Смж/эмж әдістемелік нұсқаулары ҚҰжаттамаларды басқару



жүктеу 481.47 Kb.
бет1/4
Дата19.11.2018
өлшемі481.47 Kb.
түріНұсқаулар
  1   2   3   4


М.Өтемісов атындағы Батыс Қазақстан мемлекеттік университеті




Бекітемін

М.Өтемісов атындағы

БҚМУ ректоры

А.С. Иманғалиев

20.10.2012 ж.



СМЖ/ЭМЖ әдістемелік нұсқаулары
ҚҰЖАТТАМАЛАРДЫ БАСҚАРУ

СМЖ/ЭМЖ.04.01

Орал, 2012



Ақпараттық деректер:


  1. Дайындаған: 19.10.2012 Н.А. Жолданова

  2. 22.09.2007 ж. СМЖ/ЭМЖ.04.01 құжаттың орнына енгізілді

  3. Енгізілген күні: 27.10.2012

  4. Қайта қарау күні: 27.10.2015

  5. Өзгертулер:






Енгізілген күні

Дайындаушының аты-жөні

Қолы

1










2










3










4










5












Мазмұны:





  1. Мақсаты

  2. Қолданылу саласы
  3. Терминдер, анықтамалар және қысқартулар

  4. Жауапкершілігі және өкілеттілігі


  5. Сипатталуы

  6. Жазбалар

  7. Дәйектемелер



1 Мақсаты
Осы әдістемелік нұсқаулар М.Өтемісов атындағы Батыс Қазақстан мемлекеттік университетінде (әрі қарай мәтін бойынша – БҚМУ) сапа менеджменті жүйесі мен экологиялық менеджмент жүйесінің құжаттамаларын тексеру, бекіту, тарату және пайдаланудан алып тастау тәртібін реттейді:

  • менеджмент жүйелерінің нәтижелі қызмет етуіне әсер ету мақсатымен қолданылатын жерде құжаттардың сәйкес нұсқаларымен қамтамасыз ету;

  • құжаттарды уақтылы қайта қарау мен өзгертулер енгізуді (ұқсастыру, теңестіру) қамтамасыз ету;

  • ескірген нұсқаларды пайдаланудан уақтылы алып тастау;

  • қандай да бір себеппен сақталған (заңды мақсаттармен, білімді сақтау) ескірген құжаттарды теңестіру;

  • сырттан келген құжаттарды басқару және теңестіру;

  • қызметкерлердің қажетті құжаттарға қол жеткізуін қамтамасыз ету.

Жазбалар құжаттардың ерекше түрі болып табылады және СМЖ/ЭМЖ.04.02 Жазбаларды басқару әдістемелік нұсқауларына сәйкес басқарылады.

2 Қолданылу саласы
Осы әдістемелік нұсқаулар БҚМУ-дың барлық қызметкерлері және барлық бөлімшелері үшін жарамды.

3 Терминдер, анықтамалар және қысқартулар

3.1 Осы әдістемелік нұсқаулардағы термин және анықтамалар ҚР СТ ИСО 9000 Сапа менежменті жүйелері. Негізгі ережелер мен сөздік, ҚР СТ ИСО 14001 Экологиялық менеджмент жүйелері. Қолдану жөніндегі талаптар мен басшылық, ҚР СТ ГОСТ Р ИСО 14050 Қоршаған ортаны басқару. Сөздік стандарттарына сәйкес келеді.

Сапа бойынша нұсқаулық – сапа менеджменті жүйелерінің шараларына сілтемелері бар ҚР СТ ИСО 9001 стандарттардың талаптарына сәйкес келуіне жасалып жатқанын көрсететін сапа менеджменті жүйесіне қысқаша шолу мен сапа бағытындағы саясатынан тұратын, сапа менеджменті жүйесін және сапа бағытындағы кәсіпорын стратегиясын құжаттайтын және анықтайтын бірінші деңгейдегі құжат.

Әдістемелік кепілдеме – әрекетті кім орындап жатқанын және қайда, қашан, неге, не жасалып жатқанын көрсетіп, бір немесе бірнеше жұмыс орындау тәсілдерін сипаттайтын құжатталған рәсім.

СМЖ/ЭМЖ әдістемелік нұсқаулары – сапа менеджменті және экологиялық менеджмент жүйелері үрдістерін орындаудың бір немесе бірнеше тәсілдерін сипаттайтын құжатталған рәсім.

Нұсқау – орындауға тиіс нақтылы әрекеттерді сипаттайтын құжатталған рәсім.

Ережелер (тәртіптер) – сәйкесті шараларды жүзеге асыру тәртібін белгілейтін заңдар жинағы, қаулылар, ұйғарымдар.

Үрдіс картасы – үрдісті тізбекті орындау туралы ақпарат беретін құжат.

Сызба – үрдіс кезеңдерінің мерзімі мен сипаттамасын өзгерту үшін графикалық белгілерді қолданатын құжат.

Формуляр – істелген жұмысты немесе нәтижеге жету туралы обьективті дәлелдемені көрсететін, жазбаларды тіркеу үшін бланканың мазмұны мен түрін баяндайтын құжат. Формулярларға сілтемелер бірінші, екінші және үшінші деңгейдегі құжаттарда көрсетілуі мүмкін.

ДЭЕМ үшін бағдарлама – университет жасаған оның қажеттіліктері үшін қолданылатын бағдарламалық жабдықтама: көрсетілген қызмет және жұмыс сапасына әсер етуге мүмкіндіктері бар оқу-өндірістік қызметтерін және басқа мақсаттарды ұйымдастыру. Бағдарлама бағдарламашы анықтаған өзіндік тілде жазылуы мүмкін.

3.2 Менеджмент жүйелерінің құжаттарын басқару және құрастыру кезінде осы тарауда көрсетілген және БҚМУ-дың сапа бойынша нұсқаулық, экологиялық менеджмент бойынша нұсқаулық және орфографиялық ережесімен ескерілген қысқартулар пайдаланылады.

3.3 Төмендегі көрсетілген барлық қысқартулар, үрдістер алгоритмін баяндау кезінде және/немесе құжаттың мәтінінде қолданылатын кестелік материалдарында, сонымен қатар үрдіс карталарында қолданылады. Құжаттың мәтінінде бұл қысқартулар қолданылмайды.

Р - ректор

БП - бірінші проректор

К – кеңесші

ОӘЖП - оқу-әдістемелік жұмыс жөніндегі проректор

ҒЖжХБП - ғылыми жұмыс және халықаралық байланыстар жөніндегі проректор

ТЖжӘМП - тәрбие жұмысы және әлеуметтік мәселелер жөніндегі проректор

ЖМЖК - жалпы мәселелер жөніндегі көмекші

ЖІЖК - жастар ісі жөніндегі көмекші

БҚ - баспасөз қызметі

ҚК - қамқорлық кеңесі

ҒК - ғылыми кеңес

ФК - факультет Кеңесі

ФКТ - факультет Кеңесінің төрағасы

СДжСД - стратегиялық даму және сапа департаменті

СДжСДД - стратегиялық даму және сапа департаментінің директоры

ББОЖ – үздіксіз білім беру орталығы (қосымша енгізілген, №1 Өзг.)

ҮББОЖ – үздіксіз білім беру орталығының жетекшісі (қосымша енгізілген, №1 Өзг.)

МӘЗБ - мониторинг және әлеуметтік зерттеулер бөлімі

МӘЗБЖ - мониторинг және әлеуметтік зерттеулер бөлімінің жетекшісі

СМжББ - сапа менеджменті және бағалау бөлімі

СМжББЖ - сапа менеджменті және бағалау бөлімінің жетекшісі

ҚОБ - қашықтан оқыту бөлімі

ҚОБЖ - қашықтан оқыту бөлімінің жетекшісі

ИТД - инновациялық технологиялар департаменті

ИТДД - инновациялық технологиялар департаментінің директоры

IТБ - IT бөлімі

ITБЖ - IT бөлімінің жетекшісі

БИ - бас инженер

ИЭ - инженер-электроншы

БжИ - бейнемонтаж инженері

Рд - редактор

ИБ - инженер-бағдарламашы

БББДжАҰБ - білім беру бағдарламаларын дамыту және академиялық ұтқырлық бөлімі

БББДжАҰБЖ - білім беру бағдарламаларын дамыту және академиялық ұтқырлық бөлімінің жетекшісі

АСр - аға сарапшы

Ср - сарапшы

АМжБПД - академиялық мәселелер және Болон процесі жөніндегі департаменті

АМжБПДД - академиялық мәселелер және Болон процесі жөніндегі департаменті директоры

ОҮЖжҰБ - оқу үрдісін жоспарлау және ұйымдастыру бөлімі

ОҮЖжҰБЖ - оқу үрдісін жоспарлау және ұйымдастыру бөлімінің жетекшісі

АД - аға диспетчер

ОТ - Офис Тіркеуші

СжКБ - статистика және контингент бөлімі

ТжАЖБ - тіркеу және академиялық жазбалар бөлімі

ТжАЖБЖ - тіркеу және академиялық жазбалар бөлімінің жетекшісі

МО - мансап орталығы

МОД - мансап орталығының директоры

ХКББДО - халықаралық көптілді білім беруді дамыту орталығы

ХКББДОД - халықаралық көптілді білім беруді дамыту орталығының директоры

АжБЖББ - аттестаттау және білім жетістігін бағалау бөлімі

АжБЖББЖ - аттестаттау және білім жетістігін бағалау бөлімінің жетекшісі

ҒжКД - ғылым және коммерцияландыру департаменті

ҒжКДД - ғылым және коммерцияландыру департаментінің директоры

ХЫҚ - халықаралық ынтымақтастық қызметі

ХЫҚЖ - халықаралық ынтымақтастық қызметінің жетекшісі

ЖООКДБ - жоғары оқу орнынан кейінгі дайындық бөлімі

ЖООКДБЖ - жоғары оқу орнынан кейінгі дайындық бөлімінің жетекшісі

ҒК - ғылыми кітапхана

ҒКД - ғылыми кітапхананың директоры

РБО - редакциялық баспа орталығы

РБОЖ - редакциялық баспа орталығынын жетекшісі

ЖДО - жастардың даму орталығы

ТЖБ - тәрбие жұмысы жөніндегі бөлім

ТЖБЖ - тәрбие жұмысы жөніндегі бөлімінің жетекшісі

СтД - студенттік декан

СР - студенттік ректор

Ст - студент

СК - спортклуб

СКЖ - спортклуб жетекшісі

М - мұражай

МЖ - мұражай меңгерушісі

МБ - медициналық бөлімше

Д - дәрігер

ЭжБСЗ - экология және биогеохимия сынақ зертханасы

ЭжБСЗМ - экология және биогеохимия сынақ зертханасының меңгерушісі

ХА - химик-аналитик

ҒХ - ғылыми хатшы

ФД - факультет деканы

ДО - декан орынбасары

КМ - кафедра меңгерушісі

АЛ - аға лаборант

КҚ - кадрлық қызметі

КҚЖ - кадрлық қызметінің жетекшісі

АҚШБ - АҚ штабының бастығы

К - кеңсе

Б - бухгалтерия

БЕ - бас есепші

БЕО - бас есепшінің орынбасары

БЕБЕЖО - бас есепшінің бухгалтерлік есебі жөніндегі орынбасары

БЕЭСЖО - бас есепшінің экономикалық сұрақтары жөніндегі орынбасары

ШҚ - шаруашылық қызметі

ШҚЖ - шаруашылық қызметінің жетекшісі

ЕҚжҚТИ - еңбекті қорғау және қауіпсіздік техникасы жөніндегі инженер

З - заңгер

ММ - мұрағат меңгерушісі

ПОҚ - профессорлық оқытушылар құрамы

Эд - эдвайзер

Т - тьютор

ҮМО - үрдісті міндетті орындаушы

БСЭӨ - басшылықтың сапа және экология жөніндегі өкілі

АТЖ - аудит тобының жетекшісі

АТМ - аудит тобының мүшесі

БЖ - бөлімше жетекшісі

ҮЖ - үрдіске жауапты

БҮҚ - бөлімшелер – үрдіске қатысушылар

ҮҚБЖ - үрдіске қатысушы-бөлімшелер жетекшісі

ТБЖ - тексерілетін бөлімше жетекшісі

Ұ - ұйымдастырады

Қ - қатысады

О - орындайды

ӘН - әдістемелік нұсқаулар

ҮК - үрдіс картасы

ҒҚКЖ - ғимараттарға қызмет көрсететін жұмысшы

СЭК - сапа және экология жөніндегі Кеңесі

СМЖ - сапа менеджменті жүйесі

ЭМЖ - экологиялық менеджмент жүйесі

ЭПК - элективті пәндер каталогы

Ко - колледж

КД - колледж директоры

ККТ - колледж педагогикалық Кеңесінің төрағасы

ТжКО - техникалық және кәсіптік оқыту

КДОІО - колледж директорының оқу ісі жөніндегі орынбасары

КДТІО - колледж директорының тәрбие ісі жөніндегі орынбасары

КОӘК - колледждің оқу-әдістемелік кеңесі

КОТК - колледждің оқу-тәрбие кеңесі

БҚОББ - Батыс Қазақстан облыстық білім басқармасы

ОББӘК - облыстық білім басқармасының әдістемелік кабинеті

ПЦК - Пәндік-циклдік комиссия

БҚОҚР БжҒМ ТжКБД«РҒӘО» - Батыс Қазақстан облысы бойынша ҚР Білім және ғылым министрлігінің техникалық және кәсіптік білімді дамытудың «Республикалық ғылыми-әдістемелік орталығы»

КӘ - колледж әдіскері

КО - колледж оқушысы


4 Жауапкершілігі және өкілеттілігі
Сапа менеджменті жүйесінің құжаттарын шығаруға, талдауға және өзгерістер енгізуге құжатты дайындайтын бөлімше жетекшісі жауап береді.

ҚР СТ ИСО 9001, ҚР СТ ИСО 14001 стандарттар талаптарына сәйкестігін құжаттар мазмұнын тексеру, өзгеріс енгізу және уақытында қайта қарау үшін бақылауға сапа менеджменті және бағалау бөлімінің аға сарапшысы жауап береді.

СМЖ кұжаттарын келісу үшін басшылықтың сапа және экология жөніндегі өкілі жауап береді.

Құжаттарды бекітуге ректор жауап береді.

Құжаттарды университеттің ішкі сайтына орналастыру үшін ІТ бөлімінің инженер-бағдарламашысы жауап береді.

Құжаттардың көшірмелерін көбейту, өзгерістер енгізу, уақтылы қызметкерлерге жеткізу үшін жауапкершілік кеңсе инспекторына жүктелген.

Ұйымдық-басқару құжаттарды басқаруға кеңсе инспекторы жауапты.

Қаржы-экономикалық құжаттардың көшірмелерін басқару үшін бас есепші жауапты және басқару Қазақстан Республикасының қолданыстағы нормативтік актілеріне сәйкес жүзеге асырылады.

Сыртқы құжаттарды басқару жауапкершілігі осы әдістемелік нұсқаулардың 5.8.4-тармағында баяндалған.

Құжаттамаларды басқару жөніндегі БҚМУ қызметкерлерінің жауапкершілігі мен өкілеттілігі осы әдістемелік нұсқаулардың 1 қосымшасында көрсетілген.



5 Сипатталуы
5.1 Жалпы ережелер

БҚМУ сапа менеджменті және экологиялық менеджмент жүйелерінің төрт деңгейдегі құжаттамалары бар.

Бірінші деңгейінің құжаттамасы – Сапа бойынша нұсқаулық, Экологиялық менеджмент бойынша нұсқаулық, Сапа бағытындағы саясат, Экологиялық саясат.

Екінші деңгейінің құжаттамасы – сапа менеджменті жүйесі үрдістерінің қызметін сипаттайтын әдістемелік нұсқаулар жиынтығы болып ұсынылған үрдістердің сипаттамасы, сонымен бірге ішкі нормативтік және ұйымдық-басқару құжаттамасы. Екінші деңгейдегі құжаттарға сапа саласындағы мақсаттар, СМЖ әдістемелік нұсқаулар, бөлімшелер туралы ережелер жатады. Еңбекті қорғау және қауіпсіздік қызметі бойынша құжаттар сапа менеджмент және экологиялық менеджмент жүйелерінің құжаттар құрамына кірмейді; оларды еңбекті қорғау және қауіпсіздік техникасы жөніндегі инженер жасайды және жеке тізіміне тіркейді.

Үшінші деңгейінің құжаттамасы – нұсқаулықтар, сапа бойынша жоспарлар, қызметтік нұсқаулықтар, үрдіс карталары.

Төртінші деңгейінің құжаттамасы – нақтыланған нұсқаулар болып келген, бланк түрінде ресімделген формулярлар.

Сыртқы құжаттар:


  • халықаралық келісімдер, конвенциялар;

  • Қазақстан Республикасы Үкіметінің заңдары мен қаулылары;

  • халықаралық, мемлекет аралық, мемлекеттік стандарттары;

  • техникалық регламенттері (Санитарлық тәртіптері және нормалары, Құрылыстың нормалары және тәртіптері және т.б.);

  • пайдалану құжаттамалары;

  • оқу бағдарламалары.

Сапа менеджмент және экологиялық менеджмент жүйелерінің құжаттары қолдану үшін қағаз түрінде дайындалады және университеттің ішкі сайтында орналастырылады және өзгертулерден сақталады. Бақылау данасы қағаз және электронды түрде сақталады.

Менеджмент жүйелерінің ішкі құжаттар тізбесі СМЖ/ЭМЖ.04.01.05 формулярда көрсетілген түрінде рәсімделеді.




5.2 Құжаттарды теңестіру

Менеджмент жүйелерінің құжаттарын теңестіру және көрсету құрылымы:



СМЖ/ЭМЖ 00.00.00


Құжаттың Сапа менеджмент немесе

экологиялық менеджмент жүйесіне қатыстылығы

ҚР СТ ИСО 9001 немесе

ҚР СТ ИСО 14001 стандарттар тарауының нөмірі

Құжаттың реттік нөмірі

Формуляр нөмірі

Сапа бойынша нұсқаулық СМЖ түрінде көрсетіледі.



СМЖ бірінші үш әрібі тек сапа менеджмент жүйесінің құжаттарын белгілеу үшін пайдаланылады.

Мысалы, СМЖ.04.01.09, осында:

СМЖ – құжаттың сапа менеджмент жүйесіне қатыстылығы;

04 – ҚР СТ ИСО 9001 стандарт тарауының нөмірі;

01 – тарау ішіндегі құжаттың реттік нөмірі;

09 – құжатта ескерілген формулярдың нөмірі.

Бөлімшелер туралы ережелерге және қызметтік нұсқауларға теңестірілген нөмірлер берілмейді.

ЭМЖ екінші үш әрібі тек экологиялық менеджмент жүйесінің құжаттарын белгілеу үшін пайдаланылады.

Мысалы, ЭМЖ.04.01.02, осында: ЭМЖ – құжаттың экологиялық менеджмент жүйесіне қатыстылығы;

04 – ҚР СТ ИСО 14001 стандарт тарауының нөмірі;

01 – тарау ішіндегі құжаттың реттік нөмірі;

02 – құжатта ескерілген формулярдың нөмірі.

Егер құжат сапа менеджмент және экологиялық менеджмент жүйелеріне қатысты болса, онда СМЖ/ЭМЖ әріптері қолданылады.

Сапа менеджмент және экологиялық менеджмент жүйелеріне қатысы бар құжаттар үшін ҚР СТ ИСО 9001 стандарт тарауының нөмірі көрсетіледі. Соңғы екі белгі формуляр нөмірін көрсету үшін пайдаланылады.

Мысалы, СМЖ/ЭМЖ.08.03.01, осында:

СМЖ/ЭМЖ – құжаттың сапа менеджмент және экологиялық менеджмент жүйелеріне қатыстылығы;

08 – ҚР СТ ИСО 9001 стандарт тарауының нөмірі;

03 – тарау ішіндегі құжаттың реттік нөмірі;

01 – құжатта ескерілген формулярдың нөмірі.


5.3 Құжаттар құрылымы

Сапа менеджмент және экологиялық менеджмент жүйелерінің құжаттары (үрдіс карталарынан, формулярлардан, стандартқа сәйкес құрылымын анықтайтын сыртқы құжаттардан басқа) мынадай бөлімдерден тұрады:



  • Лауазым парағы;

  • Мазмұны;

  • Мақсаты;

  • Қолдану саласы;

  • Терминдер, анықтамалар және қысқартулар;

  • Жауапкершілігі және өкілеттілігі;

  • Сипатталуы;

  • Жазбалар;

  • Дәйектемелер.

Сапа менеджменті және бағалау бөлімінің аға сарапшысы менеджмент жүйелерінің барлық ішкі құжаттарын бірыңғай рәсімдеуді бақылайды.
5.4 Құжаттарды шығару және бекіту

5.4.1 Құжаттарды дайындаудың негізі

Құжаттарды дайындаудың негізі болып табылады:

- Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңнамасының, шет елдік, халықаралық немесе мемлекеттік стандарттарының, басқа нормативтік құжаттарының мазмұны немесе құрылымы өзгеруі жөніндегі ақпарат талдауының нәтижесі;

- Жан-жақтағы ұжымдармен келісім-шарттар (келісімдер) талдауының нәтижесі;

- Жоғары тұрған ұжымдардың бұйрықтары және қаулылары;

- БҚМУ ректорының, басшылықтың сапа және экология жөніндегі өкілінің, кәсіпорын бөлімше жетекшілерінің немесе бөлек қызметкерлердің ынталы ұсынысы;

- Басшылықтың сапа және экология жөніндегі өкілі дайындайтын (менеджмент жүйелері үшін) және БҚМУ ректоры бекітетін құжаттарды дайындау жоспары.

Құжаттарды дайындау туралы шешімді БҚМУ ректоры қабылдайды.


5.4.2 Құжаттарды ұйымдастыру

Дайындайтын бөлімшенің жетекшісі өз бөлімінің мамандары ішінен жауапты орындаушыны тағайындайды. Қажетті жағдайда дайындайтын бөлімшенің жетекшісі басқа бөлімшелердің қызметкерлерін келісім бойынша тарту мүмкін.

Менеджмент жүйелерінің құжаттарын дайындау кезінде:


  • Қазақстан Республикасының заңнамасын;

  • Қазақстан Республикасының мемлекеттік стандарттарын;

  • Халықаралық және шет елдік стандарттарын, сонымен қатар ИСО 9000 және ИСО 14000 топтамасы стандарттарын, бекітілген тәртіпте тіркелген отандық және шет елдік кәсіпорындар стандарттарын басшылыққа алу керек.

Сапа менеджмент және экологиялық менеджмент жүйелері аясының негізгі өндірістік үрдістерді реттейтін құжаттарында көрсетіледі:

    • құжатпен регламенттелген қызмет мақсаты;

    • негізгі жұмыс кезеңдерінің құрамы мен кезекті;

    • жұмысты орындау үшін жауаптылығы;

    • жұмысты орындау үшін ресурстарға талаптар;

    • жұмыс орындалуының тәртібі;

    • жұмыстың нәтижелілігін бағалайтын өлшемдер;

    • қорытынды нәтижелерді және жұмыс кезеңдері арасында жетістікке жеткен нәтижелер бақылаудың әдістері;

    • жұмысты орындау үшін бастапқы мәліметтер және материалдық кірістер және олардың жеткізушілері мен өзіндік ерекшеліктері;

    • қызметтің материалдық және ақпараттық шығыстары (нәтижелері), және олардың тұтынушылары;

    • жұмыс орындау кезінде сәйкессіздіктердің теңестірілген тәуекелдер (өнім және үрдістің), оларды болдырмау және төмендету шаралары;

    • жұмыс орындалу кезінде тіркеуге жататын мәліметтер және мәліметтерді тіркеуге керек болған құжаттар формалары.

Құжаттың мазмұнына және қойылған талаптардың негіздемесіне дайындаушылар жауапты.

Жауапты орындаушы:



  • Жұмыс кезеңін анықтайды;

  • Құжаттың тарауларының құрамын белгілейді;

  • Бірігіп орындаушылар арасындағы жұмыстарды таратады;

  • Бірігіп орындаушылар жұмыстарын басқарады.

Дайындалған құжаттың жобасы сапа және экология жөніндегі Кеңесінде талқыланады. Алынған ескертулер бойынша орындаушылар талдау өткізеді және түзетулер енгізеді.

Құжатты жетілдіру туралы шешім қабылданса, оның мазмұнына ескертулер бойынша түзетулер енгізеді.

Құжатты жетілдіру туралы шешім қабылдау мерзімі және құжатты жетілдіру ескерту алғаннан кейін бес күннен кеш қалмай жүзеге асырылады.
5.4.3 Құжаттар келісімі

Құжаттар басшылықтың сапа және экология жөніндегі өкілімен келісіледі.

Бұл кезде басшылықтың сапа және экология жөніндегі өкілі қолдану сферасына қарай ҚР СТ ИСО 9001 стандарттар талаптарына сәйкес құжатты тексереді.

Сапа менеджменті бөлімінің аға сарапшысы:



  • ҚР СТ 1.12 Нормативтік мәтіндік құжаттар. Құрылуына, мазмұндалуына, рәсімделуіне қойылатын жалпы талаптар стандартының және осы әдістемелік нұсқаулардың талаптарына сәйкестігін тексереді.

Осы кезде:

  • құжаттың және барлық бөлімнің теңестірілген белгілері;

  • мәтінді орналастыру, шрифт көлемі, абзац, жаңа жол шегінісі т.б.;

  • қажетті бөлімдер бейімділігі тексеріледі.

Осы уақытта 5.2-тармағына сәйкес сапа менеджменті және бағалау бөлімінің маманы құжатқа теңестірілген реттік номерін қояды.

Құжаттар келісімінің мерзімі келісуші адам құжатты алған уақыттан бастап, бес күннен артық емес.

Келісімі жөнінде келісуші адам соңғы парақтың сол жақтағы төменгі бұрышына қолын және күнін қояды. Келісілген қолы қойылған соң құжат ректорға бекітілуге беріледі.
5.4.4 Құжаттарды бекіту

Менеджмент жүйелерінің құжаттары сыртқы бетіне ректордың қолы, күні, мөрі қойылу арқылы бекітіледі.


5. 5 Құжаттарды тіркеу және тарату
5.5.1 Тіркеу және жұмысқа беру тәртібі

5.5.1.1 Бекітілген құжаттарды тіркеу кеңседе жүзеге асырылады.

5.5.1.2 Құжаттар БҚМУ сапа менеджмент жүйесінің құжаттама тізбесінде немесе БҚМУ экологиялық менеджмент құжаттар тізбесінде тіркеледі.

5.5.1.3 Сапа менеджменті және бағалау бөлімінің қызметкері ІТ бөлімінің инженер-бағдарламашысына бекітілген құжаттың электрондық нұсқасын тапсырады. Ол өзгертулерден сақталған MS Word пішіміндегі құжатты бекіту уақытынан кейін 5 күн ішінде университеттің ішкі сайтына орналастырады. «Ақпараттық мақсаттар үшін», «Жұмыс экземпляры» штампымен белгіленбеген, университеттің ішкі сайтынан басып шығарылған құжаттар жарамсыз болып табылады. Электрондық және қағаз нұсқасы мазмұны бойынша ұқсас болуы керек. Бағдарламалық жабдықтама ерекшелігіне қарай рәсімделу түрінде ғана айырмашылық болуы мүмкін. Бақылау және жұмыс экземплярлары сәйкес штамптармен белгіленеді. Жұмыс экземплярлары университеттің істер номенклатурасында бөлімшелердің нөмірлеуіне сәйкес белгіленеді.

5.5.1.4 Құжаттың жұмыс экземплярларын кеңсе инспекторы төмендегідей формасында ішкі құжаттарды тіркеу журналына тіркеп жұмысқа береді.




Күні

Құжаттың атауы

Кімнен келген

Кім алды

Қолы




















Достарыңызбен бөлісу:
  1   2   3   4


©kzref.org 2017
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет