Методические указания для организации самостоятельной работы по мдк 03-02 выполнение машинописных работ


Тема 2 Применение правил оформления машинописных работ (16 часов)



жүктеу 0.86 Mb.
бет2/5
Дата30.03.2019
өлшемі0.86 Mb.
түріМетодические указания
1   2   3   4   5
Тема 2 Применение правил оформления машинописных работ (16 часов)

Цель: Научиться применять требования ГОСТ к оформлению машинописных работ
Задание 1 Напечатайте текст документа, устраняя делопроизводственные ошибки. Оформите заголовк и подзаголовки в соответствии с требованиями.
Глава 4 Делопроизводство предприятия

4.1 Документооборот предприятия: определение и функциональное назначение

Документооборот предприятия – это упорядоченное движение документов (документированной информации) с момента их получения (создания) и до завершения исполнения (их отправки, сдачи на хранение) (электронные документы участвуют в документообороте предприятия наравне с бумажными документами).

Функциональное назначение документооборота предприятия заключается в обеспечении надлежащей эффективности работы с документами, что, в частности, достигается созданием оптимальных условий для перемещения документов наиболее коротким путем в соответствии с основными этапами их подготовки (исполнения).

В качестве составляющих документооборота предприятия принято выделять три самостоятельных, но, в то же время, тесно взаимосвязанных документационных потока. Формируются они в процессе целенаправленного , рационального и организованного перемещения (оборота) между структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия, а также другими предприятиями (организациями, учреждениями) (только в отношении исходящих документов) входящих, внутренних и исходящих документов.

Входящие документы – это документы, поступающие на предприятие из-за его пределов, в том числе от других предприятий (организаций) учреждений и физических лиц (граждан).

Исходящие документы – документы, направляемые предприятием за его предел, в том числе другим предприятиям (организациям, учреждениям) и физическим лицам (граждан).

Внутренние документы – документы, образующиеся в процессе повседневной деятельности предприятия и не покидающие его пределов. Такие документы перемещаются между должностными лицами и структурными подразделениями предприятия.

Таким образом, с учетом назначения и среды обращения документов можно условно разделить документооборот предприятия на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние и входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя . Второй состоит из исходящих и входящих документов, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (отправке за пределы предприятия) (к примеру, документы, переданные предприятию во временное пользование).

От организации работы с каждой из перечисленных групп документов в конечном итоге зависит эффективность документооборота предприятия в целом.

4.2. Особенности организации работы с входящими, исходящими и внутренними документами предприятия

Работа с входящими документами состоит из следующих этапов:

· доставка и прием;

· первичная обработка;

· предварительное рассмотрение;

· рассмотрение руководством предприятия;

· передача на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям);

· контроль над исполнением;

· прием исполненного документа, его помещение в дело;

· последующее хранение и работа с документами 9до передачи в архив или на уничтожение).

Рассмотрим порядок работы с входящими документами в соответствии с перечисленными этапами. Доставка документов на предприятие, как правило, осуществляется курьерами из почтового отделения по месту расположения предприятия (за исключением документов, поступающих непосредственно на предприятие по техническим каналам связи). Прием входящей деловой корреспонденции от курьера производится уполномоченным сотрудником делопроизводства (службы ДОУ). Последующая первичная обработка входящей деловой корреспонденции включает:

 проверку целостности упаковки и вложений принятой корреспонденции;

 проверку правильности ее адресации;

 вскрытие конвертов (упаковки посылок, бандеролей); конверты от поступающих документов (в том числе писем граждан) не уничтожаются, если только по ним можно определи адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных документов. Документы с пометкой «лично» или адресованные общественным организация при первичной обработке документов не вскрываются и передаются по назначению. При поступлении документов на магнитных и иных небумажных носителях первичной обработке подлежит сопроводительная документация, а носители передаются на машинную обработку без вскрытия упаковки;

 распределение корреспонденции на регистрируемую и нерегистрируемую;

 проставление штампов с отметкой «Входящий №_» на документах, подлежащих регистрации (учет документов);

 заполнение регистрационных карточек (журналов, книг и т.д.) (регистрация документов).

Зарегистрированная деловая корреспонденция передается на предварительное рассмотрение, по результатам которого в делопроизводстве (службе ДОУ) уполномоченный сотрудник принимает решение о направлении документов непосредственно ответственным исполнителям (должностным лицам и структурным подразделениям, указанным в адресных данных) предложения, заявления и жалобы граждан передаются в группу рассмотрения письменных обращений граждан или должностному лицу с соответствующими полномочиям) либо руководителю предприятия для оформления соответствующей резолюции.

На рассмотрение руководства предприятия обычно передаются все документы, полученные от вышестоящих органов управления и (или) содержащие информации по принципиальным вопросам деятельности предприятия, и следовательно, требующие решения руководителя. По результатам предварительным рассмотрения часть документов в установленном порядке передается соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) предприятию. Другие направляются (как правило, через секретариат) на рассмотрение руководителю предприятия для принятия и оформления (в виде резолюции) решения о порядке и сроках их исполнения.

Обработка и передача документов ответственным исполнителям должны осуществляться в день их поступления в делопроизводство (службу ДОУ) или в первый рабочий день (при поступлении документов в нерабочее время). При необходимости безотлагательного (оперативного) исполнения поступившего документа допускается ознакомление ответственного исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством предприятия.

После регистрации резолюций и постановки документов, подлежащих исполнению, на контроль они передаются должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия. Документы, которые адресованы для исполнения нескольким должностным лицам (структурным подразделениям), передаются им поочередно или одновременно – в копиях (подлинник документа передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым, при этом необходимость размножения документов и количества копий определяется лицом, организующим исполнение).

Следующий этап – прием исполненных документов и помещение их в дела. Исполнение документов принимаются от должностных лиц (структурных подразделений) предприятия для помещения а дело в соответствии с утвержденный номенклатурой дел.

Исполненный документ должен быть снабжен соответствующей отметкой за подписание ответственного исполнителя. Помещение документа в дело осуществляется вручную или с использованием средств механизации труда ( в последнем случае документ помещается (подшивается на 4 прокола) в обложку дела применение прошивочной машины).

Последующие хранения и работа с документами – до передач последнего в архив или на уничтожение – определяется практической потребностью в документе и его исторической (научной и иной) ценностью.

Работа с исходящими документами включает следующие этапы:


  • проверка правильности оформления и приема документов от ответственных исполнителей;

  • регистрация;

  • подготовка к отправке;

  • передача подготовленных к отправке документов в дела;

  • помещение контрольных экземпляров документов а дела;

  • последующее хранение и работа с контрольными экземплярами документов (до передачи их в архив или на уничтожение).

Рассмотрим порядок работы с исходящими документами в соответствии с перечисленными этапами. Подготовка к отправке и отправка исходящих документов почтой осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы, поступающие в делопроизводство (службу ДОУ) для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Работа начинается с проверки правильности оформления и приема документов от ответственных исполнителей уполномоченными сотрудниками делопроизводства (службы ДОУ).

Документы, предназначены для отправки, ответственных исполнителей полностью оформленными. Это означает, что исходящий документ должен:



  • иметь все необходимые реквизиты, включая адресные данные;

  • быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом;

  • иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в том случае, если документ использован (записан) на машинном носителе (отправка документов на небумажном носителях производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям, обеспечивающая сохранность носителей и записанной на них информации);

  • вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в дело;

  • иметь опись (расчет) рассылки при направлении документа более чем в четыре адреса;

  • при необходимости иметь отметку о категории почтового отправления (за исключением простых отправлений).

Исходящие документы, оформленные с соблюдением перечисленных правил, передаются на регистрацию. Регистрация производится путем простановки штампа «Исходящий №___» и внесения справочных донных о документе в соответствующий журнал (книгу). Регистрации подлежат также приложения к документу и сопроводительный лист (письмо). Зарегистрированные документы проходят процедуру сортировки документов по адресам назначения и видам почтовых отправлений, после чего передаются для подготовки к отправке.

Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату отправленному исполнителю для установления недостатков, препятствующих отправке. Подготовка документов к отправке включает:



  • проставление на конвертах (наклейках на упаковке) адресных данных;

  • фальцовку (сложение) документов;

  • вложение документов в конверты (упаковки);

  • заклеивание и маркировку (снабжение знаками почтовой оплаты) конвертов.

Для передачи подготовленных к отправке документов в экспедицию уполномоченный сотрудник делопроизводства (службы ДОУ) предварительно составляет описи (реестры) на подлежащую отправке обычную и заказную деловую корреспонденцию. Принятая по описи деловая корреспонденция упаковывается сотрудниками экспедиции в транспортировочную тару (ящики, короба, портфель и пр.) и доставляется в почтовое отделение установленном порядком (пешком или на автомашине).

После отправки деловой корреспонденции сотрудники делопроизводства (службы ДОУ) помещают контрольные экземпляры исходящих документов в дела в соответствии с утверждением номенклатуры дел. Дальнейшее хранение и работа с контрольными исходящих документов – до передачи их в архив или на уничтожение – должны осуществляться исходя из практической потребности в документах и с учетом исторической (научной и иной) ценности.



Работа с внутренними документами включает следующие этапы:

  • подготовка предварительного (чернового) варианта текста;

  • редактирование и корректирование предварительного варианта;

  • согласование устойчивого варианта;

  • оформление окончательного варианта;

  • утверждение (подписание) документа;

  • регистрация;

  • тиражирование;

  • передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям).

  • помещение контрольного экземпляра документа в дело;

  • последующее хранение и работа с документом (до передачи в архив или на уничтожение).

Рассмотрим порядок работы с внутренними документами в соответствии с перечисленными этапами. Подготовкой предварительного (чернового) варианта текста документа занимается сотрудник, ответственный за его исполнение:

  • по распоряжению (указанию) должностного лица предприятия, которому подчинен данный сотрудник;

  • в инициативном порядке;

  • во исполнение ранее полученного документа.

При подготовке чернового варианта документа ответственный исполнитель определяет общий порядок исполнения и, и исходя из этого, распределяет обязанности между остальными исполнителями, участвующими в работе над проектом документа. При этом, как правило, используется:

  • типовые (унифицированные) тексты, разработаны на предприятии для подготовки данного вида документов;

  • материалы деловой переписки по вопросу, соответствующему предмет (тему) документа;

  • положение законодательства РФ, регистрирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в правовом отношении;

  • требования рукописных документов требования руководящих документов, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица),.составляющий предмет (тему) документа, в организационном отношении.

Редактирование и корректирование предварительного варианта документа осуществляется целью:

  • уточнение (дополнения) его структуры и содержания;

  • выявления и исключения из текста орфографических, синтаксических, смысловых, фактологических и иных ошибок, искажающих содержание документа и затрудняющего его восприятия и изучение в процессе ознакомления с ним адресата.

Структура и содержание предварительного варианта уточнения и дополняются в процессе чтения бумажного оригинала и внесения в него соответствующих пометок (замечаний). В процессе редактирования:

  • уточняется взаимное расположение отдельных фрагментов (абзацев, предложений) текста;

  • исключаются повторы и длинноты;

  • тексты дополнятся фрагментами уточняющими его содержание;

  • обеспечивает терминологическое соответствие текста документа общепринятыми нормам и правилам стилистическое единообразие текста документа.

После этого отредактированный текст корректируется – контролируется (верифицируется) на предмет выявления и установления всевозможных ошибок. Завершают процедуру редактирования и корректирования повторное копирование «очищенного» текста, а дискету (диск) и его контрольная распечатка.

Согласование устойчивого варианта текста документа производится, если:



  • изложение тех или иных положений документа требуют письменного выражения мнения на этот счет компетентного должностного лица (специалиста);

  • в содержании документа имеются поручения должностным лицам (структурным подразделениям).

Согласование проводится оформлением проекта документа либо грифа согласования – на лицевой стороне (ниже подписи).

После процедуры согласования проекта документа передается на оформление (как правило, в группу технической подготовки документов) с целью:



  • внести новое уточнение (дополнения) по итогам согласования;

  • привести вешний вид проекта в соответствии с требованиями руководящих документов к оформлению управленческой документации (деловой корреспонденции).

Оформление проекта документа производится в соответствии с требованиями раздела V Типовой инструкции по делопроизводству и ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». При приеме проекта ответственный исполнитель обязан проверить правильность его оформления и, при необходимости, потребовать устранения имеющихся недостатков.

Проект документа, оформленный надлежащим образом, передается в секретариат руководителя предприятия для представления на подпись (утверждение). В отдельных случаях допускаются представление проекта документа руководителю предприятия лично ответственным исполнителем.

Подписание (утверждение) документа передается ответственным исполнителем на регистрацию в отдел делопроизводства. Зарегистрированный установленным порядком документ при необходимости передается ответственным исполнителем на тиражирование, при этом ответственный исполнитель обязан указать на первой странице документа (карандашом) количество экземпляров.

Затем рабочие экземпляры документов передаются соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям). Контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Дальнейшее хранение и работа с документами (до передачи в архив или на уничтожение), как и в предыдущих случаях, обусловливаются практической потребностью в нем и с учетом его исторической (научной и иной) ценности.

Тема 3 Выполнение работ с использованием латинской раскладки клавиатуры (9 часов)
Цель: отработка навыка печатания докумеентов с использованием латинской клавиатуры

Задание 1 Напечатайте текст на английском языке 2 раза через полтора интервала

THE SECRETARY IN THE MODERN BUSINESS WORLD

In this part you will get the main idea about the role of the secretary in the business world. The secretarial profession is unique and diversified as a secretary is the principal person in any office environment whether it is a dentist's clinic or a big international corporation headquarters.

Read the following texts, answer the questions, make sum­maries, set group discussions on the most important issues.



1 Job Title

The original meaning of the word secretary had nothing to do with people; it was a piece of furniture used for writing. Today, as executives routinely refer to their desktop computer terminals as «my electronic secretary», there is real temptation to let evolution take its course, and to let secretary come to mean the electronic equipment or furniture used to provide automated information and office management services. But what of the millions of people who've invested time and energy into becoming good secretaries? Surely there is a way of affirming the importance of their traditional identity, but in an enlarged definition of their occupation. It would be appropriate to the times as information management and information works are expanding. It would also be more appropriate to the increasing specialization of white-collar work. Finally, it would more adequately accommodate the career developmental and mobility expectations among the people currently entering or considering the secretarial field.

The single job title secretary can refer to an information manager, an information packager, and an information broker. Within the secretarial position there are also many levels of responsibility ranging from following instructions to bearing at least some responsibility for administration and office management. It is important to recognize these differing levels of responsibility, as well as the diverse secretarial functions that can be channeled into more specialized careers, and to formalize them into an occupational standard. At the least, thinking about alternate job titles will help us to clarify what is now only a vague outline of potential career paths.

Table 1 illustrates how a new series of occupations could be created. Hence, secretarial services become administrative services and, at the most senior level of responsibility, systems management services. The titles are arbitrary; I have invented them purely for demonstrating what I mean. They're intended simply as something for you to think about and be guided by as you prepare for the future.

I Questions:

1 How has the original meaning of the world «secretary» changed?

2 What can the title secretary refer to?

3 What are the levers of responsibility of a secretary?

4 Give the alternative job titles to the «secretary»?

5 Describe work functions corresponding to different occupational titles.

II Discuss in the group what work functions you can fulfil now and what skills you will have to acquire to be a successful secretary.
Задание 2 Напечатайте текст на английском языке 2 раза через полтора интервала
The Secretary's Changing Role in the Corporation

The role of the secretary in today's office environment has changed dramatically with the introduction of high technology and with changing attitudes toward the office worker's function. In addition to having office proficiency, secretaries now must be able to work independently and make more decisions within the scope of their individual responsibilities. Instead of merely «taking care of» their supervisors, today's secretaries are taking on aspects of their supervisors' jobs. Secretaries make an important contribution to business, academia, human services, and government. The fact that nearly three million secretaries are currently employed in the United States demonstrates the widespread need for qualified people to fill the many job slots available. The secretarial profession is unique in that its scope is as diversified as the number of businesses and agencies that require office workers.

A recent study describes the typical secretary as a married woman in her forties with a teen-aged child at home. Five out of six of those profiled had more than a high-school education. Just as the profile of the office worker has radically changed in the last ten years, so have the responsibilities of the typical secretary. A job description of general secretarial duties would probably include the following:

1 Answer customer correspondence.

2 Gather research data for reports.

3 Prepare statistical reports involving sales figures or budgetary information.

4 Attend meetings in place of supervisor and report activities that took place.

5 Set up conferences and meetings.

6 Purchase office equipment and participate in the evalu­ation and selection of some automated office systems.

7 Write a company newsletter.

8 Keep department expenditure records in accordance with a budget.

9 Transcribe documents from dictated media.

10 Make travel arrangements and plan itineraries.

11 Read and sort incoming mail and answer it when neces­sary.

12 Maintain and organize filing systems.

13 Take minutes at company meetings.

14 Make appointments.

15 Acquaint new employees with company systems and equipment.

16 Supervise one or more employees.

Thus the duties required of today's secretary are far different from those of the stenographer who, in the past, was neither expected nor advised to use independent judgment and initiative in making substantive decisions. Nowhere in this difference more apparent than in the definition of secretary written by Professional Secretaries International:

an executive assistant who possesses a mastery of office skills, who demonstrates the ability to assume responsibil­ity without direct supervision, who exercises initiative and judgment, and who makes decisions within the scope of assigned authority.

As we know, office automation has permanently affected the role of the secretary. And with the continued development of new telecommunications equipment, secretaries now must be prepared to learn new and more technologically oriented procedures. The secretary who has «technophobia» or a fear of computers, will not survive long in today's office. The widespread introduction of this new office technology has created many new career paths for the secretary. For example, many companies have established word processing centers that handle standardized contracts, reports, and proposals. As a result, the position of word processing supervisor and trainer has become common in large organizations. Depending on the sophistication of the equipment itself, word processing can be highly technical and can require some data processing knowledge. Sophisticated equipment like the laser printer and graphics terminal may be part of the word processing center. If the word processing equipment is connected to the company's mainframe computer, access to confidential information and password-protected documents may be the responsibility of the word processing supervisor. This is a job requiring far more ability than that needed to supervise a space-age typing pool.

How can you keep up with office automation? Many courses are available for those interested in word processing and data processing. Or, when your company installs word processing equipment, appropriate training will usually be provided by the vendor. Make sure you are trained on the new equipment and that you keep up with the ever-changing, ever-improving software. Computer technology will be an integral part of every office in the near future. Don't sell yourself short by avoiding it.

I Questions:

1 What factors have changed the traditional role of the secretary?

2 What makes the secretarial profession so diversified?

3 Enumerate general secretarial duties.

4 Give the definition of «secretary».

5 How has office automation affected the role of the secretary?

6 Describe the work of a world processing center.

7 How can you keep up with office automation?

II Make oral summary of the text.

III Imagine that you are a secretary. Tell about your responsibilities and duties during the last working week.

Задание 3 Напечатайте текст на английском языке 2 раза через полтора интервала

Professional Secretarial Competency

Education has become an important factor for today's secretary. Many secretarial jobs require a college background as well as technical skills. For that reason, continuing education is a must for the secretary aspiring to advance to a higher professional level. More and more companies have made tuition assistance available for employees at the secretarial level to encourage career advancement. The abilities discussed in the next para­graphs are basic requirements for most secretarial jobs.



Business Writing

You have to be able to write effectively, clearly, and correctly. Since most business communications are read by a number of people inside and outside the organization, the content of any outgo­ing document must be grammatically correct, concise, and easy to understand. Many guides designed to help you enhance your writ­ing ability are available. Along with a basic writing guide, you should also have a dictionary, a style manual, and a thesaurus at hand. In many ways, business writing is like newspaper reporting. If you fol-low the «who», «what», «when», «where», and «why» formula used by reporters, you will be able to cover every essential angle of your communication. If you have trouble with writing, many courses are open to you — some of which are geared specifically to the needs of the administrative assistant or secretary. A course in business writing is a sound investment for your career.



Knowledge of Business Math and Accounting

Knowing basic arithmetic is a necessity in a business environment. Many executives depend on the capability of administrative personnel to compile reports involving percentages of increase and decrease in sales, to perform departmental bookkeeping, or to write budget variance reports. In many cases, a knowledge of simple accounting techniques can mean the difference in job status between a secretary and an administrative or executive assistant.


Organization and Planning

Time management and organizational skills are solid ingredients for success in secretarial position. The ability to set priorities and juggle several different tasks at once is necessary to command an efficient workflow. People have different ways of organizing their tasks and you should choose the one most comfortable for you. A common way to organize one' s time is to make a list of things to do and set the order of priority for each item on the list. Some workers plan their time in blocks with different activities scheduled for certain times of the day.

Since your time is valuable, it is necessary that other people in the office understand it and realize that you must complete your own scheduled activities on target. If you are in the middle of a detailed, high-priority project and someone else wants to speak with you, schedule a time later on when you can meet with that person. While interruptions are part of your job, you nevertheless need to determine the importance at each interruption. Otherwise, you will never get anything done. If your workload is too heavy and help is at hand, take advantage of it. And don't be afraid to delegate tasks that can make your own job easier. If you try to do everything yourself in a short time, you may not produce the kind of quality work you can be proud of.
Typing and Shorthand

Typing speed is still a prerequisite for many secretarial jobs. Top-level administrative positions often require a typing speed of 60 words per minute or above. Shorthand also is used as a benchmark to measure the skill level of applicants for secretarial positions. Therefore, both of these should be kept at an acceptable performance level. They are of potential value in almost any profession. Shorthand is particularly useful when taking notes or gathering information for research.


I Questions:

1 What abilities are required for most secretarial jobs?

2 Why do you have to write effectively, clearly, and correctly?

3 What writing guides should you have at hand?

4 Why is knowledge of business math and accounting important?

5 What is a common way to organise one's time ?

6 What time management advice will you give to a secretary who fulfils a scheduled high-priority project?

7 What are typing and shorthand requirements?

II You're a personnel director of a big company. You need a new secretary. Make up a list of competency requirements for applicants.

III Role Play «An Interview».

Work in groups of three. Devide the groups into applicants, interviewers and observers. Each interviewer asks the applicants questions. The observer records positive characteristics of the applicant. Make a decision on hiring a new secretary.
4. Interpersonal Relations

Communication

The American Heritage Dictionary, Second College Edition, defines communication as «... exchange of thoughts, messages, or information as by speech, signals, or writing». Communi­cation skills are needed in any profession, but they are espe­cially crucial to the secretary since a major function of the job is handling communications, whether they be verbal or written. We have already mentioned written communications and the need to be clearly understood when executing a well-written document. But two other communication skills must be addressed.



Oral Skills

You may have good ideas to contribute to your business en­vironment, but if you can't articulate them effectively, they will be lost. Speaking well requires a command of the English lan­guage, good diction, and the self-confidence to speak up. If you are shy and have little experience speaking in front of a group, take a continuing-education course in public speaking. Such a course can help you overcome your fear of addressing a group. Most of the other students in the class will be there for the same reason you are and will understand your own difficulties. If you are to take on a career role as a supervisor or trainer, chances are you will have to speak in front of one or more persons on a regu­lar basis. And the more you speak publicly, the easier it gets.

Body Language

The signals we use to communicate are often called body language. Your posture and gestures convey a number of atti­tudes and emotions including pride, anger, hostility, fear, self-esteem (or lack of it), and defensiveness. If you are nervous or jittery, you can appear uncertain or insecure about your abili­ties. Try to be as aware of your appearance as possible without becoming self-conscious, of course. If you want to send a self-assured, confident signal, look directly into the eyes of the per­son who is talking with you. A smile or nod will assure the per­son with whom you are speaking that you agree with or under­stand what they are trying to convey. Analyze some of the ges­tures and nuances of your nonverbal communication style and try to determine what kind of message you are conveying. It is easy to develop bad habits in conversation and in the gestures we use to support our speech. If you become more aware of what you are doing, it will be easy to correct any bad habits. Table 2. Body Language and the Messages It Conveys

Effective Listening

It has been said that we hear 20% of what is being said and we only listen to 10% of what we hear. In order to take direction and do many of the tasks a secretary must perform, listening ability must be markedly improved above the norm. The first step is learning how to listen actively. Try to clear your head of all other thoughts and concentrate only on what is actually being said. Take notes and avoid interrupting the speaker until his or her thought has been completed. Try not to analyze what you are listening to until you have heard the complete message. If you don't take the time to listen carefully, you may end up hav­ing to do projects over several times. Sometimes the speaker does not convey a thought as clearly as you may need to follow direc­tions. But if you have taken notes, you may be able to ask the right questions to clarify the instructions. Remember that it is very irritating to a busy executive when a secretary continually returns with numerous questions, the answers to which were al­ready given in previous instructions.

I. Questions:

1. Why are communication skills especially crucial to the

secretary?

2. What dose it mean: to speak well?

3. What emotions can be expressed by body language?

4. How can you learn to listen actively?

II. Make a summary of the term «interpersonal relations».

III. Evaluate your own skills of interpersonal relations. Make a report.



5. Your Image

In the 1960s it became acceptable to wear dungarees and long hair to public school. Offices then reflected the trend of more casual dress, and as a result women began to wear slacks, jeans, and pantsuits to work, Although casual dress for professionals became commonplace, it never became the preferred mode. Many competent secretaries have been passed over for promo­tions because their appearance did not fit the corporate image. Employers still ask employment agencies and recruiters for so-called «front office types» when they look for executive secre­taries and administrative assistants. If you are trying to make a positive impression on an employer, you should project a pro­fessional image by the way you are dressed.



6. You and Your Supervisor

Getting along with your supervisor is of major consequence to you. To a great extent, your supervisor will have a marked effect on your future. Many qualified secretaries have lost chanc­es to advance because of personality conflicts with supervisors, situations that have resulted in poor recommendations. Learn­ing to control your temper and emotions in business is therefore essential to your professional development. If you take criticism from your supervisor personally and harbor resentment about it, you will probably not be able to handle your job well. Learn to control your temper and evaluate a situation before you take any oral or written action. Sometimes the criticism is warranted and is meant to help you improve rather than to hurt your feelings. Of course, there will be times when you are called upon to deal with an extremely difficult person. Even though you may make every effort to get along with that person, it just won't work. In a case like that, you should consult Personnel for a transfer or look

for another job.

Trust in another factor in a successful relationship with your supervisor. Many executives are under a great deal of pressure and will use you as a sounding board for confidential matters, particularly if you display good judgment. Never divulge any confidential information to your coworkers. Juicy secrets have a way of getting around a company fast. If word of this should get back to your supervisor, it could ruin your working relationship and eventually result, in the loss of your job. Thus, absolute loy­alty to your supervisor is essential. It can mean the difference between working with instead of for someone. Keep in mind also that the image you project is associated with that of your super­visor. If you are able to look upon your working relationship as a team effort, you will be considered capable of assuming as much responsibility as your supervisor is willing to delegate.



Responsibility and Teamwork With the Supervisor

Your ability to accept responsibility and be accountable for your tasks will be judged on a daily basis. If you are conscien­tious and well organized, you should be able to perform those tasks well. Your willingness to assume additional responsibility will also be looked upon as an asset when your superior evalu­ates your performance. Acceptance of increasing responsibility by the secretary results in close teamwork with the executive.

One way of increasing your worth in the eyes of your super­visor is to assist him or her actively in managing the flow of on­line projects in the office. To effect true executive/secretarial teamwork you should meet with the executive at least once a day, preferably early in the day, to set priorities for the day's ac­tivities — including appointments, anticipated telephone calls, dictation, correspondence keyboarding, and incoming/outgo­ing mail. Try to bypass crises by knowing your executive's daily plans in advance; in this way you can at least attempt to expe­dite the influx and outflow of people and paper. Ensure that the executive's appointment book and the entries in your copy of it match. Take the initiative to call expected visitors if you know that the executive is running behind schedule. Try to remember what took place the day before (consult your calendar, diary, or appointment book) so that you can, if possible, anticipate tomor­row's events to some extent. If your supervisor travels a lot, know where he or she can be reached at all times, and find out what's required of you in your supervisor's absence.

Understand the goals of your executive within the corpora­tion and familiarize yourself with the goods, services, and prod­ucts of the corporation. Only by exercise of initiative, use of com­mon sense, and acceptance of responsibility can you work as a real team player with the executive.

I. Questions:

1. Why is getting along with your supervisor so important ?

2. How should you take criticism from your supervisor?

3. Prove that trust and loyalty to the supervisor are veiy important.

4. What should you do to effect true executive/secretarial teamwork ?

II. You are a newcomer in the company. Develop the strategy of establishing successful relationship with your supervisor. Make a report.

III. Role Play «A Difficult Boss».

You have conflicts with your supervisor due to his specific personality. You consult Personnel department (your group-mates). They advise you how to overcome difficulties.



7. The Advancement Ladder

Deciding what career path to take is often determined by what you do best. When thinking about pursuing another posi­tion within your company or in another company, it is important to take certain steps before you make a move. First you must determine if you are qualified for the position you aspire to. If you are not so qualified, are you willing to upgrade your capa­bilities by taking courses and participating in seminars that will assist you in advancing to a higher level?



Basic Job Description

Entry-level positions. Clerk-typists and receptionists are con­sidered entry level in most companies because they require only basic communication skills and keyboarding. No substantive responsibilities are included in such positions. Entry-level jobs rarely require shorthand and are considered the first step toward a secretarial career in business.

The secretary. As we have indicated, certain basic compe­tencies are required for any position labeled secretarial. Al­though shorthand may not be required, Dictaphone skills will usually substitute for it in an average position. Typing speed and accuracy are a must, as well as a good command of English. The specific level of the position may be defined by the number of tasks the secretary must perform without supervision. Depend­ing on the type of business, a secretary may be asked to type and/or compose letters for the executive, order office supplies,

make travel arrangements, plan on- and off-site meet a company newsletter, screen callers and visitors;;soit the execfings, write utive's mail according to priority, and perhaps plan some of the company's recreational activities.



The two secretarial positions usually described as special­ized are those of the legal secretary and the medical secretary. Although the required training for these positions is very specif­ic, many other positions rely just as much on experience in the field as they do on specialization. For example, if you look in the business section of your newspaper, you will see that most of the secretarial jobs advertised have specific titles like «marketing secretary?), «sales secretary», «publishing secretary», «person­nel secretary», and «advertising secretary». Some of these jobs require extensive experience in a particular field and the em­ployers equate such experience with X number of years in the secretarial school or college. A personnel secretary should have prior experience with personnel record-keeping systems and should be able to work under rules of strict confidentiality. A marketing secretary should be familiar with different aspects of advertising, production, copywriting, and publicity. Good re­search skills are extremely desirable. The ability to speak with many people on the telephone is an essential attribute. A sales secretary should be familiar with active lead follow-up and sales record-keeping as well as with customer files and correspon­dence. The ability to use a computer and to perform basic busi­ness mathematical operations is important. The sales secretary also must interact with various members of the company's sales force in a positive, organized manner. Planning sales meetings and covering for the executive(s) when absent are also impor­tant tasks. A publishing secretary should have an excellent com­mand of the English language as well as some proofreading and copyediting experience, for the paperwork load in such a posi­tion is often quite heavy. An advertising secretary should be able to work under intense pressure and meet close deadlines. Excel­lence in communication is essential, for such a secretary is often called urjon to assist in the preparation of ad copy or press re­leases. In addition, the ability to project a highly professional image through person-to-person contact and by way of manners and attire is requisite. These are just a few examples of the way you can specialize in a specific field. As you can see, each field of specialization focuses on and demands from you particular abilities that you can hone down and fine-tune as you gain more and more experience in the workplace.

Executive secretary. This position is a big step up from a gen­eral secretarial position and usually involves a high degree of confidentiality and formality. Working for a high-level execu­tive often involves scheduling meetings, taking minutes at board meetings, and then transcribing/typing them, doing public re­lations work, composing letters and instructions on your own initiative, and performing many other tasks such as screening calls/visitors and reading/evaluating mail with little or no su­pervision. Interpersonal skills come into play heavily in an ex­ecutive secretarial position since it is highly visible and very political position. You must be mature, honest, sophisticated, and diplomatic at all times.

Administrative assistant. Every company seems to have a different definition for administrative assistant. In many cases it refers to an administrative support job performed with little or no supervision, and one that is a step higher than executive sec­retary. For example, an administrative assistant may handle dis­semination of contract information or work with the chief finan­cial officer of a company in preparing corporate reports. This position usually involves supervision of others and may require a college degree. A secretary is often promoted to administra­tive assistant when the manager decides to delegate additional responsibilities requiring more intensive effort than a strictly executive secretarial position does. Since so many companies differ in their definitions of administrative support positions, you should clearly understand the job description and the opportu­nities for advancement in the particular company offering such employment.

I. Questions:

1. What are the main steps on the secretary's advancement ladder?

2. What specialised secretarial jobs are mentioned in the section «The secretary» ?

3. What are the executive secretary's duties?

4. What is the difference between the position of an execu­tive secretary and an administrative assistant?



8. Your First Job

If you have recently graduated from secretarial school or have achieved a certificate in business training, you should have an accurate idea of your performance level in the most basic ar­eas of typing, shorthand, filing transcription, word processing, and office machine technology. But since you may have little or no job experience, it is often difficult to decide what kind of job suits your abilities and personality the first time. You might ask yourself some of the following questions at the outset:

1. Am I a people-oriented person? If so, would I enjoy a job where I will be dealing with the public on a regular basis, like a job in a sales or customer service department?

2. Would I rather work in a large, mid-size, or small compa­ny?

3. Is there a profession or business that I find particularly fascinating? If so, what is it?

4. What are my salary requirements? (NOTE: If you are a recent graduate of a secretarial school, your placement office may provide you with information on salary levels that you should pursue. Many employment agencies can provide current salary surveys and job classifications useful to you in assessing your own marketability.)

5. Where do I want to work? In the city or in the suburbs?

If you have no idea of the kind of job you are looking for or where to start, a temporary7 employment agency may be the an­swer. With basic secretarial training, you can find work easily in a temporary agency. This is an excellent way to try out different types of jobs without making the commitment until you are ready 20

to decide where you want to work permanently. With temporary employment, you can work in almost any type of company and have the advantage of being able to observe the diverse jobs open in different businesses.

Companies require temporary help when there is an over­load of work to be done, or if someone has left the company un­expectedly or is on vacation. If you are filling in for someone who has left the company and you make a favorable impression, more often than not you will be offered the job. Temporary agen­cies usually charge a fee to an employer who hires a temporary worker on a permanent, basis. Since the fee is usually less then the ones charged by most permanent placement agencies, more and more companies are hiring temporaries with permanent jobs in mind if the people fill the jobs well. Use of temporary employment services gives the employer a chance to observe a candidate in ac­tion and to see if that person fits in well with the company.





Достарыңызбен бөлісу:
1   2   3   4   5


©kzref.org 2019
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет