкес жеке құрам бойынша істер тізімдемесі;

3) осы Қағидалардың 10-қосымшасындағы нысанға сәйкес уақытша (10 жылдан астам) сақталатын құжаттардың істер тізімдемесі;

4) осы Қағидалардың 11-қосымшасындағы нысанға сәйкес сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт жасалады.

24. Құжаттардың істер тізімдемесі мен сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актіге, әр мұрағат қорының шегінде реттік нөмір беріледі.

Құжаттардың істер тізімдемесі, енгізілген тақырыптардың саны 9999 (тоғыз мың тоғыз жүз тоқсан тоғызға) жеткенде аяқталады.

Келесі тізімдемеге кезекті реттік нөмір беріледі.

Ұйымның қайта ұйымдастырылуына (таратылуына) байланысты жасалған құжаттардың істердің жиынтық тізімдемелері енгізілген құжаттардың істер тақырыптарының жалпы санына қарамай аяқталады.

25. Тізімдемені ресімдеген кезде істердің тақырыптары (істердің томдары, бөлімдері) жалпы тәртіппен нөмірленеді.

26. Қосымша анықталған істер тақырыптары қабылданған жүйелендіруге сәйкес тиісті тізімдемеге литерлік нөмірлер арқылы енгізіледі. Саны 10 істен асатын болса, онда тақырыптары жеке-жеке нөмірленіп, қосымша тізімдеме жасалады.

Тізімдемеге істің түскендігі немесе шыққандығы туралы жазба жазылғаннан кейін енгізілген өзгерістер негіздемесі көрсетілген соңғы қорытынды жазба толтырылады.

27. Бірнеше жылдардан бергі құжаттарды қамтитын іс, іс жүргізу жылында жүргізілген тізімдемеге жазылады, ал соңғы жылдары оның тақырыбы көрсетіледі, ал «Ескертпе» бағанында - «№ істі қараңыз» белгісі қойылады.

28. Тұрақты сақталатын құжаттардың істер тізімдемесін ұйымның басшысы және ОСК (СК)-мен келісім бойынша жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК бекітеді.

Жеке құрам бойынша істер тізімдемесін ұйымның ОСК (СК)-мен келісім бойынша ұйым басшысы және жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК бекітеді.

Уақытша сақталатын (10 жылдан астам) құжаттардың істер тізімдемесін ұйымның ОСК (СК) келісе отырып ұйым басшысы бекітеді.

29. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актіні ұйымның ОСК (СК) және жергілікті атқарушы органының (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК келісе отырып ұйым басшысы бекітеді.

30. Ұлттық мұрағат қорының толықтыру көздері болып табылмайтын ұйымдар тұрақты сақталатын құжаттардың, жеке құрам бойынша істердің тізімдерін және сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акті СТК бекітуге (келісуге) ұсынбаса да болады.

 

 



Параграф 3. Құжаттардың істер тізімдемесін жасаудың тәртібі

 

31. Тұрақты сақталатын құжаттардың істер тізімдемесіне істердің, құжаттардың тақырыптарына:



1) ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің қызметінде қалыптасқан Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызылған;

2) «СТК» белгісі бар, сақтау мерзімдері уақытша істерден, ұйымның сол жылғы істер номенклатурасымен, істерді қалыптастыру мен ресімдеудің дұрыстығын тексергеннен кейін қалыптастырылған құжаттар. Қажет болған жағдайларда істердің тақырыптары нақтыланады, істер сөгітіледі және істің дұрыс қалыптаспағандығы анықталса, іс қайта қалыптастырылады.

3) республикалық, облыстық деңгейдегі республикалық маңызы бар қалалардың, Қазақстан Республикасы астанасының ұйымдар басшыларының іс жүргізумен аяқталған жеке істері;

4) саяси мемлекеттік қызметшілердің іс жүргізуі аяқталған жеке істері;

5) үздіктіктің жоғарғы белгілері бар, мемлекеттік және басқа атақтар, марапаттаулар, ғылыми дәрежелері бар қызметкерлердің іс жүргізуі аяқталған жеке істері енгізіледі.

32. Келесі белгілерді ескере отырып, мұрағат қорының шегіндегі сақтау бірліктерінің бөлімдер (бөлімшелер) бойынша тақырыптарын жүйелеу жүргізіледі:



1) құрылымдық (сақтау бірлігінің тиісті құрылымдық бөлімшеге тиесілілігіне сәйкес);

2) хронологиялық (сақтау бірлігі жатқызылған кезеңдер немесе күндері бойынша);

3) функционалдық, салалық, тақырыптық, пәндік-сұрақтық (сақтау бірлігінің мазмұнына қатысты ұйымның функциясын, тақырыбын немесе мәселелерін ескере отырып);

4) атаулық (іс жүргізу нысаны бойынша құжаттардың түрлері мен әртүрлілігі);

5) корреспонденттік (ұйымдармен және тұлғалармен хат алысу нәтижесінде пайда болған сақтау бірліктері);

6) географиялық (құжаттардың мазмұнына, олардың авторларына, тілшілеріне байланысты анықталған аумақтарға, елді мекендерге және басқа географиялық объектілерге сәйкес);

7) авторлық (құжаттың авторы болып табылатын ұйымның атауы немесе тұлғалардың тегі бойынша) болып құрастырылады.

33. Құрылымдық және хронологиялық белгілердің бірігуі жүйелеу схемасының екі тәсілін береді - хронологиялық-құрылымдық және құрылымдық-хронологиялық.

34. Хронологиялық-құрылымдық жүйелеу схемасы қолданыстағы ұйымдардың (осы мұрағат қорын құжаттармен одан әрі толықтыруды есепке ала отырып) және құрылымы жиі өзгерген таратылған ұйымдардың қорына қатысты қолданылады.

Бұл жүйелеу схемасы бойынша сақтау бірліктері жасалған уақыты бойынша (жылдары, кезеңдері бойынша) топтастырылады, ал әр хронологиялық топтың шегінде ұйымның құрылымдық бөлімшелері бойынша топтастырылады.

35. Құрылымдық-хронологиялық жүйелеу схемасы тұрақты құрылымы, ондағы өзгерістер сирек болған ұйымның қорына қатысты, сонымен қатар таратылған ұйымдардың сақтау бірліктерін жүйелеу кезінде қолданылады.



Жүйелеудің бұл схемасы бойынша сақтау бірліктері ұйымның құрылымдық бөлімшелеріне, құрылымдық топтардың шегінде сақтау бірлігін қалыптастыру уақыты бойынша топтастырылады.

36. Хронологиялық-функционалдық немесе функционалдық-хронологиялық жүйелеу схемасы құрылымдық бөлімшесі жиі өзгертілген немесе құрылымдық бөлімшесі жоқ ұйымдардың қорларына қатысты қолданылады.



Сақтау бірліктерін хронологиялық-функционалдық жүйелеу схемасы бойынша топтастыру, бастапқыда хронологиялық белгі, содан кейін ұйым қызметінің функциясы (түрлері, бағыттары) бойынша жүргізіледі. Бұл ретте істердің кіші топтары ұйым функциясының маңыздылығын ескере отырып орналастырылады (басшылық, жоспарлау, қаржыландыру, есепке алу және есеп, жабдықтау, кадр және басқалары).

Сақтау бірліктерін функционалдық-хронологиялық схемасын жүйелеу кезінде, олар алдымен ұйым қызметінің функцияларына, содан кейін хронологиялық белгілер бойынша топтастырылады.

37. Жүйелеудің хронологиялық-тақырыптық немесе тақырыптық-хронологиялық схемасы көлемі шағын мұрағат қорларына қатысты қолданылады. Бірінші жағдайда сақтау бірліктерінің тақырыптары бастапқыда хронология бойынша, және әр жылдың ішінде олардың маңыздылығына қарай жеке тақырыптар (мәселелер) бойынша, екінші жағдайда сақтау бірліктері бастапқыда тақырыптар (мәселелер), содан кейін әр тақырыптың ішінде хронология бойынша орналастырылады.

38. Хронологиялық-атаулық және атаулық-хронологиялық схема құрылымы жоқ ұйымдардың мұрағат қорларының сақтау бірліктерін жүйелеу үшін - бастапқыда хронология бойынша, содан кейін әр жыл ішінде сақтау бірліктерінің түрлері немесе сақтау бірліктерінің түрлері (бұйрықтар, хаттамалар, жоспарлар және басқалары) бойынша және әр түрдің ішінде хронологиясы бойынша қолданылады.

39. Ғылыми-зерттеу ұйымдарының мұрағат қорларындағы жеке құрам бойынша құжаттар, ғылыми-техникалық құжаттама, баспалардағы қолжазбалар, медициналық ұйымдардағы аурулардың тарихы, бақылаудағы органдардың қорларындағы тексеру актілері ерекше топтарға бөлінеді және басқарушылық құжаттамадан өзгеше жүйеленеді.

40. Киноқұжаттар мен бейнеқұжаттар:

1) түрлеріне қарай - фильмдер, арнайы шығарылымдар, киножурналдар, жеке кино- және телесюжеттер;

2) фильмдердің, арнайы шығарылымдардың, киножурналдардың шығу жылдарына қарай, жеке кино- және телесюжеттердің өндірістік нөмірлері бойынша;

3) есепке алу бірліктеріне (толықтыру);

4) түсті (түрлі-түсті, ақ-қара);

5) үлдірдің форматы (8 миллиметр (бұдан әрі - мм), 16 мм, 35 мм, 70 мм және басқа) бойынша жүйеленеді.

41. Фотоқұжаттар мына түрлер:



1) әр түсті негативтер (түрлі-түсті немесе ақ-қара) және 2-8 сандарымен белгіленген көлемдері (2 саны 2,5 сантиметр (бұдан әрі - см) х 3,5 см., 3 - 6 см. х 6 см., 4 - 6 см. х 9 см., 5 - 9 см. х 12 см., 6 - 10 см. х 15 см., 7 - 13 см. х 18 см., 8 - 18 см. х 24 см.) көлемдегі негативтерге сәйкес келеді) бойынша жүйеленеді.

Көлемі кіші, 6-8 көлемді негативтерді жүйелеу кезінде оларды бір топқа біріктіруге рұқсат етіледі.

2) әр түсті слайдтар (диапозитивтер);

3) позитивтер, фотобасылымдар;

4) фотоальбомдар;

5) диафильмдер;

6) «Э» әрпімен белгіленетін электрондық құжаттар (сандық немесе заманауи тасығыштағы фотоқұжаттар) бойынша жүйеленеді.

42. Үнқұжааттар, ақпаратты дыбыстық жазу түрлері - фонографиялық, граммофонды, оптикалық, магниттік, лазерлік болып жүйеленеді. Белгілі бір жазба түрінің үнқұжатына жеке тізімдеме құрастырылады. Үнқұжаттың ішкі түрлері сақтау бірліктеріне және толықтырулары бойынша орналастырылады.

43. Тұрақты сақталатын құжаттардың істер тізімдемесінің осы Қағидалардың 12-қосымшасындағы нысанға сәйкес титулдық парағы, мазмұны, алғысөзі, қысқартылған сөздер тізімі мен қорытынды жабасы болады.

Титулдық парақта қор атауының алдында осы ұйымның істері (құжаттары) тұрақты сақталатын мемлекеттік мұрағаттың толық атауын жазу үшін орын қалдырылады.

44. Тұрақты сақталатын істердің, құжаттардың тізімдемесі 4 данада жасалады. Бекітілгеннен кейін оның үш данасы мемлекеттік мұрағатқа беріледі, ал бір данасы ұйымның мұрағатында қалдырылады.

45. Жеке құрам бойынша істер тізімдемесінде титулдық парақ және қорытынды жазба болады. Титулдық парақта мемлекеттік мұрағаттың ресми атауы жазылмайды.

Тізімдемеге мазмұны, алғысөз, қысқартылған сөздер жасалады.

46. Жеке құрам бойынша істер тізімдемесіне:



1) ұйым басшысының жеке құрам бойынша бұйрықтарының (өкімдерінің);

2) қызметкерлер тізімінің;

3) жеке құрамды есепке алу жөніндегі карточкалардың, жеке істердің;

4) қызметкерлердің жеке есеп-шоттарының;

5) жеке тұлғалардың тізімдері және міндетті зейнеткерлік жарналарды, әлеуметтік аударымдарды аударуға төлем тапсырмаларының;

6) еңбек шарттарының;

7) қызметкерлердің талап етілмеген жеке құжаттары түпнұсқаларының;

8) азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделерін қорғауға қатысты өндірістік жазатайым оқиғалар және басқа істер туралы актілердің тақырыптары енгізіледі.

47. Жеке құрам бойынша іс тізімдемесінің тақырыптары хронологиялық, құрылымдық (функционалдық) және атаулық гоминальдық классицикацижіктеу белгілерімен анықталады. Істердің тақырыптары іс жүргізу - (аяқталу) жылымен топтастырылады, әр жылдың ішінде ұйымның құрылымдық бөлімшелері (қызметінің бағыттары) бойынша, соңғылардың ішінде - істің маңыздылығының кемуіне қарай жүйеленеді.

48. Жеке құрам бойынша және қызметкерлердің жеке істері (көлемі жылына 20-дан асқан кезде) тізімдеме жеке шығарылады. Олардың тақырыптары іс жүргізумен аяқталған жылға қарай, ал жыл ішінде қызметкерлердің тектерінің әліпбилік тәртібіне қарай топтастырылады.

49. Жеке құрам бойынша іс тізімдемесі 4 данада құрастырылады, бекітілгеннен кейін бір данасы мемлекеттік мұрағатқа, үш данасы ұйымның мұрағатында қалдырылады.

50. Сақтау мерзімдері уақытша (10 жылдан астам) құжаттардың іс тізімдемесінің титулды парағына мемлекеттік мұрағаттың атауы жазылмайды.

51. Уақытша сақталатын (10 жылдан астам) құжаттардың істер тізімдемесіне мұрағаттың қалауы бойынша мазмұны, алғысөз, қысқартылған сөздер жасалады.

52. Уақытша сақталатын (10 жылдан астам) құжаттардың істер тізімдемесіне ұйым қызметін ақпараттық қамтамасыз ету үшін ұзақ практикалық мәні бар тақырыптар енеді.

53. Уақытша сақталатын (10 жылдан астам) құжаттардың істер тізімдемесінде істердің тақырыптары хронологиялық-құрылымдық немесе хронологиялық-функционалдық (хронологиялық-атаулық) және атаулық-логикалық жіктелу белгілерімен анықталады.

54. Уақытша сақталатын (10 жылдан астам) құжаттардың істер тізімдемесі 4 данада жасалады, бекітілгеннен кейін бір данасы мемлекеттік мұрағатқа беріледі, үш данасы ұйымның мұрағатында қалдырылады.

 

 



Параграф 4. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актіні жасаудың тәртібі

 

55. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт құжаттардың істер тізімдемесімен қатар жасалады.

56. Актіге құжаттардың құндылығына сараптама жасау жылының 1 қаңтарына дейін сақтау мерзімдері өтіп кеткен істер мен құжаттардың тақырыптары енгізіледі.

57. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт екі данада жасалады, бекітілгеннен кейін мемлекеттік және ведомстволық мұрағаттарға беріледі.

58. Сақтау мерзімдері өтіп кеткен құжаттар тиісті кезеңнің істер тізімдемесі мен жоюға бөлу туралы актісі бекітілгеннен кейін ғана жоюға бөлінеді.

 

 



Параграф 5. Ғылыми-техникалық құжаттама құндылығына сараптама жүргізудің тәртібі

 

59. Ғылыми-техникалық құжаттаманың негізгі түрлерінің құндылығына сараптама жүргізудің ерекшелігі, аталмыш сараптаманы екі кезеңде жүргізу болып табылады.

60. Бірінші кезеңде жобалық, конструкторлық және технологиялық құжаттама бойынша тұрақты сақтауға тапсыруға жататын ғылыми-техникалық құжаттама өндірістік өнім бұйымдарының жобаларын және техникалық процестерді, жоспарлау мен күрделі құрылыс объектілерін таңдау жүргізіледі.

Сараптаманың бірінші кезеңінің соңғы нәтижесі ғылыми-техникалық құжаттама бойынша жобалардың, проблемалардың тізбесі осы Қағидалардың 13-қосымшасындағы нысанға сәйкес құрастырылады және мемлекеттік сақтауға тапсырылады.

61. Мемлекеттік сақтауға тапсырылатын ғылыми-техникалық құжаттама жобаларының, проблемалардың тізбесін (бұдан әрі - тізбе) мұрағат қызметкері оның қызметі басталғаннан бері белгілі бір уақыт аралығында арнайы ұйымдармен бірлесіп жасайды.

Тізбе бес жылда бір реттен кем емес жасалады.

62. Тізбеге енгізілген жобаларды, бұйымдарды жүйелеу хронологиялық, тақырыптық, тақырыптық-хронологиялық белгілері бойынша жүзеге асырылады.

63. Тізбені ОСК (СК) келіседі, ұйымның басшысы және жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК бекітеді.

Тізбеге ОСК (СК) отырысының хаттамасы немесе хаттамадан үзінді қоса беріледі.

Тізбе екі данада жасалады, жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК келіскеннен кейін бір данасы ұйымға қайтарылады, ал екіншісі мемлекеттік мұрағатта қалдырылады.

64. Ғылыми-зерттеу және патенттік-лицензиялық құжаттаманың құндылығына сараптама тізбені жасамай-ақ, бір кезеңде жүргізіледі.

65. Сараптаманың екінші кезеңінде тізбеге енгізілген, жобалар, бұйымдар құрамына кірген жобалық, конструкторлық және технологиялық құжаттар құндылығына сараптама жүргізіледі.

66. Істердің тізімдемелері ғылыми-техникалық құжаттаманың әр түріне жеке жасалады (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу, патентті-лицензиялық) және ғылыми-техникалық құжаттаманың түрін анықтайтын сандық индекс қосу арқылы жеке нөмірленеді.



Ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және практикалық мәнін жоғалтқан құжаттарды жоюға бөлу мақсатында оларды анықтау бір уақытта жүзеге асырылады.

67. Тұрғын үй-азаматтық құрылыс бойынша тұрақты сақтауға ғимараттардың, құрылыстардың түпнұсқалы сәулеттік-жобалау, конструкторлық және сәулеттік-көркем ерекшеліктері бейнеленген жеке жобалары іріктеп алынады.



Үлгі жобалардың сериясынан тұрақты сақтауға практикада жиі қолданылатын құрылысты жобалаудың прогрессивті әдістерін ескере отырып, үлгі жобалар тапсырылады.

Ғимараттар мен құрылыстарды салуға арналған байлама жобалардың арасынан тұрақты сақтауға инженерлік мәселелердің бірегей шешімдері қолданылған күрделі геологиялық құрылым және сейсмикалығы жоғары аймақтар үшін әзірленген жобалар келіп түседі.

Эксперименттік жобалардан тұрақты сақтауға эксперименттік-көрнекті кенттерді, ауылдық елді мекендерді жоспарлау мен құрылысын салу жобалары, тұрғын үй және қоғамдық ғимараттардың жобалары тапсырылады.

68. Өнеркәсіптік құрылыс объектілерін тұрақты сақтауға таңдау кезінде өнеркәсіптік жобалау ерекшелігі есепке алынады, ол негізінен жеке болып табылады, сондай-ақ қайта жаңарту объектілерінің үлкен көлемімен сипатталады.



Тұрақты сақтауға еліміздің экономика салаларының жетекшілері болып табылатын жеке жобаларды, ірі объектілер мен кешендер таңдап алынады. Жекелеген жағдайларда бірегей көлемдік-жоспарлау шешімдері бар, отандық және шетелдік ең жаңа ғылыми-техникалық жетістіктер ескерілген, жаңа құрылыс материалдары, жабдықтардың жаңа түрлері және прогрессивті технологиялық процестер қолданылған шағын объектілер іріктеуге жатады.

69. Су шаруашылығы құрылысын жобалау құжаттарынан тұрақты сақтауға ірі су қоймаларының, магистральдық каналдардың, сорғы станцияларының объектілері іріктеліп алынады.

70. Қалалардың тарихи бөлігін және сәулет ескерткіштерінің және бақша-саябақ өнерін қайта қалпына келтірудің жобалық құжаттарынан тұрақты сақтауға:

1) тарихи және мәдени ескерткіштері бар қалаларды жобалау және құрылысын салу жобалары;

2) тарих, сәулет ескерткіштерінің және табиғи ландшафтың күзетілетін аумақтарының жобалары;

3) қалалардың орталық (тарихи) аудандарын жоспарлаудың жобалары;

4) сәулет ескерткіштері мен бақша-саябақ өнері ескерткіштерін реставрациялау және қалпына келтіру жобалары беріледі.

71. Тұрақты сақтауға іріктеп алынатын жобалық құжаттаманың құрамы, әртүрлі хронологиялық кезеңде әзірленген жобалардың практикасына байланысты.



Тұрақты сақтауға жұмыс құжаттамасы келіп түседі.

72. Конструкторлық құжаттаманы іріктеу барысында базалық модельдерге, ерекше бұйымдарға, сериялық өндірістің негізі нұсқаларына ерекше назар аударылады. Модификациялардан іс жүзінде жаңа модельді білдіретіні ғана іріктеп алынады.

73. Тұрақты сақтауға «Техникалық ұсыным» кезеңінде түсіндірме жазба және техникалық ұсынымның ведомосі, «Нобай жобасын» кезеңінде түсіндірме жазба және нобай жобасының ведомосі беріледі.

Бұл кезеңде құжаттарды тұрақты сақтауға аса күрделі өнімдерді әзірлеу кезінде рұқсат етіледі.

74. «Техникалық жоба» кезеңінде тұрақты сақтауға мынадай құжаттардың түрлері:



1) түсіндірме жазба;

2) техникалық жобаның ведомосі;

3) жалпы түрдің сызбасы;

4) бұйым үлгілерін даярлаудың техникалық шарттары келіп түседі.

75. «Жұмыс құжаттамасы» кезеңінде тұрақты сақтауға:



1) бірыңғай тораптардың жалпы түрінің сызбасы;

2) топтық конструкторлық құжаттар;

3) бұйымдардың схемасы тапсырылады.

76. Бөлшектердің сызбалары тұрақты сақтауға конструкциясының жаңашылдығы немесе бірегейлігі жағдайында келіп түседі.

77. Технологиялық құжаттамаға сараптама жасау конструкторлық құжаттамаға сараптама жасаудың әдістемесіне ұқсас.

Нысандарды тұрақты сақтауға іріктеу кезінде мыналарды:

1) автоматтандыру дәрежесі, механикаландыру және технологиялық процестерді типке жатқызуды;

2) жеке технологиялық процестердің түпнұсқалығын және бірегейлігін;

3) осы процестердің әрқайсысын қолданудың ауқымдылығын, процестердің және олардың экономикалық нәтижелілігін ескеру қажет.

78. Технологиялық құжаттаманың құндылығына сараптама жасауда «жұмыс құжаттамасы, сондай-ақ «тәжірибелік үлгі», «орнату сериясы» кезеңдерінде ерекше техникалық шешімдер бар болса, осы құжаттаманың маңызы зор.

79. Тұрақты сақтауға берілетін негізгі технологиялық құжаттарға:

1) бағыттық карта, кешендік карта, технологиялық құжаттардың ведомосі, технологиялық бағыттар желілерінің ведомосі, үлгі (топтық) технологиялық процесте (операцияның) құрастырылатын бірліктердің тізімі;

2) өнімді құрастыру ведомосі;

3) жабдықтар ведомосі, технологиялық процестің картасы, типтік (топтық) технологиялық процестің картасы;

4) заттардың тұрақты технологиялық уақыт тәртібі, өнімдердің, дәрілердің және микроорганизмдердің тұрақты технолгиялық регламенті, зертханалық технологиялық регламент, өнімдер мен дәрілердің тәжірибелік лектерін эксперименттік шығару жөніндегі технологиялық нұсқаулықтар;

5) өнімдердің жаңа түрлерінің даярлануымен, дәрілердің технологиялық кепілдемесі;

6) технологиялық карталар және заттарды, өнімдерді, дәрілерді және микроорганизмдерді алу технологияларын суреттеу, жиынтық технологиялық (өндірістік-технологиялық) схемалар, рецептура, регламенттер, технологиялық процестер жөніндегі ұсынымдар;

7) өндірістің технологиялық режимдерінен ауытқуларға жол беру нормалары, технологиялық паспорт, аттестаттаатын өнімнің сапасы деңгейінің картасы;

8) жаңа өнімдер мен дәрілердің халықаралық және отандық стандарттардың талаптарына сәйкестігі туралы жиынтық есептер;

9) бұйымдарды өңдеу мен құрастыру жөніндегі технологиялық (техникалық) сипаттамалар мен есептік деректер;

10) үстіңгі беттердің, алаңдардың және дайындалатын бұйымдардың басқа да геометриялық сипаттамаларының жиынтық есептемелері, жабдықтардың техникалық-экономикалық сипаттамасы, технологиялық процестердің альбомдары, арнайы технологиялық жабдықтардың жиынтықтары (керек-жарақтар, аспаптар, мөртабандар), қайта орнатылатын әмбебап керек-жарақ кешені жатады.

80. Тұрақты сақтауға осы саладағы ғылымның даму деңгейі туралы айтуға мүмкіндік беретін іргелі және қолданбалы зерттеулерге жататын проблемалар бойынша ғылыми-зерттеу құжаттамасы жатады.

81. Тұрақты сақтауға:

1) мемлекеттік, халықаралық, салааралық бағдарламаларға енгізілген ғылыми-зерттеу және тәжірибелік-конструкторлық жұмыстарды орындауға арналған тапсырмалар мен талаптар;

2) ғылыми-тарихи құндылығы бар және басқа құжаттарда қайталанбайтын ақпаратты қамтитын, дербес мәні бар, сондай-ақ көрнекті ғылым және техника қайраткерлері жасаған кезеңдік және аралық есептер;

3) ғылыми-зерттеу, тәжірибелік-конструкторлық, тәжірибелік-технологиялық және эксперименттік-жобалау жұмыстарының аяқталған тақырыптары бойынша есептер;

4) жиынтық, қорытынды ақпаратты қамтитын ғылыми-зерттеу жұмыстары туралы жылдық жиынтық есептер;

5) монографиялардың, мақалалардың қолжазбалары, ғылыми дәрежелерге ізденудегі диссертациялар, авторефераттар беріледі.

82. Тұрақты сақтауға авторлық куәлік (патент) беру туралы шешім қабылданған өнертабысқа (жаңалыққа) қарастырылған өтінімдер іріктеп алынады.

83. Авторлық куәлік (патент) беруден бас тарту туралы шешімдер қабылданған болжамды өнертабысқа (жаңалыққа) қарастырылған өтінімдер ішінен тұрақты сақтауға ұтымды ғылыми-техникалық шешімдері бар өтінімдер іріктеп алынады.

84. Куәлік немесе патент беру туралы шешім қабылданған, қаралуы аяқталған өнеркәсіптік үлгілерге берілген өтінімдер тұрақты сақтауға іріктеп алынады. Сондай-ақ куәлік немесе патент беруден бас тарту туралы шешімдер қабылданған, қаралуы аяқталған өнеркәсіптік үлгілерге берілген өтінімдер, егер:



1) оларды ғылым мен техниканың көрнекті қайраткерлері берсе;

2) оларда бірегей көркемдік-конструкторлық шешімдер болса;

3) олардың авторлары көрмелерде дипломдармен, медальдармен және сыйақылармен марапатталған болса, тұрақты сақтауға тапсырылады.

 

 



Параграф 6. Ғылыми-техникалық құжаттамасы бар істерді қалыптастыру және өңдеу тәртібі

 

85. Ғылыми-техникалық құжаттамасы бар іс бір сатыға, бір негізгі жиынтыққа, тақырыпқа (құрастыру бірлігі) жататын құжаттардан қалыптасады. Бір сатыдағы, бір негізгі жиынтықтағы, тақырыптағы (құрастыру бірлігіндегі), көлемі жағынан едәуір құжаттар бірнеше істі құрайды.

86. Құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеу кезінде оларды сипаттау мен жүйелеудің карточкалық тәсілі қолданылады. Карточкаға:

1) сипатталатын істің мұқабасында қарындашпен жазылған жұмыс нөмірі;

2) әзірлеуші ұйымның ресми атауы;

3) жобаның аты (әзірлемелер, ғылыми-зерттеу жұмыстың тақырыптары), объектінің нөмірі (өндірістік шифры, белгіленуі, тақырыптың, күзет құжатының нөмірлері);

4) негізгі жиынтықтың (құрастыру бірлігінің), оның маркасының аты;

5) тақырып, жоба басшысының (автордың, авторлардың) аты;

6) әзірлеме аяқталатын жыл;

7) нөмірленген парақтардың саны жазылады.

Карточкалар тізімдемедегі істерді жүйелеудің қабылданған схемасына сәйкес жүйеленеді.

87. Тұрақты сақтауға берілетін ғылыми-техникалық құжаттама толық ресімдеуге:



1) сызбаларды бүктеуге;

2) мәтіндік құжаттарды тігуге (түптеуге);

3) парақтарды нөмерлеуге;

4) куәландыру парақтарын жасауға;

5) істердің мұқабаларын ресімдеуге жатады.

88. Графикалық құжаттар үш клапанды және байлаулы папкаларға салынады. Әрбір іске 50 парақтан аспайтын, шартты түрде А4 форматына (297Х210 мм) келтірілген, жуандығы үш-төрт сантиметрден аспайтын сызбалар енгізіледі.

 

 

Параграф 7. Дыбыстық-бейнелік құжаттама құндылығына сараптама жүргізу тәртібі



 

89. Дыбыс-бейне жазу құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу мен сақтауға іріктеу кезінде дыбыс-бейне жазу құжатының толықтығы және жиынтығының сақталу дәрежесі, мәтіндік ілеспелі құжаттаманың болуы мен сапасы, дыбыс-бейне жазу құжатын ғылыми және практикалық пайдалану мүмкіндігі ескеріледі, сондай-ақ ақпараттың қайталану мәселелері, дыбыс-бейне жазу құжаттарының дублеттілігі, қабылдануы және нұсқалылығы шешіледі.

Дублетті дыбыс-бейне жазу құжаттарының ішінен мемлекеттік сақтауға сапасы жоғары суреттемелер, жазбалар, үлдірлер, шығыс материалдарының қажетті жиынтығы мен ілеспе (киноқұжаттар үшін) материалдары бар дыбыс-бейне жазу құжаттары іріктеп алынады.

Игерілген кино және үнқұжаттар жеке қарастырылмайды, өйткені кинокадрлар мен үнқұжаттардың үзінділері монтаждың арқасында әртүрлі мағыналық ауыртпалығы және жеке мәні жоқ болып келеді. Оларды ең алдымен кино және үнқұжаттардың басқа материалдарымен байланыстыру арқылы қарастыру қажет.

Ғылыми-тарихи және мәдени құндылығы бар бірнеше фото және үнқұжаттардан тұрақты мемлекеттік сақтауға, мазмұндылығы жағынан толық, жақсы композициялары, түрлі-түсті шешімдері мен қолдану көлемінің (фотоқұжаттар үшін) ерекшелінген құжаттар алынады.

90. Құндылығына сараптама жүргізу барысында қандай да болмасын бүлінгені бар дыбыстық-бейнелік құжаттар айқындалады.



Бүліну, әсіресе химия-биологиялық (сарғаю, көгеру, эмульсияның қабыршақтануы) анықталған жағдайда аталған өндіріс жылындағы, сақталу жағдайлары бірдей барлық дыбыс-бейне жазу құжаттарына бақылау жүргізіледі.

Ақауы бар дыбыс-бейне жазу құжаттарын қайта қалпына келтіру-алдын ала өңдеу, осы жұмыстарды жүргізудің тәртібін реттейтін салалық нормативтердің талаптарына сәйкес жүргізіледі.

91. 1922 жылға дейінгі кезеңді қоса алғандағы жасақталған дыбыс-бейне жазу құжаттары жоюға бөлінбейді. 1922 жылдан 1945 жылға дейінгі кезеңді қоса алғандағы қалыптасқан дыбыс-бейне жазу құжаттарын жою уәкілетті органның рұқсатымен жүзеге асырылады.

 

 

Параграф 8. Электрондық құжаттар құндылығына сараптама жүргізу тәртібі



 

92. Ұйымның қызметінде қалыптасатын электрондық құжаттар оның орындайтын міндеттері мен функцияларына байланысты:

1) электрондық басқарушылық құжаттар;

2) электрондық дыбыс-бейне жазу құжаттары;

3) электрондық ғылыми-техникалық құжаттар;

4) қағазда тасығышта аналогы жоқ ерекше ақпараттық ресурстар (электрондық кадастрлар, тіркелімдер, тізілімдер, базалар және дерекқорлар, интернет-жарияланымдар және тағы басқалар) болып бөлінеді.

93. Мемлекеттік сақтауға электрондық басқарушылық, дыбыс-бейне жазу және ғылыми-техникалық құжаттарды іріктеу олардың дәстүрлі тасығыштардағы аналогтары үшін қабылданған өлшемдер негізінде жүргізіледі.



Ерекше ақпараттық ресурстар мемлекеттік сақтауға мынадай өлшемдер негізінде іріктеп алынады:

1) осы ақпараттық қорды жинақтау толықтығы, яғни заттардың немесе құбылыстардың осы сыныбы бойынша Қазақстан Республикасында бар ақпараттың жалпы көлемімен осы ақпараттық ресурс құрамында бар ақпараттың арақатынасы;

2) ақпараттың шынайылығы;

3) ақпаратты жинау жүйесімен айқындалатын ақпараттық ресурстың бірегейлігі;

4) ақпараттық ресурстың әлеуметтік маңыздылығы.

 

 



3. Ұйым мұрағатының құжаттарын сақтау


Каталог: fileadmin -> user upload -> npa
npa -> «Ќазаќстан Республикасыныѕ Азаматтыќ процестік Кодексі» Ќазаќстан Республикасыныѕ 2015 жылєы 31 ќазандаєы №377-v кодексі
npa -> «Азаматтыќ ќорѓау туралы» Ќазаќстан Республикасыныњ 2014 жылѓы 11 сєуірдегі №188-v зањы
npa -> Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларын бекіту туралы Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы №144 бұйрығы
npa -> Ауыз сумен жабдықтаудың баламасыз көздері болып табылатын ерекше маңызды топтық және оқшау сумен жабдықтау жүйелерінен ауыз су беру жөніндегі көрсетілетін қызметтер
npa -> Ќазаќстан Республикасыныѕ Су Кодексі (2003 ж. 9 шілде №481-іі)
npa -> «Елді мекендердіњ сумен жабдыќтау жєне су б±ру ж‰йелерін пайдалану ќаѓидаларын бекiту туралы» Ќазаќстан Республикасы ¦лттыќ экономика министрініњ 2015 жылѓы 28 аќпандаѓы №163 б±йрыѓы (Paragraph)
npa -> «Ќазаќстан Республикасыныњ Экологиялыќ кодексі» Ќазаќстан Республикасыныњ 007 жылѓы ќањтардаѓы №212-iii кодексі
npa -> «Сумен жабдыќтау жєне су б±ру жµнінде кµрсетілген ќызметтіњ кµлемін есептеу єдістемесін бекіту туралы» Ќазаќстан Республикасы Ќ±рылыс жєне т±рѓын ‰й-коммуналдыќ шаруашылыќ істері агенттігініњ 2011 жылѓы 26 ќырк‰йектегі №354 б±йрыѓы


Достарыңызбен бөлісу:
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12


©kzref.org 2019
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет