Мемлекеттік мұРАҒаты аудандық ЖӘне оларға теңестірілген соттардың ҚҰжаттарына ғылыми-техникалық ӨҢдеу жүргізу бойынша әдістемелік кеңестер



жүктеу 370.14 Kb.
Дата10.05.2019
өлшемі370.14 Kb.

ШЫҒЫС ҚАЗАҚСТАН ОБЛЫСЫНЫҢ

МЕМЛЕКЕТТІК МҰРАҒАТЫ



АУДАНДЫҚ ЖӘНЕ ОЛАРҒА ТЕҢЕСТІРІЛГЕН СОТТАРДЫҢ ҚҰЖАТТАРЫНА ҒЫЛЫМИ-ТЕХНИКАЛЫҚ ӨҢДЕУ ЖҮРГІЗУ БОЙЫНША ӘДІСТЕМЕЛІК КЕҢЕСТЕР

Орындаушы

1 санатты біліктілігі

жоғары мұрағатшы Е.В. Костина

ШҚО мұрағаттар және

құжаттама басқармасының

22.11.2007 жылғы

№18 хаттамасымен


МАҚҰЛДАНДЫ
Өскемен қаласы

2006 жыл


КІРІСПЕ
Бұл әдістемелік құрал аудандық және оған теңестірілген соттардың мұрағат қызметінің қызметкерлеріне Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры (ҚР ҰМҚ) құрамына жатқызылған басқарма және ерекше құжаттарды және жеке құрам бойынша құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеуге әдістемелік көмек көрсету мақсатында жасалған.

Құралда негізгі әдістемелік және ұйымдастыру ережелері қарастырылған, аудандық және оларға теңестірілген соттардың (бұдан әрі – соттар) іс әрекеті барысында пайда болған құжаттарды тәртіпке келтіру барысында орындаушылар жүзеге асыру қажет міндеттер мен жұмыстар кешені анықталған.




  1. ДАЙЫНДЫҚ ҰЙЫМДАСТЫРУ-

ӘДІСТЕМЕЛІК ІСШАРАЛАР
Соттарда құжаттарды тәртіпке келтіру бойынша жұмыстарды ұйымдастыру және жүргізу үшін тұрақты жұмыс істейтін сараптау комиссиясы (СК) құрылады, оның құрамын сот төрағасы бекітеді. Комиссияға бес адамнан кем кірмейді. СК төрағасы болып судьялардың біреуі тағайындалады. СК құрамына міндетті түрде іс жүргізу қызметінің және ведомстволық мұрағаттың қызметкері кіреді.

Тұрақты сақтауға құжаттар іріктеу бойынша жұмыстарды бекітілген істер номенклатурасын, ұйымдастыру-өкімдік құжаттамаларды, сонымен бірге іс тізімдемелері мен тарихи анықтаманы (егер бұл ғылыми-техникалық өңдеу ретімен болып табылса) зерделеуден бастаған жөн. Сарапшылар соттардың жұмысы, оның міндеттері, функциялары, оның құзіретіне кіретін сұрақтар аясын, басқа ұйымдармен байланысы туралы жақсы хабардар болуы керек. Бұл мәліметтердің барлығы сот әрекетінің негізгі бағыттарын анықтау үшін қажет. Сонымен бірге, соттың құрылымын, оның барлық өзгерістерін, іс жүргізудің жолға қойылуын зерделеу керек. Бұл мәліметтер сараптама жасағанда құжаттаманың сипатын, оның құндылығын анықтауға, тұрақты және уақытша сақтау құжаттарын анықтауға, әрекеттің негізгі сұрақтарын баяндайтын құжаттың қандай құрылымдық бөлімшеде жасалғанын, қай құрылмдарда екінші маңыздағы құжаттар жинақталатынын анықтауға көмектеседі.

Құжаттарды тұрақты мемлекеттік сақтауда басшылыққа алынады: сақтау мерзімі көрсетілген салалық (ведомстволық) құжаттар тізбесі, сақтау мерзімі көрсетілген мемлекеттік ұйымдардың әрекетінде пайда болған тұрпатты құжаттар тізбесі, соттың істер номенклатурасы.


  1. ҚҰЖАТТАРДЫ ҒЫЛЫМИ-ТЕХНИКАЛЫҚ ӨҢДЕУ

Құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеу – тұрақты және уақытша сақтау менрзімді және жеке құрам бойынша іс жүргізумен аяқталған құжаттарды тәртіпке келтіруге бағытталған жұмыстар кешені. Құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеу процесі келесі жұмыс түрлерінен тұрады:

- құжаттардың құндылығын сараптау, сақтауға жатпайтын істерді жоюға бөлу (нарядтар) туралы акт жасау;

- құжаттарды істерге қалыптастыру (нарядтар);

- атаулар жасау, құжаттардың шеткі уақыттарын анықтау және қою;

- істерді (нарядтарды) тігу, парақтарды нөмірлеу, куәлендіру жазбасы мен ішкі тізімдемені хаттау;

- мұқабаны хаттау;

- істерді (нарядтарды) жүйелеу;

- тұрақты сақтау істерінің (нарядтардың), уақытша сақтау (10 жылдан жоғары) істерінің тізімдемелерін, қылмыстық, азаматтық істерді және әкімшілік құқықбұзушылық істерінің тізімдемелерін жасау;

- жеке құрам бойынша тізімдеме жасау;

- тұрақты және ұзақ сақталатын істердің титулды беттері мен тізімдемелеріне (нарядтарына) алғысөз жасау;

- жеке құрам бойынша істердің титулды беті мен тізімдемелеріне алғысөз жасау.




  1. ҚҰЖАТТАРДЫҢ ҚҰНДЫЛЫҒЫН САРАПТАУ

Мемлекеттік мұрағаттарға құжаттарды сақтауға іріктеу құжаттар құндылығын сараптау негізінде сақтау мерзімі көрсетілген ведомстволық және тұрпатты құжаттар тізбесін пайдалана отырып, жүзеге асырылады.

Құжаттардың құндылығын сараптау дегеніміз құжаттың ғылыми, әлеуметтік, мәдени және практикалық маңызын анықтау және іріктеу мақсатында құндылық принциптері мен өлшемдері негізінде құжаттарды зерделеу. Құндылықты сараптау барысында Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры (ҚР ҰМҚ) құжаттарының құрамына жатқызылатын құжаттар, жеке құрам бойынша құжаттар, уақытша сақтау құжаттары ары қарай жоюға бөлу үшін іріктеледі.

Құндылықты сараптағанда әр іс (наряд) бет бойынша қаралады. Екінші даналары, жоба жазбалар, құжаттардың хатталмаған көшірмелері істен (нарядтан) алынып тасталады. Іс (наряд) атау бойынша құндылықты анықтауға болмайды, себебі атау істің (нарядтың) нақты мазмұнына сәйкеспеуі мүмкін.

СТК белгісі қойылған істер де тұрақты сақтауға жататан құжаттарды анықтау мақсатында бет бойынша қаралады. СТК белгісі істе (нарядта) саяси, ғылыми, мәдени немесе тарихи маңызы бар құжаттар болуы мүмкін екенін білдіреді. Тұрақты сақтау құжаттарынан тұратын СТК белгісі қойлыған істер (нарядтар) қайта қалыптастыруға жатады. Олардың құрамынан бөлінген тұрақты сақтау құжаттары біртектес істерге (нарядтарға) қосылады және жеке істерге (нарядтарға) біріктіріледі.

Қалған құжаттардан тұратын істердің (нарядтардың) сақтау мерзімі ведомстволық немесе тұрпатты тізбе бойынша анықталады.

Тұрақты сақтауға ең бірінші соттардың негізгі әрекеттерін мазмұны толығымен сипаттайтын құжаттардың түпнұсқалары іріктеледі, түпнұсқалары болған жағдайда көшірмелер жойылады. Аудандық және оған теңестіріліген соттардың негізгі іс әрекеттерін сипаттайтын құжаттарына бұйрықтар; қайта құру, қайта атау, жою, жылжыту туралы өкімдер, шешімдер; сот әрекеті туралы есептер, баянхаттар, анықтамалар; қылмыстық, азаматтық істерді және әкімшілік құқықбұзушылық істерді қарау бойынша соттар жұмысы туралы статистикалық есептер; сот жұмысын тексеру құжаттары; алқаның, Қазақстан Республикасы жоғары соты пленарлық мәжілісітерінің, облыстық және оған теңестірілген соттардың қаулыларын, Жоғары Сот Төрағасының, облыстық соттардың өкімдерін, Комитеттің және соттар әкімшісінің бұйрықтарын орындауды тексеру бойынша құжаттар; сот тәжірибесі шолулары мен қорытындылары; бұқарарлық ақпарат құралдарындағы жарияланымдарының іріктемелері; тиісті мемлекеттік мұрағат мекемесімен келісілген істер номенклатурасы; шешімдердің алынған түпнұсқалары және кейінгі анықтамалар және жоғары тұрған соттардың азаматтық істер бойынша қаулылары; үкімдердің алынған түпнұсқалары және кейінгі анықтамалар және жоғары тұрған соттардың қылмыстық істер бойынша қаулылары; әкімшілік құқықбұзушылқ істері бойынша қаулылардың алынған түпнұсқалары және және жоғары тұрған соттардың кейінгі анықтаулары; қылмыстық, азаматтық істердің, әкімшілік құқықбұзушылық істерінің картотекалары және оларға алфавиттік көрсеткілер жатады.

Қорда түпнұсқа құжат жоқ болған жағдайда, жоғалған түпнұсқаның орнын басатын құжат ретінде көшірме тұрақты сақтауға қалдырылады.

Телнұсқа құжаты болғанда келесіні есте ұстаған жөн: құжаттар сақтауға тек әдетте осы құжат жасалған және сол құжат әрекетін баяндайтын құрылымдық бөлімшелерде ғана қалдырлады; басқа ұйымдар мәлімет үшін жіберген құжаттар жойылуға бөлінеді.

Есептердің құндылығын сараптағанда сақтауға әдетте жылдық есептер қалдырылады, тоқсандық және айлық есептер жойылады. Жылдық есеп жоқ жағдайда сақтауға тоқсандық есептер қалдырылырып, айлық есептер жойылады.

Егер сараптама процесінде соттың негізгі әрекетін білдіретін құжат жоқ болып шықса, бұл құжаттарды іздеу шаралары атқарылады. Егер іздеу оң нәтиже бермесе ұйым басшылығына жоғалған құжаттың орнын толтыру немесе жоғалған құжатты жоғары тұрған органдардан алып қалыпына келтіру туралы мәселе шешуге қойлады.


  1. ҚҰЖАТТАРДЫ ІРІКТЕУ ЖӘНЕ

ОЛАРДЫ ЖОЮҒА ХАТТАУ
Құжаттардың құндылығын сараптау қорытындысы бойынша тұрақты, уақытша сақтау және жеке құрам бойынша құжаттардың тізімдемелері, сонымен бірге сақтауға жатпайтын істерді (нарядтарды) жоюға бөлу туралы актілер жасалады.

Істерді (нарядтарды) жоюға іріктеу келесі негізде жүзеге асырылады: сақтау мерзімі көрсетілген ведомстволық құжаттар тізбесі; істер номенклатурасы; қабылдау-өткізу тізімдемесі; ұйымдастыру-өкімдік құжаттамалардан тұратын істер тізімдемелер; қылмыстық, азаматтық істердің және әкімшілік құқықбұзушылық істер тізімдемелері.

Істерді (нарядтарды) жоюға бөлу қорытындысы актілермен хатталады, ол актілер бекітілген формада екі дана етіп жасалады (1 қосымша).

Қылмыстық, азаматтық істердің және әкімшілік құқықбұзушылық істерді, сонымен бірге үкімдерді орындауға байланысты материалдарды, соттылықты алып тастау туралы материалдар жоюға бастапқыда есептік-статистикалық карточкалар бойынша (әр карточканың жоғары оң жақ бұрышында істі сақтаудың соңғы жылы қойлады), содан кейін белгіленген сақтау мерзімі өтіп кеткен істер іріктеледі.

Жоюға іріктелген қылмыстық және азаматтық істер ішінен тұрақты сақтауға үкімдердің, шешімдердің, қаулылардың түпнұсқалары, сонымен қатар, жоғары тұрған соттардың кейінгі анықтамалары мен қаулылары, қысқартылған істерден істі қысқарту туралы анықтамалар қалдырылады.

Үкімдерге, шешімдерге, қаулыларға, сонымен қатар кейінгі анықтамалар мен жоғары тұрған соттардың қаулыларының түпнұсқаларына олар алынған істің тіркеу нөмірі қойылады.

Қылмыстық, азаматтық істерді және әкімшілік құқықбұзушылық туралы істерді, сонымен бірге үкімдердің орындалуына байланысты материалды жоюға бөлу туралы акт жасағанда келесі ережелер сақталуы тиіс:


  1. істер актіде жылдар бойынша және тіркеу нөмірінің өсу ретімен орналасады;

  2. «Істер атауы немесе істердің топтасқан атауы» деп аталатын 2 графада іс нөмірі, сотталушының аты-жөні, ҚР Қылмыстық кодексінің бабы, жауапкер мен талапкердің аты жөндері, талап мәні, құқық бұзушының аты-жөні;

  3. «Уақыты және істің шеткі уақыттары» деп аталатан 3 графада істің қаралған жылдары қойылады;

  4. актінің соңында міндетті түрде істен үкімдердің, шешімдердің, қаулылардың, сонымен бірге жоғары тұрған соттардың кейінгі анықтамалары мен қаулыларының алынғаны туралы белгі қойылады.

Есептік-статистикалық карточкаларда істің жойылғаны туралы белгі мен актінің жасау уақыты көрсетіледі.

Қылмыстық және азаматтық істермен бірге жоюға ұйымдастыру-өкімдік істер (нарядтар), сонымен бірге, сақтау мерзімі өтіп кеткен үкімнің орындалуына байланысты, соттылықты алып тастау туралы істер, орындау өндірістері, тіркеу кітаптары, журналдар, картотекалар іріктеледі.

Жоғарыда аталған құжаттарды жоюға іріктеу жеке актімен хатталады. Құжаттардың әр тобы актіге Тізбе бабына сәйкес жойылатын нарядтардың істердің, өндірістердің нөмірлерін (индекстерін) көрсете отырып, енгізіледі.

«Істер атауы немесе істердің топтасқан атауы» деп аталатын 2 графада істердің (наряд), тіркеу кітабтары мен журналдарының атаулары істер номенклатурасы бойынша атауларға сәйкес қойылуы қажет.

«Уақыты және істің шеткі уақыттары» деп аталатан 3 графада істер (нарядтар), тіркеу кітаптары мен журналдарының басталу жылддары мен іс жүргізумен аяқталған жылдары, орындаушы және басқа өндірістер үшін – олардың іс жүргізуде басталған жылы; сот істері бойынша – оларды қарау жылдары қойылады. Жоюға бөлуге жататын сот істерінің ішінен ары қарай сақтау үшін азаматтардың жеке құжаттары ары қарай сақтауға алынады және жеке іске (нарядқа) орналастырылады, оның өзінің құжаттарының ішкі тізімдемесі болады. Тізімдемеге енгізіледі: құжат иесінің тегі, аты, әкесінің аты, құжат атауы және құжат алынған іс нөмірі, істің қаралуы жылдары, істі жоюға бөлу туралы акт нөмірі мен уақыты. Талап етілмеген жеке құжаттар соттың ведомстволық мұрағатында 50 жыл, еңбек кітапшасы азаматтың бекітілген жалпы зейнет жасына жеткеннен кейін 10 жыл бойы сақталады.

Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актіні соттың сараптау комиссиясы тұрақты сақтау істерінің (нарядтарының) тізімдемелері мен жеке құрам бойынша істер тізімдемелерімен бір мезігілде қарайды және мақұлдайды. Мақұлданған актілер тиісті мұрағат мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясына (СТК) тұрақты сақтау және жеке құрам бойынша істер (нарядтар) тізімдемелерімен бірге қарауға беріледі. Тек мұрағат мекемесі келісім берген соң ғана соттар актіге енгізілген істерді жою құқығына ие болады. Сот істерінің, ұйымдастыру-өкімдік құжаттарынан тұратын істер (нарядтар) жағу жолымен жойылады. Жоюға бөлінген істерді, нарядтарды шаруашылық қажеттіліктерге пайдалануға немесе қағаз қалдықтарын қабылдау орнына өткізуге қатаң тыйым салынады.




  1. ІСТЕРДІ (НАРЯДТТАРДЫ)

ҚАЛЫПТАСТЫРУ ЖӘНЕ ХАТТАУ
Істерді қалыптастыру – бұл орындалған құжаттарды істер номенклатурасына сәйкес іске топтау және іс ішінде құжаттарды жүйелеу.

Ұйымдастыру-өкімдік құжаттамалардан тұратын істерді (нарядтарды) қалыптастырғанда келесі негізгі талаптарды сақтау қажет:



  • іске (нарядқа) тек орындалған, істер номенклатурасындағы атауларға сәйкес дұрыс хатталған құжаттар ғана енгізіледі;

  • бір сұраққа қатысты құжаттар бірге орналастырылады;

  • бір іске (нарядқа) келесі жылға ауысатын құжаттардан өзге бір күнпарақ жылының құжаттары топтастырлады;

  • тұрақты және уақытша сақтау құжаттары бөлек істерге (нарядқа) қалыптастырылады;

  • құжаттың мемлекеттік, орыс және басқа тілдегі нұсқалары бір іске бірге топтастырылады;

  • қайтаруға жататын құжаттар мен артық даналар, құжаттың жоба жазбасы іске (нарядқа) тігілмейді;

  • істің қалыңдығы 4 см-ден бет саны 250 парақтан аспауы керек, одан артса істерді жеке томдарға, бөлімдерге бөліп қалыптастырады;

  • іс (наряд) ішінде құжаттарды сұрақтардың баяндалу ретіне сәйкес (хронологиялық тіртіпте, шешілетін мәселелер бойынша) немесе іс (наряд) басында бастамалық құжатты, содан кейін – жауап, ары қарай – мәселе шешімінің барысын мазмұндайтын басқа құжаттарды орналастыру қажет;

  • өкімдік құжаттар мен оларға қосымша құжаттар бір іске біріктіріледі;

  • негізгі іс әрекет бойынша бұйрықтар, жеке құрам бойынша бұйрықтар және қызметкерлердің іссапарлары бойынша бұйрықтар жеке іске қалыптастырылады;

  • есептер олардың жасалу уақытына қарамастан іс жасалған жылға сәйкес қалыптастырылады;

  • қызметкерлердің жеке істері хронологиялық ретпен олардың түсуіне сәйкес хронологиялық тәртіппен қалыптастырылады;

  • еңбекақы бойынша жеке есеп шоттар жеке іске қалыптастырылады және қызметкерлер тегінің алфавиттік ретімен орналастырылады;

  • жеке еңбек келісім шарттары жеке істер құрамында немесе қызметкерлердің алфавиттік тәртібімен жеке қалыптастырылады;

  • жеке тұлғалардың тізімдері және зейнетақы жинақтау қорына міндетті зейнетақы жарнасын аударуға төлемдік тапсырыстар жеке бір іске қалыптастырылады.

Қылмыстық, азаматтық және әкімшілік құқық бұзушылық істері оларды соттың ведомстволық мұрағатына бергенге дейін іс қаралғаннан кейін бірден хатталады. Сот істерінде іске кірістірілген барлық құжаттар тігіледі, нөмірленеді, ішкі тізімдемелері мен куәлендіру жазбасы толтырылады. Сот істеріндегі құжаттар келесі хронологиялық ретпен тігіледі: бірінші сот қарауына дейінгі сот актілері мен хат алмасулар, содан кейін сот қарауы барысында олардың түсу тәртібіне қарай іске кірістірілген құжаттар, сот мәжілісініің хаттамасы мен сот актілері (үкім, шешім, анықтау немесе сот қаулысы). Іс парақтарын нөмірлегеннен кейін іс материалдарының тізімдемесі жасалады, ал қылмыстық істер бойынша алдын ала тергеу органдары жасаған тізімдеме жалғастырылады.

Орындау өндірісін хаттау соттың ведомстволық мұрағатына бергенге дейін іске асырылады. Сот орындаушысы барлық құжаттарды тігуі, нөмірлеуі, куәлендіру жазбасын және ішкі тізімдемені толтыруы қажет.

Сақтау мерзімі өтіп кеткен жоюға бөлуге іріктелген қылмыстық істердің үкімдерінің алынған түпнұсқалары мен кейінгі анықтаулар және қылмыстық істер бойынша жоғары тұрған соттардың қаулылары іске (нарядқа) сақтау мерзімі өтіп кеткен жоюға бөлуге іріктелген азаматтық істер бойынша үкімдердің алынған түпнұсқалары мен кейінгі анықтаулар және азаматтық істер бойынша жоғары тұрған соттардың қаулыларынан бөлек қалыптастырылады. Әкімшілік құқықбұзушылық туралы істер бойынша алынған қаулылар және жоғары тұраған соттардың кейінгі анықтаулары жеке іске (нарядқа) біріктіріледі. Алынған үкімдер, шешімдер, қаулылар нарядқа істердің тіркеу нөмірінің өсу тәртібімен қалыптастырылады.

Аудандық және оларға теңестірілген соттарда нарядтық бір томына 25 қылмыстық немесе 50 азаматтық және әкімшілік құқық бұзушылық істерден артық емес алынған құжаттарды орналастырған жөн.




  1. АТАУЛАР ҚҰРАСТЫРУ, ҚҰЖАТТАРДЫҢ ШЕТКІ УАҚЫТТАРЫН АНЫҚТАУ ЖӘНЕ ҚОЮ

Істің (нарядтың) атауы қысқа, жинақы түрде іс (наряд) құжаттарының негізгі мазмұны мен құрамын бейнелеуі тиіс.

Атауда нақты емес ой болмауы керек («әр түрлі материалдар», «жалпы хат алмасу», басшылық құжаттар», «шығыс құжаттар»).

Нарядтағы құжаттар түрін (бұйрықтар, хаттамалар, есептер, актілер) атау басында көрсетіледі.



Мысалы: Негізгі әрекеттер бойынша бұйрықтар.

Бір сұрақ бойынша құжаттардан тұратын, бірақ іс жүргізу ретімен байланыспайтын атауда іс түрі (наряд) ретінде «құжаттар», ал атау соңында жақша ішінде құжаттың нақты түрі көрсетіледі.



Мысалы: БАҚ –мен жұмыс бойыншақұжаттар (шолулар, жарияланымдар іріктемелері, баяндамалар).

«Құжаттар» термині қандай да бір құжатқа қосымша құжаттары бар істер атауларында да пайдаланылады.

Мысалы: Тәртіптік кеңес мәжілісінің хаттамаларына құжаттар (баянхаттар, анықтамалар, есептер).

Хат алмасулардан тұратын іс атауында кіммен және қандай сұрақ туралы жүргізілгені көрсетіледі.

Мысалы: Шығыс Қазақстан облыстық сотымен кадрлардың біліктілігін арттыру сұрақтары бойынша хат алмасу.

Егер хат алмасу бір тектес корреспонденттермен және бір сұрақ бойынша жүргізілетін болса, онда олардың нақты аттары іс (наряд) атауында көрсетілмейді, олардың жалпы аты беріледі.

Мысалы: Аудандық соттармен ғылыми-практикалық конференция өткізу туралы хат алмасу.

Егер тек бір корреспондентпен ғана хат алмасу жүргізілсе істің (нарядтың) атауында оның аты көрсетіледі.



Мысалы: Шығыс Қазақстан облысы прокуратурасымен сот істері бойынша хат алмасу.

Қажет болған жағдайда іс атауында құжаттың көшірмеленуі туралы айтылады.

Мысалы: Шығыс Қазақстан облыстық сотының жеке құрам бойынша бұйрықтары. Көшірмелер.

Есептік құжаттардан тұратын іс (наряд) атауында есеп жасалған кезең (айы, тоқсан, жыл) көрсетіледі.

Мысалы: 2005 жылғы сот жұмысы туралы тоқсандық есептер.

Егер іске (нарядқа) белгілі формадағы статистикалық есеп қалыптастырылса, онда іс (наряд) атауында форманың аты мен нөмірі, шартты белгісі көрсетіледі. Форманың нөмірі негізгі элемент емес атауға қосымша ретінде жақшаға алынады.



Мысалы: 2004 жылғы бірінші сатыдағы соттың қылмыстық және азаматтық істерді, әкімшілік жауапкершілік туралы материалдарды қарау туралы жылдық статистикалық есептер (Ф.Ф, 1, 1а, 2).

Қылмыстың іс атауында сотталғанның тегі, аты, әкесінің аты, ол сотталған ҚР Қылмыстық кодексінің тиісті бабының толық атауы.

Мысалы: Герасимов Максим Максимовичті ҚР ҚК 73 б. П т. бойынша айыптайтын қылмыстық іс (жалған теңге жасау).

Азаматтық істер мен әкімшілік құқықбұзушылық істердің атауларында жауапкер мен талапкердің тегі, аты, әкесінің аты, талап мазмұны, құқықбұзушының тегі, аты, әкесінің аты көрсетіледі.



Мысалы: Стриженова Ирина Николаевнаның Стриженов Юрий Петровичке некені бұзу және алимент төлеу туралы талабы бойынша азаматтық іс.

Іс (наряд) мұқабасында міндетті түрде құжаттың шеткі уақыттары көрсетіледі, яғни іс жүргізумен басталған және аяқталған жылы көрсетіледі. Шеткі уақыттарын көрсету қажетті кезеңдегі құжаттарды іздеуге, оларды хронологиялық белгілермен жүйелеуге көмектеседі.

Жоспарлы-есептік құжаттардан тұратын іс (наряд) датасы мұқабада көрсетілмеуі де мүмкін, себебі олардың уақыты атауда көрсетіледі.



Мысалы: 2000 жылғы бухгалтерлік есеп.

Өкімдік (бұйрықтар, өкімдер) және басқа құжаттамалардан және басқа құжаттамалардан (хат алмасу, анықтамалар, ақпараттар) тұратын істердің (нарядтардың) уақыты болып құжаттың дәл күнпарақтық уақыты есептеледі, яғни іске (нарядқа) енгізілген ең ерте және ең жай құжаттың жасалған күні қойылады.



Мысалы: Әкімшілік-шаруашылық әрекет бойынша бұйрықтар

5 қаңтар –

29 желтоқсан 2003 жыл;

Шығыс Қазақстан облыстық сотымен негізгі әрекеттер бойынша хат алмасу

6 қаңтар –

20 желтоқсан 2002 жыл.

Мәжіліс хаттамаларынан тұратын істің (нарядтың) уақыты ретінде іске (нарядтқа) енгізілген бірінші және соңғы хаттаманың жасалу немесе бекітілу күні қойлады.



Мысалы: Сараптау комиссиясы мәжілісінің хаттамалары

19 қаңтар –

25 қараша 2001 жыл

Бір құжаттан (хаттама, бұйрық, ереже) тұратын істерде (нарядтарда) уақытын атауда көрсетуге болады.



Мысалы: 2004 жылғы 16 наурыздағы аттестациялық комиссия мәжілісінің хаттамасы.

Егер іс (наряд) бірнеше томдардан, бөлімдерден тұратын болса, онда мұқабада әр томның, бөлімнің басталған және аяқталған уақытын көрсету керек.

Қылмыстық және азаматтық істердің уақыты ретінде үкімнің немесе шешімнің шығарылған кұні, айы, жылы алынады.

Мысалы: Скворцов Петр Леонидовичтің «Изумуруд» ЖШС-не денсаулығына келтірілген зиянды өтеу туралы талабы бойынша азаматтық іс.

2 қазан 2000 ж.

Құжаттың уақытын көрсеткенде алғашында күні, содан кейін айы мен жылы көрсетіледі. Күні мен жылы араб сандарымен көрсетіледі, айы сөзбен жазылады.

Егер құжат уақыты немесе жекелеген элементтері анық емес, мөлшерлі болса, құжат мазмұнын талдау негізінде құжат уақыты немесе жекелеген элементтері шаршы жақшаға алынады.

Мысалы: [15-нен ерте емес] мамыр 2005 ж.; [7 сәуір 1999 ж.]
7. ІСТЕРДІ (НАРЯДТАРДЫ) ТІГУ,

ПАРАҚТАРДЫ НӨМІРЛЕУ, КУӘЛАНДЫРУ

ЖАЗБАСЫ МЕН ІШКІ ТІЗІМДЕМЕНІ ХАТТАУ
Құндылық сараптамасынан өткен, қойылатын талаптарға сәйкес қалыптастырылған құжаттар қатты мықты жіппен 4 тесік жасай отырып, картон қағаздан жасалған қатты мұқабамен қапталып, құжаттың барлық мәтінін, уақытын, визасын, қарарын еркін оқу мүмкіндігін есепке ала отырып, тігіледі. Істерді (нарядтарды) тігуге дайындағанда металл қыстырғыштар, түйреуіштер, тоғындар алынып тасталды. Істі (нарядты) мықтап тігу үшін ені 13-15 мм болатын картон жолақ пайдаланылады. Егер іс (наряд) А3, А4, А5 форматты қағаз парақтан ортасынан бүктелген кітапша ретінде жасалған кітап немесе журнал іспеттес болып келсе тесік ортасынан жасалады (2 қосымша).

Егер құжат мәтіні парақ шетіне жақын және тіккенде тігістің ішінде қалатын болса, онда параққа мықты қағаздан жолақ жапсырылады, сол жолақ арқылы іс тігіледі.

Құжаттың істе орналасу тәртібін сақтау және бекіту мақсатында куәландыру жазбасы мен ішкі тізімдемеден өзге істің барлық парақтары ашық түрде араб сандарымен өсу ретімен нөмірленеді және мәтінге кірмейтіндей етіп, нөмір оң жақ жоғары бұрышына қара графит қарындашпен қойылады. Парақ нөмірлеуге сия мен түрлі-түсті қарындашты пайдалануға тыйым салынады.

Құжаттың ішкі тізімдемесінің парақтары жеке нөмірленеді.

Бірнеше томдардан, бөлімдерден тұратын істің (нарядтың) парақтары әр том немесе бөлім бойынша жеке нөмірленеді.

Екі бүктелген стандарттқа сәйкес емес парақтар нөмірлегенде, нөмір оң жақ жоғары бұрышында тұратындай етіп ашылады.

Істе өз бетінше жеке құжат болып табылатын фотосуреттер, сызбалар, диаграммалар және басқа көрнекі және ерекше құжаттар беттің сырт жағынан сол жақ жоғары бұрышына бет нөмірін қоя отырып нөмірленеді. Құжатқа алынбайтын етіп жабыстырылған парақ (қиындылар, үзінділер, фотосуреттер) бір парақ ретінде нөмірленеді. Егер құжатқа бір шетінен басқа құжат жапсырылған болса (қиындылар, аудармалар, еңбек ақы бойынша табуляграммалар), онда әр құжат жеке нөмірленеді.

Егер іске (нарядқа) ішіне құжаттар салынған конверт жапсырылған болса онда, бірінші конверт нөмірленеді, содан кейін конверт ішіндегі құжаттар жеке-жеке нөмірленеді.

Іске (нарядқа) тігілген құжаттардың (баспа басылымдары да) парақтары өз бетінше жеке нөмірленген болса бұл іс бойынша қайтадан жалпы нөмірленуі мүмкін немесе іс нөмірінің ретіне сәйкессе, бұрынғы нөмірін қалдыруға болады.

Парақтарды нөмірлеудің жекелеген қателері оларды мемлекеттік сақтауға беру сатысында анықталған болса, тиісті мемлекеттік мұрағатпен келісе отырып, ондай парақтарды литерлі нөмірлеуге болады.

Істегі (нарядтағы) парақтар санының есебін жүргізу және олардың нөмірленуінің ерекшеліктерін белгілеу үшін куәландыру жазбасы жасалады (3 қосымша).

Істегі (нарядтағы) куәлендіру жазбасы жеке куәландыру-парағына жазылады. Куәландыру жазбасын іс мұқабасына немесе соңғы парақтың сырт жағына жазуға болмайды. Құжаттарды есепке алу және тіркеу кітабында куаландыру жазба соңғы беттің таза сырт жақ бетіне жазылады, ал картотекаларда – карточка форматының жеке таза парағына жазылады. Куәландыру жазбасына оны жасаушы қол қояды, тегі, лауазымы, жасалған уақыты көрсетіледі.

Істің (нарядтың) құрамы мен жағдайындағы кейінгі өзгерістер (бүліну, түпнұсқа құжаттарды көшірме құжаттармен алмастыру, жаңа құжаттардың қосылуы және т.б.) куәландыру жазбасында тиісті актінің аты, уақыты және тіркеу нөмірі көрсетіле отырып, сілтеме жасалады.

Тұрақты және уақытша сақталатын істердің (нарядтардың) белгілі бір санаттағы құжаттарын (жеке істер, қылмыстық, азаматтық және т.б.) есепке алу үшін іс (наряд) құжаттарының ішкі тізімдемесі жасалады.

Ішкі тізімдеме бекітілген нысан бойынша жеке параққа жасалады (4 қосымша).

Ішкі тізімдемеге қорытынды жазба жасалады, онда іске (нарядқа) енгізілген құжаттардың саны санмен және жазбаша көрсетіледі. Ішкі тізімдемеге оны жасаушы қол қояды, оның тегі, лауазымы, тізімдемені жасаған уақыт көрсетіледі.

Іс (наряд) құрамы өзгерген жағдайда (құжатты алып тастау, жаңа құжаттар қосу, құжаттарды көшірмемен алмастыру және т.б.) бұл өзгерістер ішкі тізімдеменің «ескерту» графасында тиісті актілерге сілтеме жасай отырып, көрсетіледі, қажет болған жағдайда ішкі тізімдемеге қорытынды жазба және іске куәландыру жазба жасалады.
8. МҰҚАБАНЫ ХАТТАУ
Тұрақты, уақытша сақтау және жеке құрам бойынша істердің (нарядтардың) мұқабасын хаттағанда (5 қосымша) келесі деректемелер көрсетіледі:


  • соттың ресми атау мен оның тікелей бағыныштылығы;

  • сот орналасқан елді мекеннің, ауданның, облыстың атауы;

  • құрылымдық бөлімшенің атауы;

  • іс (наряд) атауы;

  • іс (наряд) уақыты;

  • істегі (нарядтағы) парақ саны;

  • істің (нарядтың) сақталу мерзімі;

  • істер номенклатурасындағы индексі;

  • іс (наряд) мұрағат шифрі.

Тұрақты сақталатын істің (нарядтың) мұқабасының жоғары өрісінде міндетті түрде осы іс бекітілген мерзімде берілетін мемлекеттік мұрағаттың ресми атауын жазуға орын қалдырылады.

Егер іс (наряд) іс жүргізуде болған кезең ішінде соттың атауы өзгерген болса, онда соттың соңғы атауы көрсетіледі.


9. ІСТЕРДІ (НАРЯДТАРДЫ) ЖҮЙЕЛЕУ, ТҰРАҚТЫ, УАҚЫТША

САҚТАУ ЖӘНЕ ЖЕКЕ ҚҰРАМ БОЙЫНША ІСТЕР (НАРЯДТАР)

ТІЗІМДЕМЕЛЕРІН ЖАСАУ, ІСТЕРДІ (НАРЯДТАРДЫ) ШИФРЛЕУ
Құжаттар тәртіпке келтірілген соң істер (нарядтар) таңдалған схемаға сәйкес жүйеленеді. Құжаттарды жүйелеу схемеасы мұрағат қорын ішкі ұйымдастыруға арналған негіз болып табылады және қор ісінің тізімдемесімен бекітіледі. Аудандық және оларға теңестірілген соттардың құжаттарын тәртіпке келтірудегі барынша кеңіне таралған жүйелеу схемесы болып табылады: хронологиялық, хронологиялық-құрылымдық, хронологиялық-атаулық схемалар.

Хронологиялық схемаға сәйкес құжаттар тізімдемеде олардың жасалу уақытына, яғни іс жүргізудегі басталған жылдары бойынша орналастырылады.

Хронологиялық-құрылымдық жүйелеу схемасы құрылым анық бөлінген ұйымдардың қорларындағы істерді (нарядтарды) жүйелеуге пайдаланылады. Бұл схема бойынша жүйелегенде істер ең бірінші жасалу уақыты бойынша топтастырылады (құжат жасалған жылдар, кезеңдер бойынша), ал әр хронологиялық топ шегінде – сол кезеңде жұмыс істеген мекемелердің құрылымдық бөлімшелері бойынша топтастырылады. Жыл және құрылымдық бөлім ішінде істер (нарядтар) атаулық белгілері бойынша жүйеленеді, яғни схемаға сәйкес маңыздылық дәрежесі бойынша (6 қосымша).

Хронологиялық-атаулық схемаға сәйкес істер (нарядтар) бірінші олардың жасалу уақыты бойынша (іс жүргізуде басталған жылы), ал әр жылдық тарау ішінде маңыздылық дәрежесіне байланысты топтастырылады.

Жүйелендіріліген істер (нарядтар) тізімдемеге енгізіледі, ал тізімдеме бекітілген форма бойынша жасалады (7 қосымша). Тізімдеме дегеніміз реттік нөмірі бар істердің (нарядтардың) атауларының жүйеге келтірілген тізбесі. Тізімдеме есептік құжат және істі (нарядты) жедел іздеуді қамтамасыз ететін құжаттаың ғылыми-анықтамалық аппаратының негізгі түрі болып табылады.

Егер тізімдемеге бірнеше жылдың құжаттары енгізілсе, онда тізмдеме ішінде істер жылдар бойынша бөлінеді де, тізімдеме жылдық тараулардан тұрады.

Жекелеген тізімдемелер жасалады:


  • тұрақты сақталатын ұйымдық-өкімдік құжаттамалардын тұратын іске (нарядқа);

  • жеке құрам бойынша құжаттарға;

  • қылмыстық азаматтық істерге және әкімшілік құқықбұзушылық істеріне;

  • уақытша сақталатын (10 жылдан астам) ұйымдық-өкімдік құжаттамалардан тұратын істерге (нарядтарға).

Аудандық және оларға теңестірілген соттардың істерінің ұйымдастыру-өкімдік құжаттардан тұратын тұрақты және уақытша сақтау (10 жылдан жоғары) істерінің (нарядтарының) істегі орналасу тәртібі хронологиялық-атаулық белгілерімен анықталады. Әдетте, жоғарыда аталған құжаттар тізімдемеге істер номенклатурасындағы орналасу тәртібі бойынша енгізіледі.

Қылмыстық, азаматтық істер және әкімшілік құқықбұзушылық туралы істер тізімдеменің жылдық тарауында сотталушы мен жауаптының (немесе талапкердің) тегінің алфавиттік реті бойынша орналасады.

Өз бетінше жеке тізімдемелер жеке құрам бойынша келесі құжаттарға (сақтау мерзімі 75 жыл) жасалады: жеке құрам бойынша бұйрықтар (өкімдер) және жеке еңбек келісім шарттары; қызметкерлердің еңбекақысы бойынша жеке есеп шоттар; төлемдік тапсырыстар мен Жинақтаушы зейнетақы қорына міндетті зейнетақы жарнасын аударған қызметкерлердің тізімі; жеке құрам тізімі; жұмыстан шығып кеткен қызметкерлердің жеке карточкалары (тізімдемеге қызметкердің жұмыстан шыққан жылымен енгізіледі); жеке бас істері (тізімдемеге іс басталған қызметкердің жұмыстан шыққан жылымен енгізіледі, және алфавит бойынша жүйеленеді); сұралмаған еңбек кітапшалары (тектерінің алфавиттік реті бойынша тізімдемеленеді); оқыс жағдайлар туралы актілер.

Істердің (нарядтардың) тізімдемелерінің жылдық тарауының сипаттау бөлімін жасағанда келесі ережелер басшылыққа аланады:



  • әр ісі (наряд) тізімдемеге жеке реттік нөмірмен енгізіледі;

  • егер іс (наряд) бірнеше томнан немесе бөлімнен тұратын болса, онда әр том немесе бөлім жеке реттік нөмірмен енгізіледі;

  • істің (нарядтың) кейінгі жылдық тарауында алдыңғы жылғы істің (нарядтың), томның немесе бөлімнің нөмірі жалғасады;

  • істер (нарядтар) өндіріспен басталған жылға немесе басқа ұйымнан сотқа түскен жылға жатады;

  • жоспарлар, сметалар, есептер жасалған уақытына қарамастан қай жылға жасалса, сол жылға жатады;

  • бір бөлімшеде өндіріспен басталып басқа бөлімшеге берілген істер (нарядтар) іс жүргізу аяқталған бөлімшеге жатады;

  • бірнеше жылдың құжаттары кірген істердің (нарядтардың) атаулары тізімдемеге істің (нарядтың) басталған уақыты бойынша енгізіледі;

  • «Істің (томның, бөлімнің) индексі» графасын толтырғанда қылмыстық, азаматтық істер және әкімшілік құқық бұзушылық істер үшін олардың тіркеу нөмірлері көрсетіледі, ал ұйымдастыру-өкімдік және жеке құрам бойынша құжаттар үшін – істер номенклатурасындағы индексі қойылады;

  • «Істің (томның, бөлімнің) атауы» графасы істің (нарядтың) мұқабасына жазылған жазба негізінде толтырылады, мұқабадағы атау өзгеріссіз және қысқартусыз көшіріліп жазылады;

  • Сот істері үшін «Істің (томның, бөлімнің) уақыты» графасында үкімнің, шешімнің немесе қаулының шығарылған күні, айы және жылы, ал ұйымдастыру-өкімдік құжаттамалар үшін істің (нарядтың) шеткі даталары көрсетіледі.

Іс тізімдемесі оған енгізілген атуалар саны 9999 (тоғыз мың тоғыз жүз тоқсан тоғыз) болғанда аяқталады. Келесі тізімдемеге кейінгі реттік нөмірлер беріледі.

Қосымша анықталған істердің атаулары тиісті тізімдемеге литерлі нөмірмен енгізіледі. Жаңадан анықталған істер саны 10-нан асқанда атаулары жеке нөмірленген қосымша тізімдеме жасалады.

Тізімдемені хаттағанда сипаттау бөлімінің алдында бірінші бетте алғашында жоғары тұрған органның атауы көрсетіледі (бағыныштылығы), содан кейін соттың атауы және тізімдеменің қай жылдарға жасалғаны көрсетіледі. Соттың атауы құжаттқа ғылыми-техникалық өңдеу жүргізілген кезеңдегі оның соңғы атауы бойынша беріледі.

Тізімдеменің тарауы қорытынды жазбамен аяқталады, онда тізімдемеге енгізілген істердің (нарядтардың) саны, және шеткі реттік нөмірлері, сонымен қатар литерлі және бос жіберілген нөмірлер көрсетіледі.

Тұрақты сақтау және жеке құрам бойынша істердің тізімдемелері төрт дана болып басылады. Бір данасы бекітілгеннен (келісілгеннен) кейін бақылаушы құжат ретінде тиісті мемлекеттік мұрағатқа қалады, қалған үш данасы сотқа жіберіледі.

Жүйеленген және тізімдемеге енгізілген істер (нарядтар) қара қарындашпен шифрленеді, сонымен бірге мұқабаға қор мөртабанына тізімдеме мен істің (нарядтың) нөмірі қойылады. Қор нөмірі істер (нарядтар) мемлекеттік мұрағатқа сақтауға түскенде беріледі. Жарыққа төзімді сиямен тиісті мемлекеттік мұрағат мекемесінің СТК тізімдемсені бекіткен соң шифр қойылады.


10. ТҰРАҚТЫ САҚТАУ ЖӘНЕ ЖЕКЕ ҚҰРАМ ІСТЕРІНІҢ ТІЗІМДЕМЕЛЕРІНЕ ТИТУЛДЫ БЕТ ЖӘНЕ

АЛҒЫСӨЗ ЖАСАУ
Тізімдемені хаттаудың міндетті элементтерінің бірі титулды бет болып табылады (8 қосымша). Титулды бетке бекітілген ведомстволық сақтау мерзімі аяқталған соң берілетін мемлекеттік мұрағаттың ресми атауы; қор нөмірі, соттың және одан жоғары тұрған органның атауы мен атауындағы өзгерістер; іс (наряд) тізімдемесінің нөмірі; іс (наряд) атауларының шеткі даталары, тізімдеменің жасалған орны мен жылы көрсетіледі.

Титулды бетте соттың әр атауының алдында соттың осы атаумен жұмыс істеген бастапқы және соңғы уақыт көрсетіледі.

Тізімдемеге алғысөз жасалады. Алғысөз қор құжататының ғылыми-анықтамалық аппаратының міндетті элементі, алғысөзде қорқұраушының тарихы, оның құжаттық және мұрағаттақ қоры туралы мәліметтер, сонымен бірге мұрағат қоры құжаттарының құрамы мен мазмұнына және ғылыми-анақтамалық аппаратына қысқаша сипаттама беріледі.

Тұрақты сақтау істерінің тізімдемесіне алғысөз жеке құрам бойынша құжаттардың алғысөзінен бөлек жасалады.

Алғысөз 3 тараудан тұрады:


  • сот тарихы;

  • қор тарихы;

  • қор құжаттарының сипаттамасы.

Сот тарихын сипаттағанда келесі мәліметтерді көрсету қажет:

  • соттың атауы мен бағаныштылығы, сот атауы мен бағыныштылығының барлық өзгерістері, өзгеріс уақыты және негізгі себептері;

  • соттың құрылу уақыты мен себебі және оның орналасқан орны;

  • соттың құзіреті мен функциялары, кейінгі өзгерістерінің уақыты мен негізгі себептері;

  • сот құрылымы мен құрылымдағы барлық өзгерістер және олардың уақыты, өзгеріс туғызушы негізгі себептер;

  • сотты қайта құру немесе жою уақыты мен себептері.

Құқықтық актілер негізінде соттың толық атауы мен ресми қабылданған қысқартулары көрсетіледі. Құқықтық актілер болмаған жағдайда мәліметтер жанама деректер арқылы анықталады, ол туралы алғысөзде көрсетіледі. Әр түрлі органдардың бірнеше құқықтық актілері болған жағдайда барлық актілердің уақыттары көрсетіледі Егер құқықтық акт мәтінінде соттың құрылуының және жойылуының іс жүзіндегі уақыты құқықтық акті уақытымен сәйкес келмес, онда екі уақыты да көрсетіледі, бірақ негізгі уақыт ретінде іс жүзіндегі құрылған, өзгертілген немесе жойылған уақыты алынады. Яғни, соттың заңнамалық акт бойынша пайда болған уақыты мен оның әрекетінің іс жүзіндегі басталу уақытын айыра білу және оны алғысөзде көрсете кету қажет.

Сот құрылымы оның құрылған сәтінен бастап, барлық өзгерістерімен бірге беріледі. Атауындағы, бағыныштылығындағы, құрылымдағы, қызметіндегі барлық өзгерістер алғысөзде міндетті түрде құқықтық актілерге сілтеме жасала отырып, көрсетіледі. Егер алғысөз жасағанда қорлары мемлекеттік мұрағаттарда сақтаулы мекемелердің құжаттары қолданылса, сілтеме сол қорларға беріледі.

Мұрағаттың, филиалдардың қорларындағы құжаттарға сілтемеде мұрағат атауы, қор нөмірі, тізімдеме нөмірі, іс нөмірі және парағы көрсетіледі. Егер құжат ведомстволық сқатауда болса, мемлекеттік мұрағат атауының орнына сот мұрағатының атауы қойылады.

Сот тарихы бойынша мәліметтер алғысөзде хронологиялық ретпен мазмұндалады.

Қор тарихы келесі мәліметтерден тұрады:


  • қордағы істердің (нарядтардың) саны;

  • қор құжаттарының шеткі уақыттары;

  • қордың (оның бөлігінің) мемлекеттік мұрағатқа түскен уақыты;

  • құжаттарды қалыптастырудың ерекшеліктері;

  • ведомстволық мұрағатта жүргізілген құжаттарды тізімдемелеу, тізімдемені өңдеу немесе жетілдіру бойынша жұмыстар және оларды жүргізу қажеттігін туындатқан себептер және бұл жұмыстардың жүргізілген уақыттары.

Қор құжаттарының сипаттамасы келесі мәліметтерден тұрады:

  • құжаттардың негізгі құрамы мен олардың толықтығы;

  • қордың хронологиялық шегінен шығатын құжаттардың барлығы туралы;

  • сақталу дәрежесі және құжаттардың физикалық жағдайы;

  • қорға ғылыми-анықтамалық аппарат;

  • осы қордың саласына жататын, бірақ басқа қордың құрамындағы құжаттардың барлығы және сол қордың атауы мен нөмірі;

  • қор құжаттарын пайдалану (қандай мақсатта).

Қор құжаттарын сипаттау қор құжаттарының құрамы мен мазмұнын қысқаша сипаттауы, олардың ғылыми-тарихи және практикалық маңызын көрсетуі тиіс. Сонымен бірге, онда құжаттарды жүйелеу схемасы, құжаттардың түрлері (ұйымдастыру-өкімдік, есептік-статистикалық), құжаттардың ерекшелегі, құжаттардың ерекшеліктері мен сақталуы туралы қысқаша мәліметті ашып тұруы қажет.

Құжаттар толық болмаған жағдайда құжаттың жоқ болу (жоғалу) себебі, жоқ құжаттардың санаты және жоқ құжаттардың жылдары, оларды іздеу нәтижесі көрсетіледі.

Егер құжаттар қордың хронологиялық шегінен шығып кетсе, бұл құжаттарды осы қорға қосуға негізді дәлелдер келтіріледі.

Алғысөздің атауында қор атауы көрсетіледі. Қордың аты ғылыми-техникалық өңдеу жүргізілген соттың соңғы ресми атауынан тұрады.

Алғысөзге орындаушы лауазымы мен жасалған уақытын көрсете отырып, қол қояды.

1 қосымша


Жоғары тұрған органның БЕКІТЕМІН

ресми атауы

Сот басшысы

лауазымның атауы

__________ тегі

(қолы)


уақыты
АКТ №____
Жасалған орны
Сақтауға жатпайтын құжаттарды

жоюға бөлу туралы


_____________________________________________________________________________

(сақтау мерзімі көрсетілген құжаттар тізбесінің атауы, басылған орны мен жылы)

_____________________________________________________________________ негізінде
_________________________________ қорының құжаттары ғылыми-тарихи құндылығы

(мұрағат қорының атауы)

жоқ және практикалық маңызын жоғалтқан құжаттар ретінде жоюға бөлінді.


р/б №

Іс атауы немесе істердің топтасқан атаулары

Іс уақыты не істің шеткі уақыттары

Іс (том, бөлім) индексі

Істер (томдар, бөлімдер) саны

Істердің (томдардың, бөлімдердің сақтау мерзімі, тізбе б/ша бап №

Ескерту

1

2

3

4

5

6

7










































Жиыны _________________ жылдардың _______ (санмен және жазбаша) ісі жоюға іріктелді.

Жоюға іріктелген құжаттардың ішінен үкімдердің, шешімдердің, қаулылардың, сонымен бірге жоғары тұрған соттардың кейінгі анықтаулары мен қаулылары алынды сақтауға қалдырылды).

____________ жылдардың тұрақты сақтау істернің тізімдемелері бекітлді, ал жеке құрам бойынша _______________________________________________СТК-да

(мемлекеттік мұрағат мекемесінің ресми атауы)

«___» __________ _______ жыл5ы № ___ хаттамамен келісілді.

Құжаттардың құндылығына

сараптама жасаған тұлғаның

лауазымының атауы __________ қолы ашып жазу (тегі)

(өз қолы)

КЕЛІСІЛДІ МАҚҰЛДАНДЫ

ШҚО мұрағаттар және Соттың СК

құжаттама басқармасының «___» ______ 2006 ж.

«___» __________ 2006 ж. №__ СТК хаттамасы

№__ СТК хаттамасы

2 қосымша











Сурет 1 сурет 2

Инемен жұмыс істеу тәртібі.


3 қосымша


КУӘЛАНДЫРУ ПАРАҒЫ
Қор №______ Тізімдеме №______ Іс №______
Іске ______________________ бет тігілді және нөмірленді,

(санмен және жазбаша)

оның ішінде: литерлі парақтар ______________________

бос жіберілген парақтар ______________________

+ іс құжаттары ішкі тізімдемелерінің парақтары ______________________

нөмірлеуге жатпайтын қосымшалар мен кірістірілген парақтар түріндегі құжаттар есепке алынды ______________________




Істерді физикалық жағдайы мен қалаптастыру ерекшеліктері

Парақ №

1

2

1. Кітапшалар және басқа баспа басылымдары

2. Газет қиындылары

3. Листовкалар

4.Ашықхаттар

5. Хат қалталар

6. Пошта маркілері

7. Елтаңбалы маркілер

8. Пошта штемпелдері және басқалар

9. Арнайы пошта белгілері

10. Сургуч, мастика мөрлер

11. Аубибейнеқұжаттар

12. Карталар, жоспарлар, сызбалар және басқа да графикалық (ғылыми техникалық) құжаттамалар

13. Жапсырылған парақтар

14. Парақтың бөлшегін жоғалту

15. Өшуге айналған мәтін




Куәландыру парағын

толтырған тұлғаның

лауазымының атауы ___________ қолын ашып жазу (тегі)

Уақыты

4 қосымша


№_______ ісінің құжаттарына



ІШКІ ТІЗІМДЕМЕ


р/б №

Құжат нөмірі

Құжат уақыты

Құжат атауы

Істегі парақтар нөмірі

Ескерту

1

2

3

4

5

6





































































































































































































































































































































Жиыны ______________________________________________________ құжат.

(санмен және жазбаша)

Ішкі тізімдеменнің парақтарының саны _____________________________

(санмен және жазбаша)


Ішкі тізімдемені

толтырған тұлғаның

лауазымының атауы ___________ қолын ашып жазу (тегі)

Уақыты


6 қосымша


ІСТЕР НОМЕНКЛАТУРАСЫНДАҒЫ,

ТІЗІМДЕМЕДЕГІ ІСТЕРДІ ЖҮЙЕЛЕУ СХЕМАСЫ


  1. Қазақстан Республикасының Заңдары, ҚР Президентінің актілдері

  2. Қаулылары }

  3. Шешімдері } жоғары тұрған өкілетті

  4. Өкімдері } және атқарушы органдардың

  5. Бұйрықтары }

  6. Құрылтайлық құжаттар (жарғылыр, ұйымдар және оның құрылымдық бөлімдері туралы ережелер) алқалы органдар жұмысының кесімі

  7. Қаулылар }

  8. Шешімдер } осы ұйым бойынша

  9. Өкімдер }

  10. Бұйрықтар }

  11. Хаттамалар

  12. Ережелер, қағидалар, нұсқаулықтар, әдістемелік нұсқаулар, кеңестер

  13. Бюджет

  14. Штаттық кестелер

  15. Сметалар

  16. Болжаулар

  17. Жоспарлар

  18. Бағдарламалар

  19. Есептер

  20. Шолулар

  21. Баяндамалар

  22. Талдаулар

  23. Техникалық-экономикалық көрсеткіштер

  24. Анықтамалар

  25. Ақпараттар

  26. Мәліметтер, деректер

  27. Құжаттар

  28. Хат алмасулар

  29. Актілер

  30. Келісім шарттар

  31. Азаматтардың өтініштері және оларды орындау бойынша құжаттар

  32. Есептік-тіркеу құжаттары (журналдар, кітаптар, картотекалар)

  33. Тізімдер

  34. Ұйымның (құрылымның) істер номенклатурасы

7 қосымша


Жоғары тұрған органның БЕКІТЕМІН

ресми атауы ШҚО мұрағаттар

және құжаттама Соттың ресми атауы басқармасының СТК

«__» _______ 2007 ж.

№ ___ хаттамасы
ҚОР № _______

______________ жылдардың

тұрақты сақтау құжаттарының

№_______ ТІЗІМДЕМЕСІ




р/б №

Мұрағат нөмірі

Іс (том, бөлім) индексі

Іс (том, бөлім) атауы

Іс (том, бөлім) уақыты

Парақ саны

Ескерту

1

2

3

4

5

6

7








































































































































































Тізімдеменің бұл тарауына №_____ - № ________ _____________ (санмен және жазбаша) іс енгізілді, оның ішінде

литерлі нөмірлер –

бос нөмірлер -

Тізімдемені

жасаған тұлғаның

лауазымының атауы ___________ қолын ашып жазу (тегі)

Уақыты

МАҚҰЛДАНДЫ

Соттың СК

«__» _______ 2007 ж.

№ ___ хаттамасымен

8 қосымша

ШЫҒЫС ҚАЗАҚСТАН ОБЛЫСЫНЫҢ

МЕМЛЕКЕТТІК МҰРАҒАТЫ

ҚОР № ______




Қараша 1995 ж. –

Ақпан 1996 ж.



Шығыс Қазақстан облысы Әділет басқармасының Таврия ауданы Халық соты

Таврия ауылы

Таврия ауданы

Шығыс Қазақстан облысы





Наурыз 1996 ж.

Шығыс Қазақстан облысы Әділет басқармасының Таврия аудандық соты

Таврия ауылы

Таврия ауданы

Шығыс Қазақстан облысы




1995-1996 жылдардың

тұрақты сақтау істерінің

№1, 2 ТІЗІМДЕМЕЛЕРІ

Таврия ауылы
2000 ж.
Пайдаланылған әдебиеттер тізімі



  1. Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттар және құжаттама басқармасы бойынша комитеті Төрағасының 2003 жылдың 29 сәуірдегі №33 бұйрығымен бекітілген Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарындағы құжаттандыру және құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері.

  2. Қазақстан Республикасы Мәдениет министрлігінің Мұрағаттар және құжаттама басқармасы бойынша комитеті Төрағасының 2003 жылдың 29 желтоқсанындағы №93 бұйрығымен бекітілген ведомстволық мұрағаттар жұмысының негізгі ережелері.

  3. КСРО мемлекеттік мұрағаттары жұмысының негізгі ережелері. Москва, 1984 ж.

  4. Қазақстан Республикасы Жоғары сотының Төрағасының 2003 жылдың 22 желтоқсчанындағы №245 өкімімен бекітілген Қазақстан Республикасы Жоғары сотының, жергілікті соттардың, ҚР Жоғары сотының жанындағы сотқа әкімшілік ету бойынша комитеттің және облыстырадың, Астана және Алматы қалаларының соттарының әкімшісінің істерді қалыптастыру, іріктеу, уақытша сақтаға және тұрақты сақтауға мемлекеттік мұрағаттарға беру тәртібі туралы нұсқаулық.

  5. Қазақстан Республикасы Жоғары Соты жанындағы сот әкімшілігі бойынша Комитет төрағасының 2003 жылғы 28 ақпандағы №46-П бұйрығымен бекітілген Қазақстан Республикасының аудандық және оған теңестірілген соттарының іс жүргізуі жөніндегі нұсқаулық.

Құпиялық белгісі


(Мемлекеттік мұрағат мекемесінің атауы)

(Мемлекеттік мұрағат

мекемесінің атауы)
(Жоғары тұрған ұйымның ресми атауы)

(Ұйымның ресми атауы)



(Құрылымдас бөлімшенің атауы немесе ұйым әрекетінің бағыты)

ІС № ________ ТОМ № ________

Достарыңызбен бөлісу:


©kzref.org 2019
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет