Анықтамалық аппараттар жүйесі Орындаған: Кикбаева Нұргүл,Тарих-201



Дата17.05.2022
өлшемі32.98 Kb.
#173952
түріАнықтамалық
Байланысты:
Музей Сөж 13-апта Кикбаева Нұргүл


Қ.Жұбанов атындағы Ақтөбе өңірлік университеті



СӨЖ

Тақырыбы: Архивтердегі ғылыми- анықтамалық аппараттар жүйесі

Орындаған:Кикбаева Нұргүл,Тарих-201

2022ж

Ғылыми-анықтамалық аппарат (бұдан әрі – ҒАА) – архивтік анықтамалықтардағы архивтік құжаттар сипаттамасының жиынтығы, архивтік құжаттарды және олардағы құжаттық ақпаратты іздеуге арналады;
ҒАА жүйесі – архивтік құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы архивтік анықтамалықтардың бірыңғай ғылыми-әдістемелік негізде құрылатын өзара байланысты және бірін бірі толықтыратын кешені;

198. Ұйым архиві пайдаланушыларға ҒАА (анықтамалық-іздестіру құралдарын) архивтік құжаттармен ұсынады.

      199. Архивтің ҒАА жүйесі негізгі архивтік анықтамалықтар кешені (істер, құжаттар тізімдемесі, жөнсілтер, жүйелі каталог) және қосымша архивтік анықтамалықтарды (сілтегіш, шолу) қамтиды. Қосымша архивтік анықтамалықтарды жүргізудің орындылығын ұйымның архиві белгілейді.

      200. ҒАА жүйесінде ұйымдардың іс жүргізуінде және архивтерінде құрылатын есептік-анықтамалық аппараттың сабақтастығы, оның мемлекеттік архивтердің, Қазақстан Республикасы Президенті архивінің ҒАА жүйесімен үйлесімдігі іске асырылады.

      Ұйымдар архивтерінің ҒАА жүйесінің сабақтастығы оны құрудың талаптары мен қағидаттарының біртұтастығына негізделеді.

      201. Архивтік құжаттарды сипаттау (архивтік анықтамалықтар үшін ақпарат жасау) үш деңгейде жүргізіледі:

      1) архив қоры;

      2) сақтау бірлігі;

      3) архивтік құжат.

      202. Архивтік анықтамалықтың негізі мынадай:

      1) идентификациялау ақпараты (архив қорының, сақтау бірлігінің атауы мен анықтамалық деректері);

      2) ақпараттың құрамы мен мазмұны туралы;

      3) ақпаратқа қол жеткізу шарттары және пайдалану шарттары туралы;

      4) архив қорының тарихы жөніндегі мәліметтерді қамтитын сипаттаушы бап болып табылады.

      203. Қажет болған жағдайда сипаттаушы бапқа түпнұсқалардың тұрған орны туралы, ұйымның архивтік құжаттарының басқа архив қоры құрамында бар болуы және олардың сақталған орны, библиографиясы және басқалары туралы қосымша мәліметтер енгізіледі.

      204. Архив қоры деңгейіндегі архивтік анықтамалықтың сипаттаушы бабы:

      1) архив қорының атауын;

      2) архив қоры туралы анықтамалық деректерді (архивтік шифр (қор нөмірі), құжаттаманың түрлері бойынша сақтау бірліктеріндегі архив қорының көлемін, құжаттаманың әрбір түрі бойынша архивтік құжаттардың соңғы даталарын, қолда бар қорішілік ғылыми-анықтамалық аппараттың тізбесін;

      3) архив қорына тарихи анықтаманы;

      4) архивтік құжаттардың құрамы және мазмұны туралы аннотацияны;

      5) қолжетімділік туралы ақпаратты;

      6) библиографияны қамтиды.

      205. Сақтау бірлігі деңгейіндегі архивтік анықтамалықтың сипаттаушы бабы:

      1)сақтау бірлігінің реттік нөмірін;

      2)бұрынғы тіркеу нөмірін;

      3)сақтау бірлігінің тақырыбын;

      4)сақтау бірлігі туралы анықтамалық деректерді;

      5)түпнұсқалығын немесе көшірмесін көрсетуді;

      6) жеткізгіш түрін немесе жарыққа шығару тәсілін көрсетуді;

      7)сақтау бірлігінің архивтік құжаттардың қолжетімділік шарттары, тілі және сыртқы ерекшеліктері туралы ақпаратты қамтиды.

      Басқару құжаттамасының сақтау бірлігінің, жеке тұлғалардың архивтік құжаттарын сақтау бірлігінің тақырыбы архивтік құжаттар түрінің атауын, архивтік құжаттың (құжаттардың) авторын (авторларын), құжаттар жіберілген немесе алынған адресатты (адресаттарды) немесе корреспондентті (корреспонденттерді), көрсетілген құжаттардың мазмұнына қатысты болатын мәселені немесе нәрсені, оқиғаның, фактінің, орнының атауын, тұлғаның тегі мен аты-жөнін, оқиғаның датасын қамтиды.

      Қажетті мәліметтер болмаған жағдайда тақырыпқа түсіндірме ақпарат – "авторы белгісіз", "датасы жоқ", "ж....бұрын емес" жазылады.

      Жобалық немесе конструкторлық құжаттаманың сақтау бірлігінің тақырыбы объектінің шифрін, жобаның, сатының, бөліктің атауын, томның нөмірін, авторын, әзірлеменің аяқталған жылын қамтиды.

      Кинобейнеқұжатты есепке алу бірлігінің тақырыбы фильмнің, арнайы шығарылымның, киножурналдың авторлық атауын немесе кинода немесе телесюжетте бейнеленген оқиғаның атауын, шығарылған датасын және/немесе түсірілімнің датасын, түсірілім режиссерінің және/немесе операторының тегі мен инициалдарын, құжаттың тілін қамтиды.

      Фоноқұжатты есепке алу бірлігінің тақырыбы фоноқұжаттың атауын және жанрын, фоноқұжатта көрсетілген оқиғаның атауын, орнын және датасын қамтиды. Фононқұжаттың атауы болмаған жағдайда теле- немесе радиохабардың, сөйленген сөздің, әңгіменің және басқаларының негізгі мазмұны көрсетіледі. Әдебиет және өнер туындысының жазбасы бар фоноқұжатты есепке алу бірлігінің тақырыбы туындының және оның жанрының атауын, егер фоноқұжатта авторлық атауы белгісіз және бұрын жарияланбаған туынды болса, тырнақшаға алынған мәтіннің бірінші жолын, туындының өзінің, содай-ақ оның өңделуінің, үзіндісінің, аудармасының авторларының және/немесе орындаушыларының тегі мен инициалдарын, фоноқұжаттың тілін қамтиды.

      Фотоқұжатты сақтау бірлігінің тақырыбы суреттің немесе фотоальбомның, слайдтың, негативтің сипаттамасын, автордың тегі мен инициалдарын, түсірілген орны мен датасын қамтиды.

      Сақтау бірлігі туралы анықтамалық деректер архивтік шифрдің (архив қоры нөмірін, істердің, құжаттардың тізімдеме нөмірлерін, сақтау бірлігінің нөмірін) элементтерін, сақтау бірліктерінің деректер көлемін, архивтік құжаттардың соңғы даталарын қамтиды.

      Сақтау бірлігінің архивтік құжаттарына қол жеткізу шарттары, тілі және сыртқы ерекшеліктері туралы ақпарат оларға қолжетімділік Қазақстан Республикасының заңнамасымен немесе қор жасаушымен шектелген архивтік құжаттардың бар болуы туралы мәліметті, сондай-ақ аса құнды құжаттар түпнұсқаларының бар болуы, оның ішінде Қазақстан Республикасы ұлттық игілік объектілеріне жатқызылған құжаттар мен физикалық жай-күйі қанағаттанғысыз жағдайдағы құжаттар туралы, пайдалану қорының бар болуы туралы архивтік құжаттың тілі мен сыртқы ерекшеліктері туралы мәліметтерді қамтиды.

      Сипаттаушы бап архив қоры мен оның құрылымдық бөліктерінің (істер, құжаттар тізімдемесі) атауымен, жекелеген архивтік құжаттардың немесе олардың осы сақтау бірлігі топтарының аннотациясымен толықтырылады.

      206. Архивтік анықтамалықтың сипаттаушы бабы архивтік құжат деңгейінде мыналарды қамтиды:

      1)архивтік құжаттың тақырыбы;

      2)архивтік құжат туралы анықтамалық деректер;

      3)түпнұсқалығына/көшірме екеніне нұсқау;

      4)жеткізгіштің түрі (немесе жарыққа шығару тәсілі).

      5)архивтік құжатқа қол жеткізу шарттары, тілі және сыртқы ерекшеліктері туралы ақпарат.

      Архивтік құжаттың тақырыбы – архивтік құжат түрінің атауын, авторын, құжат жіберілген немесе алынған адресатты немесе корреспондентті, көрсетілген құжаттың мазмұнына қатысты мәселені немесе нәрсені, оқиғаны, фактіні, тұлғаны, орынның атауын, оқиғаның датасын қамтиды. Қажетті мәліметтер болмаған жағдайда тақырыпқа "авторы анықталған жоқ", "датасы қойылмаған" деген түсіндірме ақпарат жазылады. Тақырып, қажет болған жағдайда, осы құжат тақырыбында көрсетілмеген мазмұнын ашатын аннотациямен толықтырылады.

      Архивтік құжат туралы анықтамалық деректер архивтік шифр элементтерінен (қор нөмірінен, істер, құжаттар тізімдемесінің нөмірінен, сақтау бірлігінің нөмірінен, парақтар нөмірлерінен), архивтік құжаттың көлемінен (парақтар санынан), оның жасалған датасынан тұрады.

      Архивтік құжаттарға қол жеткізу шарттары, тілі және сыртқы ерекшеліктері туралы ақпарат оларға қолжетімділік Қазақстан Республикасының заңнамасымен немесе қор жасаушымен шектелген аса құнды құжаттың Қазақстан Республикасының ұлттық игілік объектілеріне жатқызылған құжаттың және/немесе физикалық жай-күйі қанағаттанғысыз жағдайдағы құжаттың мәртебесі туралы мәліметтерді қамтиды.

      207. Сақтау бірлігінің құрамын сипаттайтын сақтау бірлігінің түрі (іс, хат алмасу, құжаттар, тізілім, альбом, журнал, кітап және басқасы) немесе құжаттар түрі (хаттамалар, баяндамалар, бұйрықтар, есептер, естелік актілері, мақалалар, роман, жазба кітапшалары) тақырыптың бас жағында көрсетіледі.

      Бір мәселе бойынша іс жүргізудің бірізділігіне байланысты құжаттардан тұратын сот, тергеу, жеке, дербес, төрелік және басқа істердің тақырыптары "іс" деген сөзбен басталады.

      Бір мәселе бойынша іс жүргізудің бірізділігіне байланысты емес құжаттардан тұратын сақтау бірліктерінің тақырыптары, негізгі құжатқа (бұйрыққа, өкімге, хаттамаға) қосымша-құжаттар немесе жеке тұлғалардың архив қорындағы құжаттың түрі бойынша әрқилы құжаттар "құжаттар" деген сөзбен аяқталады. Мұндай тақырыптың соңында жақшада осы құжаттардың түрлері көрсетіледі.

      Хат алмасуды қамтитын сақтау бірлігінің тақырыбында корреспонденттердің ресми атаулары және хат алмасудың мәселесі (мәні) көрсетіледі. Хат алмасу біртекті корреспонденттермен жүргізілген жағдайда, тақырыпта корреспонденттердің жалпы түрінің атауы көрсетіледі.

      Құжаттардың мазмұнын білдіретін мәселені (мәнін) баяндау тақырыптың негізгі бөлігі болып табылады және істің түрін, құжаттардың авторы, корреспонденті (адресаты) көрсетілгеннен кейін жазылады.
208. Түрі бірдей ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттаманың сақтау бірліктерінің тақырыптарын жасаған кезде, олардың қысқаша нөмірлері қойылып құжаттардың атауы тақырыпқа көпше түрде жазылады.

      209. Істің түрі немесе құжаттардың түрі белгіленгеннен кейін тақырыпта іске енгізілген құжаттардың авторы көрсетіледі. Егер құжаттардың авторы қызметінде осы құжаттар қалыптасқан ұйым болып табылса, істің тақырыбында ұйымның атауы жазылмайды не оның жалпы түрінің атауы келтіріледі (комитет, сот, комиссия).

      210. Егер дәл дата оқиғалар мен фактілер арасындағы тарихи байланыстарды көрсететін болса және құжаттардың нақты мазмұнын түсіну үшін қажет болса, онда құжаттарда баяндалған оқиғаларға қатысты даталар тақырыпқа енгізіледі.

      211. Егер іс бір құжаттан тұрса, онда тақырыпта құжаттың түрі, ол қайдан шыққаны, кімге жіберілгені, оның датасы және қысқаша мазмұны жазылады.

      212. Жоспарлар мен есептерден тұратын сақтау бірліктерінің тақырыбында жоспардың қай жыл (кезең) үшін немесе қорытындысы бойынша жасалғаны көрсетіледі.

      Статистикалық есептерді қамтитын сақтау бірліктерінің тақырыптары статистикалық есеп нысандарының нөмірлері көрсетіліп құрастырылады.

      213. Егер іс бірнеше томнан (бөліктен) тұратын болса, барлық томдарға (бөліктерге) ортақ тақырып беріледі, содан кейін (қажет болса) әрбір томның (бөліктің) мазмұнына жеке-жеке нақтылау жасалады, ең соңғы томға (бөлікке) "соңғы" ("соңғысы") деген сөз жазылады.

      214. Осы істе бар-жоғын тақырыбы бойынша анықтау мүмкін емес аса құнды құжаттар, негізгі құжатқа қосымша-құжаттар, алдыңғы ұйымдардың құжаттары, жеке құрам жөніндегі мәліметтерді қамтитын анықтамалық маңызы бар құжаттар аннотацияланады.

      215. Аннотация тақырыптан кейін азат жолдан жазылады.

      Баспа материалдарын аннотациялау кезінде құжаттың түрі, оның атауы немесе құжаттың бастапқы сөздері (атауы болмаған кезде), шығу деректері көрсетіледі.

      Сызба және басқа бейнелеу материалдарының аннотацияларында құжаттың материалы, түрі, пішіні және оның орындалу тәсілі, карталар үшін – масштабы көрсетіледі.

      Аннотацияның соңында "атап өтіледі" деген айдармен тұлғалардың аты, ұйымдардың атауы, географиялық атаулар және құжаттарда айтылған әрі айтарлықтай маңызы бар мәліметтер келтіріледі (санамаланады).



      216. Аннотацияның соңында аннотацияланатын құжаттардың парақтар нөмірлері, мәліметтердің егжей-тегжейлігінің дәрежесі ("қысқаша мәліметтер", "егжей-тегжейлі хабар") келтіріледі.

      Аннотацияланатын құжаттардың көлемі ауқымды болса, аннотация құжаттың мұқабасы мен бірінші парағының арасына салынатын жеке парақта жасалады.

Достарыңызбен бөлісу:




©kzref.org 2023
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет