Регламент «Тарбағатай ауданы әкімі аппараты»



жүктеу 0.5 Mb.
бет1/3
Дата06.05.2019
өлшемі0.5 Mb.
түріРегламент
  1   2   3

Тарбағатай ауданы әкімдігінің 2016 жылғы «02 » маусымдағы


№ _246_ қаулысымен бекітілді

«Тарбағатай ауданы әкімінің аппараты» мемлекеттік мекемесінің регламенті


1. Жалпы ережелер

1. Осы регламент «Тарбағатай ауданы әкімі аппараты» мемлекеттік мекемесі (бұдан әрі – аппарат) қызметінің ұйымдастыру және ішкі тәртібі мәселелерін айқындайды.

2. Аппарат аудан әкімі мен аудан әкімдігінің қызметін ақпараттық-талдамалық, ұйымдастыру-құқықтық және материалдық техникалық қамтамасыз ету мақсатында, мемлекеттік мекеменің ұйымдастыру-құқықтық нысанында құрылған мемлекеттік орган болып табылады.

3. Аппаратты Тарбағатай ауданының әкімдігі (бұдан әрі – әкімдік) құрады, таратады және қайта ұйымдастырады. Аппарат туралы ережені, оның құрылымын аудан әкімдігі бекітеді.

4. Аппарат өз қызметінде Қазақстан Республикасының Конституциясын, Заңдарын, өзге де нормативтік құқықтық актілерін, сондай-ақ осы регламентті басшылыққа алады.

2. Аппараттың жұмысын жоспарлау

5. Аппараттың жұмысы ағымдағы жоспарлауға сәйкес жүзеге асырылады.

Ағымдағы жоспарлау аппараттың жартыжылдық жұмыс жоспарларынан, сондай-ақ аппарат бөлімдерінің жоспарларынан тұрады.

6. Аппараттың бөлімдері алдағы жартыжылдыққа арналған жұмыс жоспарларын әзірлейді, оларды алдыңғы тоқсанның соңғы айының 25-ші күнінен кешіктірмей аппарат басшысы бекітеді. Аппарат бөлімдерінің жұмыс жоспарларының көшірмелері аппараттың тиісті жартыжылдыққа арналған жоспарын жинақтау үшін осы мерзімде ұйымдастыру бөліміне тапсырылады.

Аппарат бөлімдері жартыжыл сайын ағымдағы жоспарлардың іске асырылу барысы туралы аппарат басшысының атына ақпарат береді. Жоспарлауды аппарат бөлімдерінің басшылары мамандардың біріне жүктейді. Бөлімдердің жұмысын жоспарлау жөніндегі істердің жағдайына және олардың орындалуына бөлім басшылары жауап береді. Аудан әкімінің, оның орынбасарларының, аппарат басшысының талап етуі бойынша бөлімдердің жартыжылдық жоспарларды орындауы жөніндегі ақпарат өзге мерзімдерде, ауызша да, жазбаша түрде де тапсырылуы мүмкін.

Аппараттың ұйымдастыру бөлімі ай сайын, 20-ші күнге, аудан әкімі орынбасарларының, аппараттың бөлімдері, аудандық бюджеттен қаржыландырылатын атқарушы органдардың (бұдан әрі- бөлімдер) және орталық мемлекеттік органдардың аумақтық бөлімшелері (бұдан әрі – ОМО АБ) басшыларының ұсыныстары негізінде алдағы айға кеңестер мен іс-шаралар тізбесімен аудан әкімі жұмысының желілік кестесін жасайды.

Осындай желілік жұмыс кестелерін аудан әкімінің орынбасарлары да жасайды.

3. Аудан әкімдігі отырыстарын, кеңестерді және басқа да іс-шараларды жоспарлау, дайындау және өткізу тәртібі

7. Аудан әкімдігінің отырыстарында қарауға арналған мәселелер тізбесін ұйымдастыру бөлімі аудан әкімінің, оның орынбасарларының, аппарат басшысының, дербес бөлімдер басшыларының, аппарат бөлімдері басшыларының ұсыныстары бойынша жыл басталғанға дейін он бес күннен кешіктірмей жарты жылға арнап құрастырады.

Аудан әкімдігі отырыстарында қарауға жоспарланатын мәселелер тізбесі аудан әкімінің орынбасарларымен келісіледі және аудан әкімінің өкімімен бекітіледі. Бекітілген тізбені ақпараттық технологиялар және мемлекеттік қызметтерді мониторингілеу және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің қызметкері барлық мүдделі мемлекеттік органдарға таратады.

8. Аудан әкімдігінің отырыстарын дайындау және өткізу тәртібі аудан әкімдігінің регламентінде айқындалады.

9. Аудандық кеңестер өткізуде жүйелі және жоспарлы жұмысты қамтамасыз ету, ауылдық округ әкімдерімен өзара іс-қимылды ретке келтіру үшін:

дүйсенбі – аудан әкімінің төрағалығымен аппараттық кеңестер өткізу күні;

сейсенбі – аудан әкімі орынбасарларының Өскемен қаласына, ауылдық округтерге шығу күні;

сәрсенбі – аудан әкімдігінің отырыстары мен аудан әкімі орынбасарларының кеңестер өткізу күні;

бейсенбі- жұма – аудан әкімдігі мәжілістерін, кеңестерін өткізу күндері болып белгіленсін.

Кеңестер мен басқа да іс-шаралар аудан әкімінің бастамасымен немесе онымен келісіле отырып аптаның өзге күндері өткізілуі мүмкін.

10. Ауылдық округ әкімдерінің аудандық кеңестер мен іс-шараларға қатысуы тек қана аудан әкімімен келісім бойынша жүзеге асырылады. Шақыруға аудан әкімінің аппарат басшысы қол қояды.

11. Аудан әкімінің қатысуымен ресми іс-шаралар ұйымдастыруды осы мәселеге жетекшілік ететін аудан әкімі орынбасарларының, аппарат басшысының басшылығымен, ауданның мүдделі мемлекеттік органдарының қатысуымен, осы іс-шараны өткізуге жауапты аппарат бөлімдері жүзеге асырады.

12. Аудан әкімі аппараты өткізетін кеңестер, отырыстар және басқа да іс-шаралар ашық болып табылады және мемлекеттік тілде өткізіледі.

13. Аудан әкімдігі, аудан әкімі аппараты өткізетін кеңестер, отырыстар және басқа да іс-шаралар аудан әкімінің, аудан әкімі орынбасарларының, аппарат басшысының бастамасы бойынша жабық деп жариялануы мүмкін.

14. Аудандық деңгейдегі кеңестерді, отырыстарды, кездесулерді және басқа да іс-шараларды аудан әкімі немесе ол болмаған кезде аудан әкімінің міндетін атқарушы лауазымды тұлға өткізеді. Жекелеген жағдайларда, салалық мәселелерді қарастырған кезде міндеттерді бөлуге сәйкес тиісті салаға жетекшілік ететін аудан әкімі орынбасарларының басшылығымен аудандық іс-шаралар өткізілуі мүмкін.

15. Облыс әкімдігінің хабарландырулары бойынша аудан әкімдігінің мемлекеттік мекемелері мынадай тәртіппен өткізілетін кеңестер, отырыстар және басқа да іс-шаралар дыбыс/бейнеконференция байланыс режимінде (бұдан әрі – БКБ) қатысады:

аппараттың кеңес өткізуге жауапты бөлімі:

БКБ режимінде өкізілуі жоспарланған кеңестер мен басқа да іс-шаралар жөнінде барлық кеңеске қатысушыларды, сондай-ақ БКБ сүйемелдеуге жауапты мамандарды кеңес басталғанға дейін 1 тәулік бұрын хабардар етеді;

БКБ қатысушыларының құрамын белгілейді.

16. Тарбағатай ауданы әкімі аппаратының ақпараттық технологиялар және мемлекеттік қызметтерді мониторингілеу және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің БКБ сүйемелдеуге жауапты мамандары:

БКБ өткізу үшін қажетті аппаратураны орнатады және күйге келтіреді;

БКБ режимінде кеңестерге, басқа іс-шараларға қатысушылар хабарласу телефондарын шараның басталуына дейін 1 сағат бұрын аудан әкімінің аппараты мәліметтермен жылдам алмасу бағдарламасы (аккаунт gmail) арқылы мәлімдеуге міндетті.

17. Аппараттың қаржы-шаруашылық және төтенше жағдайлар бөлімінің басшысы, жауапты жұмыскерлерімен бірлесіп залды іс-шаралар өткізуге дайындауды қамтамасыз етеді.

18. Аудандық іс-шаралардың өткізілуіне жауапты аппарат бөлімдері мүдделі мемлекеттік органдармен бірлесіп 4 жұмыс күнінен кешіктірмей кеңестің, өзге де іс-шараның күн тәртібін, қатысушылардың ұсынылып отырған тізімін айқындайды, ол жетекшілік ететін аудан әкімі орынбасарымен және аппарат басшысымен келісуге жатады. Тізім шұғыл арада, бір жұмыс күні ішінде баяндамашылар ретінде көрсетілген мемлекеттік органдар мен ұйымдар басшыларына, сондай-ақ, іс-шараның күн тәртібіне енгізілген мәселелер құзыретіне жататын бөлімдер басшыларына жіберіледі.

19. Шақырылғандардың қатысуын аппараттың тиісті бөлімі қамтамасыз етеді.

Мәселелерді талқылауға қатысуға шақырылғандар материалдарды (электрондық және қағаз тасымалдауышта) іс-шара өткізілуге дейінгі 3 жұмыс күнінен кешіктірмей іс-шараны өткізуге жауапты аппарат бөліміне тапсырады. Іс-шаралар шұғыл тәртіппен өткізілетін жағдайда материалдар іс-шара өткізілетін күні тапсырылуы мүмкін.

20. Іс-шара материалдарын аппараттың тиісті бөлімі жинақтайды және іс-шара өткізілетін күнге дейінгі 2 жұмыс күнінен кешіктірмей аудан әкімінің аппарат басшысына беріледі.

21. Материалдар уақытында тапсырылмаған, сондай-ақ толық көлемде тапсырылмаған және аудандық іс-шараларға қатысушылар сапасыз әзірлеген жағдайда, осы іс-шараны өткізуге жауапты аппарат бөлімі аппарат басшысының (не болмаса оның міндетін атқарушы адамның) қол қоюымен аудан әкімі атына ақпарат дайындайды. Бұл жағдайда аталған мәселені неғұрлым кейінгі күнге көшіріп, күн тәртібінен алу туралы мәселе шешілуі мүмкін. Материалдарды уақытында тапсырмағаны, сондай-ақ сапасыз тапсырғаны үшін осы мемлекеттік органдардың басшылары, сондай-ақ тиісті мемлекеттік органға жетекшілік ететін аудан әкімі орынбасарлары жауап береді.

22. Аудандық іс-шараларды өткізу бойынша мемлекеттік тілдегі жиынтық материалдар құрамына мыналар енгізілуі тиіс:

1) баяндамашылар тізімі көрсетілген күн тәртібі;

2) шақырылғандар тізімі;

3) қаралып отырған мәселелер бойынша анықтамалар, ақпараттық (талдау) материалдары, таныстырулар, салыстырмалы деректер (кесте түрінде);

4) іс-шарада төрағалық етуші сөзінің тезистері;

аудандық іс-шараларды өткізу бойынша жиынтық материалдарға осы шараға қажетті басқа құжаттар қоса берілуі мүмкін.

23. Жоспарланып отырған іс-шараға ұсынылатын материалдардың тақырыптары бірдей болуы және мәселелердің мәнін жан-жақты ашуы тиіс. Анықтамалар мен ақпараттық (талдау) материалдардың көлемі үлгі баспа мәтінінің үш бетінен аспауы тиіс.

24. Іс-шараларда сөз сөйлеу (баяндама) кезінде бейнеақпарат туралы мәселе жеке шешілуі және іс-шара өткізілетін күнге дейінгі бір жұмыс күнінен кешіктірілмей шешілуі және аппарат басшысымен келісілуі тиіс. Мәжіліс залын техникалық дайындауды (дыбыс күшейтуді, дыбыс жазуды және микрофондарды, бейнепроекторды, экранды, слайдтарды көрсетуге дайындықты қамтамасыз ету, сусындар, жазба құралдарының, тиісті жарықтандыру мен ауа баптаудың және т.б. болуын) аппараттың ұйымдастыру бөлімі, қаржы-шаруашылық және төтенше жағдайлар бөлімімен бірлесіп жүзеге асырады.

25. Іс-шараның өткізілуіне жауапты аппарат бөлімі мүдделі мемлекеттік органдармен және ұйымдастыру бөлімімен бірлесіп, қатысушыларды тіркеуді қамтамасыз етеді. Кеңеске, басқа аудандық іс-шараға қатысушыларды тіркеу отырыс басталғанға дейін кем дегенде 30 минут қалғанда, ал кеңейтілген отырыстарда - отырыс басталғанға дейін 1 сағат қалғанда басталады.

Отырысқа қатысушыларды тіркеу, әдетте, мәжіліс басталғанға дейін 5 минут қалғанда аяқталады. Тіркеуге жауапты маман бөлім басшысына шақырылғандардың келуі туралы мәлімет береді, бөлім басшысы мәліметтерді аппарат басшысына береді.

26. Аудан әкімінің қатысуымен өтетін кеңестердің, басқа да іс-шаралардың хаттамаларын аппараттың іс-шараны өткізуге жауапты бөлімінің қызметкерлері жүргізеді, аудан әкімінің қатысуымен өткізілетін көшпелі іс-шаралардың хаттамаларын аудан әкімінің аппарат басшысы жүргізеді.

Хаттамада қаралатын мәселелер, талқылауға қатысқан адамдар, тапсырмалар көрсетіледі.

Іс-шараларда мемлекеттік және орыс тілдерінде жасалған баяндамалардың ілеспе аударылуына ақпараттық технологиялар және мемлекеттік қызметтерді мониторингілеу және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі жауапты болады.

Баяндамалардың мемлекеттік және орыс тілдеріндегі мәтіндері ілеспе аударма жасау үшін ақпараттық технологиялар және мемлекеттік қызметтерді мониторингілеу және құжаттамалық қамтамасыз ету бөліміне алдын ала, бірақ отырыс басталғанға дейін екі сағаттан кешіктірілмей ұсынылады.

27. Хаттама кеңес, басқа да аудандық іс-шаралар өткізілген күннен бастап екі күн ішінде ресімделеді.

28. Хаттамалық тапсырмаларды, орындалуына жауапты мемлекеттік органдарға, сондай-ақ өзге де мүдделі мемлекеттік органдар мен лауазымды тұлғаларға ұйымдастыру бөлімі жолдайды.

Аудан әкімінің қатысуымен өткен аудандық іс-шаралар хаттамаларында жазылған тапсырмаларды аппараттың ұйымдастыру бөлімі бақылауға алады.

29. Кеңестердің, басқа да іс-шаралардың хаттамалары барлық материалдарымен бірге жеке істер номенклатурасына ресімделеді және тиісті мерзім өткеннен кейін аппараттың мұрағатына тапсырылады.

30. Аппарат басшысының тапсырмасы бойынша кеңестердің, басқа да іс-шаралардың бейне және дыбыс жазбасы, кейіннен толық жазылып және қағаз тасымалдауышта басылып, жүргізілуі мүмкін.

31. Аппараттың ұйымдастыру бөлімі аудандық іс-шаралар бойынша бұқаралық ақпарат құралдарына (бұдан әрі -БАҚ) алдын ала баспасөз парақтарын таратуды жүзеге асырады.

32. Ірі іс-шаралар өткізген кезде тапсырма- жоспар жасалып, онда тапсырмалар, жоспардың әр тармағы бойынша жауапты орындаушылар, орындау мерзімдері көрсетіледі.

4. Аппаратта іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру, электрондық құжат айналымы

33. Осы бөлімнің ережелері жеткізгіш түріне қарамастан, электрондық сандық қолтаңбаның (бұдан әрі- ЭСҚ) жабық (құпия) кілтін (ЭСҚ қалыптастыру мен тексеру процестерін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын) пайдалана отырып ЭСҚ-мен қол қойылған және ЭСҚ-ның ашық кілтін пайдалана отырып электрондық құжаттың ЭСҚ-ын анықтау мен тексеруден кейін белгіленген тәртіппен ЭСҚ-ны тексерудің оң нәтижесі айқындалғаны жөнінде (ЭСҚ-ның түпнұсқалығын растау (анықтау)) растамасы бар электрондық құжаттарды қоса алғанда, құжаттармен жұмыс істеуді ұйымдастыруға қолданылады.

34. Аппаратқа қағаз жеткізгіште келіп түсетін кіріс хат-хабарларды ақпараттық технологиялар және мемлекеттік қызметтерді мониторингілеу және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі құжатты алу күні, уақыты, құжатты алған адамның тегі мен аты-жөні көрсетіліп, қолын қойдырып, ал электрондық құжаттарды электрондық ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын пайдалана отырып, электрондық құжатқа қол қойған немесе құжаттың деректемесін растаған адамның электрондық сандық қолтаңбасын (бұдан әрі - ЭСҚ) тексеру рәсімі жүргізілген соң қабылдайды.

35. Электрондық құжаттар Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының Бірыңғай көліктік ортасы (бұдан әрі - БКО) және Мемлекеттік органдардың бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесінің Ведомствоаралық құжат айналымы орталығының сервері (бұдан әрі - БЭҚАЖ ВҚО) арқылы түсуге тиіс.

Хат-хабар электрондық құжаттар форматында түскен кезде осы құжаттармен одан әрі жүргізілетін барлық рәсімдер ақпараттандыру саласының операторы бекіткен нұсқаулыққа сәйкес жүргізіледі.

36. Аппараттың қызметкерлеріне осы регламенттің 42 -тармағында көзделген жағдайларды қоспағанда, бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінде тіркелмеген құжаттарды қабылдауға және олармен жұмыс істеуге тыйым салынады.

37. Конверттерді ашар алдында ақпараттық технологиялар және мемлекеттік қызметтерді мониторингілеу және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің қызметкері олардың жіберілуінің және ресімделуінің дұрыстығын, орамының бүтіндігін (мөр болған кезде) тексереді, конверттерді ашқан кезінде мекенжайдың жөнелтуші атауымен, пакетте көрсетілген салу нөмірлерінің құжаттарға қойылған нөмірлермен сәйкестігі салыстырылады, құжаттардың және оларға қосымшалардың жинақтылығы тексеріледі.

Құжаттар жеткіліксіз болған, пакеттер бүлінген, конверттердің нөмірлері құжаттардың нөмірлерімен сәйкес келмеген жағдайда үш данада акт жасалады, бұл ретте актінің бір данасы ақпараттық технологиялар және мемлекеттік қызметтерді мониторингілеу және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінде қалады, екіншісі құжатпен бірге арналуы бойынша беріледі, ал үшіншісі жөнелтушіге жолданады.

Дұрыс арналмаған және ресімделмеген, қате салынған құжаттар арналуы бойынша қайта жөнелтіледі немесе жөнелтушіге қайтарылады.

Құжаттар салынған конверттер құжаттарды жөнелтушінің мекенжайын, олардың жөнелтілген және алынған күнін тек сол арқылы ғана анықтау мүмкін болатын жағдайларда сақталады.

«Жеке өзіне» деген белгісі бар конверттерді қоспағанда, барлық конверттер ақпараттық технологиялар және мемлекеттік қызметтерді мониторингілеу және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінде ашуға жатады.

38. Белгіленген үлгідегі бланкіде ресімделуге тиіс, басшы (ол болмаған кезде – бұйрық, өкім болған кезде оның міндеттерін атқарушы тұлға) қол қойған немесе толтырылған деректемелері бар (ЭСҚ тексерудің оң нәтижесінің белгіленген тәртіппен анықталғаны туралы растамасы бар) электрондық құжаттың оған сәйкес шаблонын пайдалана отырып жасалған құжаттардың бірінші даналары аудан әкімі аппаратында қабылдауға жатады.

Құжаттарда міндетті түрде: күні, шығыс нөмірі, құжаттың қысқаша тақырыбы; аппараттың тапсырмаларының орындалуы туралы сауалға жауап қайтару немесе есеп (ақпарат) беру кезінде аппараттың шығыс тіркеу нөміріне сілтеме қойылуы тиіс. Бұл ретте ақпараттық технологиялар және мемлекеттік қызметтерді мониторингілеу және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі құжаттарды (басқа қалалардан поштамен, сондай-ақ аудан әкімі мен әкімдігіне бағынысты емес басқа мемлекеттік органдардан келіп түскен хат-хабардан басқа) күні оларды ақпараттық технологиялар және мемлекеттік қызметтерді мониторингілеу және құжаттамалық қамтамасыз ету бөліміне өткізген күніне сәйкес келген жағдайда ғана қабылдайды. Орындаушының тегі, аты-жөні, оның телефонының нөмірі, сондай-ақ құжат данасының саны міндетті түрде қолдан кейінгі төменгі сол жақ бұрышында немесе құжаттың бірінші парағының артқы жағына қойылады (мысалы: Калиев С.А., тел. 2-24-14).

Электрондық құжаттарды қабылдау кезінде даналарының саны ескерілмейді.

Аппаратқа жұмыс істемейтін уақытта келіп түсетін электрондық құжаттар бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің қызметкері тіркегенге немесе қабылдаудан бас тартқанға дейін БЭҚАЖ-дың тиісті папкасында сақталады.

39. Мемлекеттік органдарға жіберілетін хат-хабар (оның ішінде электрондық құжат форматындағы) мемлекеттік тілде елтаңбалы бланкіде ресімделеді (қажет болған жағдайда елтаңбалы бланкі пайдаланылмай орыс тіліндегі нұсқасы қоса беріледі).

40. Мынадай құжаттар ақпараттық технологиялар және мемлекеттік қызметтерді мониторингілеу және құжаттамалық қамтамасыз ету бөліміне қабылдауға жатпайды:

1) белгіленген талаптар бұзылып ресімделген құжаттар және оларға қосымшалар;

2) факсимилесі, бояуы және өзге де былғанышы бар, қандай да бір бүлінген, оның ішінде тескішпен тігілген, нобайқағазға және мемлекеттік органдар бланкілерінің көшірмелеріне шығарылған құжаттар;

3) мекенжайы дұрыс көрсетілмей жіберілген (соның ішінде мемлекеттік органдардың атаулары, мемлекеттік органдар басшыларының лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты дұрыс жазылмаған) хаттар.

41. Аппаратқа келіп түсетін барлық хат-хабар жұмыс күндері сағат 9. 00-ден бастап 18.30-ға дейін қабылданады және оларды ақпараттық технологиялар және мемлекеттік қызметтерді мониторингілеу және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі тіркейді.

Аудан әкімінің атына жолданатын құжаттарға (хаттар, ақпараттар және т.б.) тиісті мемлекеттік органдардың (ауылдық округ әкімдері, бөлімдер басшылары) басшылары қол қоюлары тиіс.

Келіп түскен хат-хабарды ақпараттық технологиялар және мемлекеттік қызметтерді мониторингілеу және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің қызметкері алдын ала белгілейді, аудан әкімінің, аудан әкімінің орынбасарларының, аудан әкімінің аппараты құзыреті бойынша бөледі.

42. Аппарат қызметкерлері қызметтік қажеттілігіне байланысты ақпараттық технологиялар және мемлекеттік қызметтерді мониторингілеу және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінен тыс қабылдаған қызметтік хат-хабарлар дереу кеңсе және ақпараттық технологиялар бөліміне берілуге тиіс.

43. Қағаз нұсқадағы кіріс хат-хабарын тіркеуді оң жақ төменгі бұрышына (немесе бос кеңістік болмаған жағдайларда сол жақ жоғарғы бұрышына) негізгі құжаттың және оған қосымшалардың БЭҚАЖ-дің сәйкес базасында кіріс тіркеу нөмірі, түскен күні, парақтарының саны көрсетілетін мөртаңба қою жолымен ақпараттық технологиялар және мемлекеттік қызметтерді мониторингілеу және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі жүзеге асырады.

Кіріс хат-хабарларды тіркеу электрондық нұсқада «Lotus Domino Server» базасындағы электрондық құжатайналым жүйесін (бұдан әрі – Жүйе) пайдаланып, жүзеге асырылады.

44. Аудан әкімі аудан әкімдігінің бөлімшелеріне, төмен тұрған әкімдерге, өзге мүдделі мемлекеттік органдарға, сондай-ақ аппарат бөлімдеріне барлығына бірдей тапсырмалар береді және қарарлар жазады. Аудан әкімінің орынбасарлары ауылдық округ әкімдеріне, бөлімдерге міндеттерді бөлуге сәйкес жетекшілік ететін мәселелері бойынша тапсырмалар береді және қарарлар жазады. Аппарат бөлімдерінің қатысуы қажет болған жағдайда аудан әкімінің орынбасарлары аппарат басшысына тиісті қайта тапсыру жібереді. Аппарат басшысы құжаттарды орындаушылар құрамына аппараттың қандай да болмасын бөлімін енгізу қажеттілігін өз бетімен анықтайды. Аппарат басшысы, аудан әкімінің орынбасарлары өздері жетекшілік ететін мәселелерге сәйкес тапсырмалар береді және қарарлар жазады.

Басшылық кіріс хат-хабарды түскен күні қарайды, ал шұғыл хат-хабар дереу қаралады.

Егер тапсырма бірнеше орындаушыға берілсе, онда жинақтаудың және құжатты орындаудың кімде қалатыны міндетті түрде көрсетіледі. Егер мұндай белгі болмаса, онда жинақтау және құжатты орындау деректері бірінші болып көрсетілген орындаушыда қалады. Бүкіл тапсырманың уақытында орындалуына қарарда көрсетілген мемлекеттік органдардың басшылары, аппарат бөлімдері бірдей жауап береді.

45. Басшылықтың қарары электрондық түрде Жүйеде құжаттың тіркеу-бақылау карточкасына «Қарар» бөліміне енгізіледі. Аталған бөлімді қарар жазған адам немесе оның көмекшісі толтыруға құқылы. Қарар карточкасында экрандық нысандағы жиектер толтырылады: қарардың авторы, орындаушылар, қарардың мәтіні (қарардың мәтінінде жинақтауға жауапты адамды немесе мемлекеттік органды міндетті түрде көрсетіп) және орындау мерзімі. Егер құжат орындауды қажет етсе, осы экрандық нысанға құжатты бақылауға қою туралы ақпарат енгізіледі. Қарар карточкасын сақтағаннан кейін оған нөмір қойылады, бұдан әрі тіркелген құжат қарар карточкасымен бірге алушылар немесе орындаушылар тізімінде санамаланған барлық орындаушыларға жіберіледі. Қарарда орындаушылар ретінде аудан әкіміне бағынысты емес (келісім бойынша) БЭҚАЖ қосылмаған мемлекеттік органдар мен ұйымдар көрсетілген жағдайда, құжат қарармен бірге орындаушыға электрондық поштамен немесе қолма-қол жіберіледі.

46. Құжатты орындағаннан кейін жауапты маман оны одан әрі ақпараттық технологиялар және мемлекеттік қызметтерді мониторингілеу және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің бақылауынан алу үшін Жүйеде орындау карточкасын толтырады.

Электронды құжаттың тіркеу-бақылау карточкасы осы карточка бойынша барлық тапсырмалар мен қарарлар бақылаудан алынбағанша бақылауда тұратын болады.

47. Жүйеде құжаттың орындау мерзімін ұзарту, қайта тапсыру немесе жұмыс бақылауына қою мүмкіндігі көзделген. Ол үшін құжаттың орындалуына жауапты маман осы тапсырманы берген басшыға жазбаша негіз (қызметтік жазба, ақпарат және т.б.) дайындайды.

Бұл жағдайда қарардың тиісті карточкасына мынадай деректер енгізіледі:

құжатты орындаудың ұзартылған күні;

құжатты қайта тапсыру жөніндегі мәліметтер;

құжатты орындау мерзімін ұзартқан адамның лауазымы мен тегі.

48. Аппараттың бөлімдері келіп түсетін хат-хабардың сипаты мен сапасын жүйелі түрде талдайды, өз құзыреті шегінде оның әрі қарай өтуін, қойылған мәселелердің шешілуін айқындайды, құжат айналымын қысқарту шараларын қабылдайды, келіп түсетін құжаттардың сапалы және уақтылы орындалуына бақылау жүргізеді.

49. Аппарат бөлімдерінің басшылары өздері басшылық ететін бөлімдерде құжаттардың орындалуын бақылауды жүзеге асырады, бақылау құжаттарын орындау мерзімдерін бұзуға және сапасыз орындауға жол берген қызметкерлерді тәртіптік жауапқа тарту жөнінде ұсыныстар енгізеді, аппарат бөлімдеріндегі атқарушылық тәртіптің жағдайына дербес жауапты болады.

Аппараттың ақпараттық технологиялар және мемлекеттік қызметтерді мониторингілеу және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі бақылау құжаттарының орындау мерзімдері мен өтуіне, атқарушылық тәртіптің жағдайына, құжаттарды тіркеу және бақылауға қою, орындалған құжаттарды бақылаудан алуға бақылау жасайды, бақылау тапсырмаларының тізбесін дайындайды және олардың орындалу мерзімдері туралы басшылыққа және аппарат бөлімдеріне еске салу жолдайды. ақпараттық технологиялар және мемлекеттік қызметтерді мониторингілеу және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің басшысы, осы бөлімнің бас маманы құжаттардың бақылауға дұрыс қойылуы және бақылаудан алынуы, бақылау құжаттарының орындау мерзімдерін белгілеу және кейінге ауыстыру үшін дербес жауапты болады.

50. Шығыс құжаттарын дайындау кезінде мемлекеттік билік органдарының, қоғамдық ұйымдардың, кәсіпорындардың, мекемелердің, өзге шаруашылық жүргізуші субъектілердің атауларын жазуда бірізділікті сақтаған жөн.

Шығыс хаттары, әдетте, екі данада әзірленеді және қол қойылады, бұл ретте екінші данасында виза қою күнін көрсете отырып, құрылымдық бөлімшенің орындаушысы мен басшысының визалары болуы тиіс. Құжат мәтіні А4 және А5 форматындағы бланкіде «Times New Roman» 14-қаріппен бір жоларалық интервал арқылы басылады. Соңғы беттің төменгі сол жағында немесе беттің артқы жағында орындаушының тегі, оның қызметтік телефонының нөмірі көрсетіледі. Барлық деректемелер басылуы тиіс. Түзетулер мен тазартуға жол берілмейді. Электрондық құжаттың мазмұны мен деректемелері қағаз құжатпен бірдей болуға тиіс. Жекелеген жағдайларда (кестелерді, қосымшаларды, орындаушы туралы белгілерді, ескертулер мен т.б. ресімдеу) қаріп мөлшері мен жоларалық интервал басқадай болуы мүмкін.

51. Облыс әкімдігіне, мемлекеттік органдарға жолданатын шығыс құжаттары мынадай міндетті деректемелерден тұруы тиіс:

шығыс нөмірі мен күні;

облыс әкімі және оның орынбасарларының тиісті актілері мен тапсырмаларына сілтемелер;

сұрау салуды орындау жағдайында – сұрау салудың нөмірі мен күні;

хаттаманы немесе жоспарды орындау жағдайында – тармақтың мазмұнын жаза отырып, хаттаманың немесе жоспар тармағының нөмірі;

аудан әкімінің немесе аудан әкімінің міндеттерін атқарушы лауазымды тұлғаның қолы;

орындаушының тегі және оның телефонының нөмірі.

Облыс әкімдігі мен мемлекеттік органдарға жолданатын ақпараттар мен өзге құжаттардың көлемі 3 беттен аспауы тиіс. Құжаттардың мәтіні айқын, жүйелі, қысқаша баяндалуы тиіс.

52. Шығыс қызметтік құжаттар белгіленген үлгідегі бланкілерде басылуы тиіс. Аппарат ішінде хат жазысу кезінде бланкілер пайдаланылмайды.

53. Құжатты лауазымды адамға жіберген кезде адресаттың атауы атау септігінде, ал адресаттың лауазымы мен тегі барыс септігінде жазылады.

Шығыс құжатта төрттен артық мекенжай болмауы тиіс. Құжатты төрттен артық мекенжайға жіберген кезде тарату көрсеткіші жасалады және әр көшірмеде бір ғана мекенжай көрсетіледі. Құжат жіберілетін адресат жалпылай белгіленуі мүмкін (мысалы: ауылдық округ әкімдеріне, дербес бөлім басшыларына).

54. Облыс әкімінің атына жіберілетін шығыс хат-хабарға тек аудан әкімі не болмаса оның міндетін атқарушы адам ғана қол қояды, өзге мемлекеттік органдарға аудан әкімінің жетекшілік ететін орынбасары, аппарат басшысы виза қояды.

Тапсырмаларды орындау бойынша осы тапсырмалар бойынша жауапты орындаушылар болып табылатын мемлекеттік органдардың аттарына жинақтау үшін жолданатын жауап құжаттар деңгейі аудан әкімі орынбасарынан төмен емес лауазымды тұлғаның, аппарат басшысының қолы қойылып жіберіледі.

55. Мәтіні 10 жолдан кем болған құжатқа тақырып берілмейді. Егер мәтінде 10-нан артық жол болса қысқаша тақырып беріледі. Құжат мәтінінің тақырыбы құжаттың сол жақ жиегінен бастап, жартылай қалың қаріппен, сөз тасымалысыз ресімделеді және әр жолда 35 белгіден артық белгі болмауы қажет.

Құжат күні тиісінше мемлекеттік және орыс тілдері нормаларына сәйкес араб санымен ресімделеді. Айдың күні мен ай екі жұп араб цифрімен нүкте арқылы бөлініп, жыл төрт араб санымен ресімделеді.

Күндi сөз-сан тәсiлiмен жазу өкiмдiк, қаржылық сипаттағы мәлiметтерi бар құжаттарда, нормативтiк құқықтық актiлерге сiлтеме жасағанда, сондай-ақ соңғыларын ресімдеген кезде пайдаланылады, мысалы: «2015 жылғы 1 наурыз».

Құжаттың шығыс нөмірі мынадай тәртіппен қойылады: алдымен қол қойған лауазымды тұлғаның индексі көрсетіледі, одан кейін бөлшек белгісі арқылы шығыс құжаттың реттік нөмірі (мысалы: 1/2075) көрсетіледі. Шығыс құжатты дайындаған орындаушының тегі, оның қызметтік телефонының нөмірі және/немесе электрондық поштасының қызметтік мекенжайы, әдетте, құжаттың төменгі сол жағына орналасады (мысалы: орынд. А.А. Қалиев, тел. 2-14-24, AKaliev@akimvko.gov.kz).

56. Телеграфтық, телефакстық хат жазысу тек шұғыл сипаттағы мәселелер бойынша жүргізіледі. Шығыс жеделхаттарын тіркеу ағымдағы хат-хабарлармен бірдей жүргізіледі.

Жеделхаттар екі данада басылады, оған орындаушы виза қояды және аудан әкімі, оның орынбасарлары, аппарат басшысы қол қояды, қол қойылғаннан кейін жеделхат жолдау үшін ақпараттық технологиялар және мемлекеттік қызметтерді мониторингілеу және құжаттамалық қамтамасыз ету бөліміне беріледі. Мәтіні бірдей жеделхатты бірнеше адресатқа жіберу қажеттілігі болған кезде орындаушы оны адресаттар санына сәйкес көбейтеді. Мұндай жеделхаттарда әр данада тек бір жіберу пункті оның мекенжай деректерімен бірге көрсетіледі.

57. ақпараттық технологиялар және мемлекеттік қызметтерді мониторингілеу және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінен айналып өтіп құжаттарды жіберуге тыйым салынады. Шығыс құжаттар жіберілмес бұрын ақпараттық технологиялар және мемлекеттік қызметтерді мониторингілеу және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінде белгіленген талаптарға сәйкестікке тексеріледі. Дұрыс ресімделмеген құжаттар түзеу үшін кері қайтарылуы мүмкін.

Құжаттар адресатқа қол қойылған күннен бастап екі жұмыс күнінен кешіктірмей, ал шұғылдары дереу жіберіледі.

Шұғыл хат-хабар мемлекеттік органдардың басшыларының-адресаттардың қабылдау бөлмелеріне, оның ішінде факсимильдік байланысты пайдалана отырып, дереу берілуі мүмкін.

58. Шығыс хат-хабар құжаттарында дұрыс көрсетілмеген мекенжай бойынша құжаттарды таратуға орындаушылар жауап береді.




Достарыңызбен бөлісу:
  1   2   3


©kzref.org 2019
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет